HR:N TRENDIT 2020 – OPPAASI HENKILÖSTÖ­HALLINNON TULEVIIN TRENDEIHIN

PIKAKELAUS HR:N TULEVAISUUTEEN
– OPPAASI HENKILÖSTÖHALLINNON TULEVIIN TRENDEIHIN

Muutos on meille kaikille tuttua: elämme jatkuvan innovaation ja muutoksen aikakaudella, ja suuntaus on sama myös henkilöstöhallinnon saralla. Uusimpien trendien seuraaminen oman päivittäisen työn rinnalla voi olla uuvuttavaa. Kuulostaako tutulta? Ei hätää! Jotta sinun on helpompaa löytää tietoa, olemme tiivistäneet tiedot uusimmista HR-trendeistä tähän oppaaseen.

Nykypäivän liiketoiminnassa kyse on ensisijaisesti ihmisistä. Tämä tarkoittaa, että prosessit, käytännöt ja trendit ovat hyvin erilaisia – aivan kuten niiden kuuluukin olla. Kuitenkin tietyt HR-trendit ovat usein nähtävissä vuosittaisissa trendiraporteissa ja otsikoissa ja ne tulevat esiin myös alan johtavissa tapahtumissa. Olemme tiivistäneet tietomme ja havaintomme tähän oppaaseen, joka sisältää neljä keskeistä aihetta tämän päivän henkilöstöhallinnossa: HR-analytiikka, uudet teknologiat, uusi työ ja Y-sukupolvi sekä työntekijöiden etusijalle asettamisen.

Jotkut trendit saattavat olla sinulle jo tuttuja. Toivomme kuitenkin, että voimme antaa sinulle tietyn selvyyden siitä, kuinka näitä suuntauksia tulisi lähestyä ja miten ne voivat auttaa sinua päivittäisessä työssäsi. Annamme yleiskuvan nykyisestä kehityksestä ja käytännön esimerkkejä siitä, mitä ne merkitsevät sinulle henkilöstöhallinnon ammattilaisena.

Olemme suunnitelleet tämän oppaan niin, että voit helposti valita aiheet, jotka ovat sinulle tärkeitä ja läheisiä. Mitä enemmän keräät tietoja alan trendeistä, sitä paremman käsityksen saat siitä, mikä sinun ja oman organisaatiosi tilanne on tällä hetkellä. Tämän jälkeen sinun on helpompi tunnistaa, mitä trendejä sinun olisi kenties hyvä tutkia tarkemmin. Autamme sinua kertomalla alan tämänhetkisistä edelläkävijöistä kunkin trendin osalta ja saat myös vinkkejä siihen, kuinka voit itse seurata heidän esimerkkiään.

PIKAVINKKI

HENKILÖSTÖHALLINTO-TERMIN TULEVAISUUS

HR-alan uusimmat trendit ja kehitys ovat vaikuttaneet henkilöstöhallinto-termin käyttöön. Koska HR kehittyy, terminkin tulisi jatkossa paremmin kuvata tehtyä työtä: henkilöstöhallinto-termin voi tulkita niin, että ihmiset ovat voimavara, jota voidaan käyttää aivan kuten koneitakin.

Olet todennäköisesti jo perehtynyt uudelleenmäärittelemään termejä, kuten People Operations tai People & Culture. Nämä muutokset olisi otettava huomioon, koska ne heijastavat henkilöstöhallinnon uutta ja tulevaa luonnetta. Varo kuitenkin trendikkäiden termien käyttämistä vain huvin vuoksi. Riippumatta siitä, miksi henkilöstöhallintoa yrityksessäsi kutsutkin, varmista, että se heijastaa tekemääsi työtä.

Tässä raportissa käytämme HR-termiä, mutta odotamme, että tämä vakiintunut termi voi olla lähitulevaisuudessa täysin erilainen.

LUKU 1:
HYÖDYNNÄ TIETOA PARHAALLA MAHDOLLISELLA TAVALLA

Aloitetaan HR-tiedoista ja henkilöstöanalytiikasta. HR-analytiikka ei oikeastaan ole tuntematon käsite eikä uusi trendi, sillä useimmat ihmiset tietävät, mitä se tarkoittaa. Se ei kuitenkaan tarkoita, että he osaisivat hyödyntää analytiikkaa tehokkaasti. Itse asiassa hyvin harvat HR-osastot hyödyntävät tietojaan tai analytiikkatyökalujaan parhaalla mahdollisella tavalla.

HR-osastot ovat keränneet tietoja jo vuosikymmenten ajan, mutta useimmat niistä eivät ole ottaneet tietoja asianmukaiseen käyttöön. Toivottavasti tämä kaikki muuttuu tulevaisuudessa. Kuitenkin, kunnes HR-ammattilaiset alkavat todella käyttää kerättävää tietoa ja sulkevat teorian ja käytännön välisen kuilun, henkilöstöanalytiikka tulee esiintymään tulevien trendien luettelossa.

PIKAVINKKI

KYPSYYSTESTI: BACK TO BASICS

Kuinka kauan sinulta kestää kerätä seuraavat tiedot ja vastata näihin organisaatioosi liittyviin esimerkkikysymyksiin?

Jos selvität tiedot muutamassa minuutissa, hienoa! Jos et, on hyvä alkaa miettiä, miten ja mistä kerätä HR-tiedot yhteen paikkaan, jotta analytiikkaprojektit sujuisivat tehokkaammin tai jotta ne ovat edes mahdollisia.

PERUSKYSYMYKSET (näihin kysymyksiin sinun pitäisi pystyä vastaamaan alle 30 sekunnissa)

• Kuinka monta ihmistä organisaatiossasi työskentelee?
• Mikä on työntekijöiden keskimääräinen ikä, sekä sukupuoli- ja palkkajakauma?

EDISTYNEEMMÄT KYSYMYKSET

• Kuinka kauan työntekijät ovat keskimäärin työskennelleet yrityksessäsi?
• Ovatko tietyt segmentit vaarassa poistua organisaatiosta? Jos kyllä, miksi?
• Minä ajankohtana vuodessa työntekijät ovat eniten sairauslomalla ja mitkä tekijät korreloivat sairaspoissaolojen lisääntyneen määrän kanssa?

MITÄ SEURAAVAKSI?

Henkilöstöanalytiikka on jännittävä kenttä, ja sillä on meille paljon tarjottavaa. Varmista ensin, mitkä kysymykset sinun tulee kysyä. Hyödyllisimmät kysymykset johtavat käytännöllisiin oivalluksiin. Selvitä myös, mitkä metriikat auttavat sinua vastaamaan näihin kysymyksiin. Näillä yksinkertaisilla toimilla olet jo matkalla kohti datavetoisempaa organisaatiota.

Jotta pääset alkuun, olemme koonneet muutamia hyödyllisiä artikkeleita, jotka auttavat sinua keskittymään oikeisiin asioihin ja määrittämään, mitkä kysymykset ja tiedot ovat juuri sinulle ne hyödyllisimmät.

LUKUVINKKEJÄ

• Kolme tärkeintä asiaa, jotka HR:n tulee tietää henkilöstöanalytiikasta (blogikirjoitus, Jaakko Mattila, Sympa)
• Seitsemän ohjetta henkilöstöanalytiikan hyödyntämiseen (blogikirjoitus, Jaakko Mattila, Sympa)
• What is HR Analytics? (blogikirjoitus, Erik van Vulpen, Analytics in HR)
• 11 key HR metrics (blogikirjoitus, Erik van Vulpen, Analytics in HR)
• 9 tips for using HR metrics strategically (artikkeli, Mark Feffer, Society for Human Resource Management)

LUKU 2:
TULEVAT TEKNOLOGIAT JA HR

Useimmat arvoa luovat kehitysaloitteet nykyaikaisissa yrityksissä edellyttävät vakaata pohjaa, ja usein tämä perusta koostuu teknologiasta. Teknologiaympäristöt ovat nyt nopeammassa murroksessa kuin koskaan aikaisemmin. Tämä tarkoittaa, että uusia välineitä, järjestelmiä ja infrastruktuureja tulee saataville koko ajan lisää. Tutustutaan nopeasti muutamaan uusimpaan teknologiaan, jotka meidän mielestämme kaikkien tulisi tuntea – ei ainoastaan HR-ammattilaisten. Nämä teknologiat ovat RPA (ohjelmistorobotiikka), AI (tekoäly), sekä VR (virtuaalitodellisuus).

OHJELMISTOROBOTIIKKA (RPA)

CIO-lehden mukaan ”RPA on teknologiasovellus, jota ohjaavat liiketoimintalogiikka ja strukturoidut syötteet, joiden tarkoituksena on automatisoida liiketoimintaprosesseja.” Käytännössä RPA-työkalut sopivat erinomaisesti tukemaan tietopohjaisia prosesseja. Yritykset voivat määrittää ohjelmiston tai ”robotin” tulkitsemaan sovelluksia, jotka käsittelevät tapahtumia, manipuloivat tietoja, antavat vastauksia ja kommunikoivat muiden digitaalisten järjestelmien kanssa – automaattisesti.

RPA JA HR

Jokainen organisaatio ja teollisuudenala arvostaa ajan säästämistä ja tehokkuutta, mutta miten RPA voi erityisesti olla avuksi henkilöstöhallinnossa? Lyhyesti sanottuna RPA-automaation avulla HR-ammattilaiset voivat keskittyä niihin tehtäviin, jotka ovat heidän työssään tärkeimpiä.

Otetaanpa esimerkiksi rekrytoinnin maailmasta: sen sijaan, että sinun pitäisi käsin päivittää hakijan seurantajärjestelmä uuden rekrytoinnin jälkeen, lisätä uusi työntekijä työntekijöiden tietokantaan ja kerätä yhteen työntekijän asiakirjat. RPA voi hoitaa tämän kaiken. Koska eri ohjelmistojärjestelmät voivat kommunikoida toistensa kanssa, RPA voi myös tarkistaa ja varmistaa paikallisten HR-sääntöjen noudattamisen eri maissa.

TEKOÄLY (AI)

Tekoäly on yleinen keskustelunaihe tällä hetkellä – ja hyvästä syystä. Monet asiantuntijat pitävät sitä neljäntenä teollisena vallankumouksena. Tai kuten Googlen toimitusjohtaja Sundar Pichai sanoi World Economic Forumin vuosikokouksessa vuonna 2018: ”Pidän sitä perustavanlaatuisempana kuin sähköä tai tulta.”

Mutta mitä tekoäly tarkalleen ottaen tarkoittaa? Yksinkertaisesti sanottuna tekoäly on tietoja hyödyntävä algoritmi, jonka seurauksena kerättävillä tiedoilla voidaan tehdä muutakin kuin mihin ne oli koodattu alun perin. Tämä tarkoittaa, että se voi oppia asioita ilman ihmisen panosta. Onneksi tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että robotit veisivät meiltä työmme. Kuten tuoreessa PWC-raportissa kerrottiin, ”henkilöstöjohtamisessa ratkaisevimmat päätökset tulee aina tekemään ihminen – niin nyt kuin tulevaisuudessakin. Mutta tekoäly antaa ihmisille enemmän aikaa, kapasiteettia, liikkumavaraa talousarviossa ja parempia tietoja tehdä niitä.”

LUKU 3:
UUSI TYÖ, Y-SUKUPOLVI JA TULEVAISUUDEN TYÖELÄMÄN TRENDIT

Kuten aiemmin mainittiin, uudet teknologiat eivät johda siihen, että meistä kaikista tulee työttömiä (huh!), vaan se vapauttaa aikaamme erilaisiin tehtäviin. Mutta miltä työn tulevaisuus sitten näyttää? Voi olla hankalaa seurata alati kehittyvää työelämää, joten olemme valinneet tutkittavaksi muutaman esimerkin siitä, kuinka se muuttuu.

Termi ”uusi työ” on jo vakiintunut kuvaus joukolle toisiinsa liittyviä tulevaisuuden työelämän trendejä ja yhteiskunnallista kehitystä. Olemme jo astuneet uuden työn aikakaudelle, koska käsityksemme työstä on syvällisesti muuttumassa.

Tänä päivänä enemmän ihmisiä kuin koskaan aikaisemmin ajattelee, että sillä ei ole väliä, minkä tutkinnon olet suorittanut – ja unohtanut. Tärkeintä on lopputulos, arvot ja sitoutuminen niin yksilön kuin organisaationkin tasolla. Useimmissa yrityksissä muutos on tarpeen. Tämä tekee työntekijöistä, jotka voivat saada aikaan muutoksen – niin organisaation sisällä kuin itsessään – todella välttämättömiä. Tämä kuvaus onneksi pätee löyhästi lähes koko Y-sukupolveen, eli milleniaaleihin.

MILLENNIAALIT NOUSUSSA

Ihmisillä oli jokin aika sitten tapana valittaa Y-sukupolvesta, eli milleniaaleista. Todellisuudessa milleniaalit ovat yksi tärkeimmistä myönteisen muutoksen vauhdittajista. Digitaaliajalla syntynyt Y-sukupolvi on perehtynyt teknologioihin ja arvostaa digitalisaatiota kaikissa sen muodoissaan. Parhaimmillaan milleniaaleilla on tuoreita ideoita, he tuovat organisaatioon uusia työnkulkuja ja he arvostavat uusia työskentelytapoja.

Tämä on loistava uutinen yrityksille. Kun ajatellaan sitä, että Y-sukupolvi muodostaa nyt suurimman osan työvoimasta, voidaan selkeästi nähdä että milleniaalit eivät ole trendi tai teoreettinen käsite. Milleniaalit ovat täällä uudistamassa maailmaamme ja tapaamme tehdä töitä. Kun seuraava sukupolvi Z, joka on tottunut saamaan välittömän yhteyden mihin tahansa kanavaan, tulee työvoimamarkkinoille, nopeutuvat nämä muutokset varmasti entisestään.

PIKAVINKKI

Mitä Y-sukupolvi haluaa?

Aikaisempiin sukupolviin verrattuna Y-sukupolvi arvostaa yleisesti työelämän eri puolia. Tämä tarkoittaa sitä, että on tärkeä käyttää aikaa ymmärtääksesi mikä saa milleniaalit motivoitumaan ja innostumaan. Näin varmistat sujuvan yhteistyön välillänne.

Joustavuus: Joustavat työjärjestelyt, kuten etätyö ja joustavat työtunnit, edistävät parempaa työ- ja yksityiselämän tasapainoa.

Viestintä: Yhteistyö, avoimuus ja palaute ovat tärkeitä nuoremmille sukupolville, varsinkin silloin, kun se johtaa oppimiseen. Suosituimmat viestintämenetelmät sisältävät yleensä teknologiaa, kuten mobiililaitteita, sovelluksia ja sosiaalista mediaa.

Arvot: Deloitten tekemän tutkimuksen mukaan 75 % tutkimukseen osallistuneesta Y-sukupolvesta uskoo, että yritykset ovat liian keskittyneitä omiin suunnitelmiinsa, kun ne voisivat kiinnittää enemmän huomiota yhteiseen hyvään ja yhteiskunnalliseen vaikutukseen.

UUSI TYÖ VAATII UUDENLAISTA JOHTAJUUTTA

Onneksi nykyaikaiset johtamis- ja henkilöstöhallinnon trendit ovat siirtymässä kohti ihmiskeskeisempää lähestymistapaa. Tämä ei ainoastaan sovi paremmin milleniaalien odotuksiin vaan mahdollistaa myös kaikkien sukupolvien ja elämänalueiden kukoistuksen. Kukapa ei loppujen lopuksi haluaisi työskennellä organisaatiossa, jonka arvot tukevat omaa hyvinvointia ja kehitystä? Nämä uudet johtamiskonseptit edistävät itseohjautuvuutta, voimaantumista, tiimityöskentelyä, ketteriä prosesseja ja emotionaalista älykkyyttä. Itse asiassa uusien hallinta- ja johtamiskonseptien luettelo on loputon.

Seuraavassa kappaleessa listaamme muutamia tunnettuja esimerkkejä näistä periaatteista, jotka liittyvät organisaatioiden uusiin työskentelytapoihin ja organisaatioiden jäsentämiseen.

HOLAKRATIA

Holakratia (holacracy) on uusi hajautettu haastaja perinteisille työmenetelmille. Holakratiassa organisaation valta ei tule ylhäältä käsin vaan se jakautuu tasaisesti koko organisaatioon. Tämän ansiosta työntekijät voivat ohjata itse itseään ilman, että se haittaa organisaation tarkoituksia. Tämä vapaus saadaan aikaan strukturoitujen sääntöjen avulla, ja se poistaa ongelmia, kuten epätasaista valtadynamiikkaa ja tehtäväkohtaisia arvailuja.

KEIKKATALOUS

Keikkataloudeksi (gig economy) kutsutaan työkeikkoihin perustavaa taloutta. Tällaisilla työmarkkinoilla lyhytaikaiset sopimukset ja freelancerina toimiminen menevät pysyvien työsopimusten edelle antaen työntekijöille joustavuutta ja vapauden valita itse omat työnsä ja tekemänsä työmäärän.

Keikkatalous on tänä päivänä suhteellisen suuri liike, sillä kolmasosa kaikista työntekijöistä  esimerkiksi Yhdysvalloissa on keikkatyöntekijöitä.

Keikkatalous tarjoaa monille ihmisille elämäntapaan liittyviä etuja, joita on usein vaikea saavuttaa perinteisessä työelämässä, kuten suurta joustoa ja mahdollisuuden johtaa itse itseään.

TEAL-ORGANISAATIO

Professori Clare W. Gravesin työhön perustuvaa Teal-organisaatiota on ehdotettu seuraavaksi tasoksi ihmiskunnan historian värikoodattujen kehitystasojen sarjassa. Graves uskoi, että ihmiskunta oli valmis merkitykselliseen hyppyyn eteenpäin, mikä hänen kannattajiensa mielestä tarkoittaa hyppyä Tealiin.

Teal-organisaatioissa on kyse kolmesta erityisestä arvosta, joita ovat itseohjautuvuus, kokonaisuus ja evoluution tarkoitus. Käytännössä tämä tarkoittaa, että hierarkiat poistetaan ja ihminen voi olla todellinen oma itsensä, samalla kun hän työskentelee kohti yhteistä tavoitetta ilman kilpailua.

MITÄ SEURAAVAKSI?

Loppujen lopuksi tuloksilla on väliä, ei prosesseilla tai sillä mitä alustoja käytetään. Kun tarkastellaan uusia työhön liittyviä trendejä, parhaita tuloksia saadaan yleensä silloin, kun osallistetaan työntekijät itse omien tavoitteidensa valintaan ja mittaamiseen. Tämä tarkoittaa, että on tärkeää edistää uteliaisuutta ja monimuotoisuutta, kannustaa uuden oppimiseen ja saada työntekijät mukaan vaikuttamaan. Aidosti ihmiskeskeiseen lähestymistapaan siirtyminen on keskeisen tärkeää meille kaikille teollisuudenalasta tai roolista riippumatta.

Keräsimme alle muutamia valikoituja ja mielenkiintoisia lukuvinkkejä uuden työn ja milleniaalien vaikutuksesta henkilöstöhallintoon. Aiheesta puhutaan ja kirjoitetaan tällä hetkellä todella paljon, emmekä millään voineet listata edes puolia suosikeistamme. Suosittelemmekin tutkimaan ja löytämään itselle arvokkaimmat keskustelunaiheet ja seuraamaan niitä. Uteliaisuus ja aktiiviseen keskusteluun osallistuminen on varmasti paras tapa inspiroitua ja löytää uusia näkökulmia aiheesta.

LUKUVINKKEJÄ

• Millennials and the Paradigm Shift for HR Departments (artikkeli, Nickhil Jakatdar, Entrepreneur)
• 8 lessons on building a company that people enjoy working for (TED talk, Patty McCord)
• State of Mind at Work (kirja, Tommie Cau)
• Reinventing Organisations (kirja, Frederic Laloux)

LUKU 4:
OIVALLUKSIA TYÖNTEKIJÖIDEN PAREMMASTA SITOUTTAMISESTA

Tähän mennessä olemme todenneet, että tulevat kehitykset ja muutokset pommittavat meitä useasta eri suunnasta. Työntekijöiden innostaminen ja heidän sitouttaminen yhteiseen tavoitteeseen voi olla hankalaa, vaikka tuntisitkin uusimmat johtamiskonseptit.

Työntekijöitä on perinteisesti pidetty pikemminkin kustannuksina kuin arvostettuina ja tärkeimpinä tulonlähteinä. Nyt useimmat meistä ymmärtävät, että työntekijät ovat niitä, joilla on ensikäden kokemusta yrityksen rakenteista, järjestelmistä, tuotteista ja palveluista. He voivat paitsi kertoa mikä toimii ja mikä ei, mutta heillä on myös voima nopeuttaa muutoksia sitouttamalla itsensä ja muut prosesseihin.

LOPUKSI:
MINNE OLEMME MENOSSA SEURAAVAKSI?

Kun HR kehittyy edelleen, trendit tulevat ja menevät. Jotkut organisaatiot ovat jo omaksuneet tämän raportin trendeistä suuren osan, kun taas osassa yrityksiä vasta mietitään mitä ne tarkoittavat käytännössä.

Trendien tunteminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että yrityksen tulisi omaksua ehdoitta kaikki se, mistä alan johtavat tekijät puhuvat. Muutos vie aikaa, ja jokainen organisaatio on erilainen. Tärkeintä trendeihin sopeutumisessa ja niistä hyötymisessä ei ole kaikkien trendien omaksuminen. Tärkeämpää on tehdä järkeviä ja tietoon perustuvia päätöksiä, valita niiden kautta oma polku ja seurata sitä.

On mahdotonta ennustaa, mitkä HR-edistysaskeleet hyödyttävät yritystäsi parhaiten, ja oikeat löytyvät lopulta vain käytännössä kokeilemalla. Ennen kuin testaat uusia askeleita omalla HR-polullasi, kannattaa varmistaaa uudistuksille riittävät resurssit, muutoksen hallinta ja tukiprosessit.

Toivomme, että tämä opas on antanut sinulle tarvitsemasi tiedot henkilöstöhallinnon keskeisistä aiheista. Jos olet innokas kokeilemaan niitä käytännössä, on meillä sinulle vielä yksi tärkeä vinkki: aloita rakentamalla vakaa perusta, jota HR-teknologia ja HR-tiedot tukevat.

HALLITSE TRENDEJÄ HALLITSEMALLA TIETOJA

Ajat muuttuvat, ja samalla trendit tulevat ja menevät, mutta yksi asia pysyy vakiona: tarve kerätä ja käyttää tietoja pyrkimystesi tukemiseen. Jotta HR:ssä tarvittavia tietoja on ylipäätään mahdollista kerätä tehokkaasti, on ennen teknologioiden tai työnkulkujen käyttöönottoa varmistettava, että olet luonut vakaan perustan.

Mikäli HR:n perustiedot eivät ole kunnossa – ja tällä tarkoitetaan tarkkoja, kerättäviä, hallittavia  ja saatavilla olevia henkilöstö- ja työsuhdetietoja – on monimutkaisten teknologioiden tai prosessien toteuttaminen onnistuneesti mahdotonta. Joten sen sijaan, että hyppäisit sokeasti mihinkään, sinun tulee ensin olla täysin ajan tasalla siitä, mitä omassa organisaatiossasi ja sen työntekijöiden keskuudessa tapahtuu. Kun olet selvittänyt tämän, avautuu henkilöstöhallinnossasi uusi mahdollisuuksien maailma.

Uusia innovaatioita harkitessa on hyvä muistaa pitää myös jalat maassa. Teknologia täydentää henkilöstöhallintoa erinomaisesti, mutta sen ei tule koskaan ottaa sitä täysin hallintaansa. Itse asiassa parhaimmat tulokset saadaan silloin, kun inhimillisyyden ja teknologian välillä säilytetään herkkä tasapaino ja molemmat tuovat toisistaan esiin parhaat puolet. Trendeihin ja niiden haltuunottoon on olemassa aivan yhtä monta tehokasta lähestymistapaa kuin on ihmisiäkin. Mikään uusi trendi – oli se miten suosittu tai mullistava tahansa – ei voi kuitenkaan muuttaa sitä tosiasiaa, että onnistuminen vaatii aina ensin kokeilua.