Järjestelmähankinnan aikana työpöydällä on monta pohdittavaa ja päätettävää asiaa. Kannustan kuitenkin aina myös miettimään, millaisista HR-järjestelmän tuomista mahdollisuuksista organisaation muut osastot voisivat hyötyä.
HR-järjestelmähankinta kannattaa suunnitella ja ajoittaa oikein sekä käyttäjien kannalta että teknisestä näkökulmasta. Tällöin järjestelmä palvelee laajemmin ja pitkäaikaisemmin koko organisaation tarpeita. Siksi onkin suositeltavaa, että HR- ja IT-henkilöstö lyö viisaat päänsä yhteen hankintaprosessin alusta lähtien.
Yhteistyö HR:n ja IT:n välillä kannattaa – tässä on 5 syytä miksi!
Ekosysteemien ja integraatioiden myötä siilot on jo pitkälti purettu ohjelmistomaailmassa. Sama askel on tarpeen myös eri alojen erikoisosaajien vuorovaikutuksessa.
HR-henkilöstön kannattaa esimerkiksi hyödyntää IT-osaston hankintaosaamista, ymmärrystä HR-järjestelmäarkkitehtuurin nykytilasta, järjestelmien elinkaarista ja integroitavuudesta. HR puolestaan tuntee henkilöstön tarpeet ja toiveet, ja toimivan HR-järjestelmän rakentaminen vaatii IT-osastolta riittävällä tasolla tämän työntekijäymmärryksen omaksumista.
Lisäksi on hyvä miettiä yhdessä HR-järjestelmän käyttöönoton jälkeistä tulevaisuutta. IT-henkilöstön on hyvä ymmärtää järjestelmämuutosten ja eri toimintojen vaikutukset HR-prosessien kannalta, ja päinvastoin. Kun oman alansa erikoisosaajat vaihtavat keskenään tietoa ja kokemusperäisiä näkemyksiään, lopputulos on enemmän kuin osiensa summa.
Tyypillisesti HR-järjestelmään pääsee kirjautumaan koko organisaatio ja muutokset tehdään suoraan järjestelmään. Kun henkilöstöä koskevaa master dataa voidaan jakaa HR-järjestelmästä organisaation muihinkin järjestelmiin, usein säästytään ylimääräiseltä manuaaliselta tekstinsyötöltä ja tietojenkaivelulta. Ennen kaikkea säästyy sitä tärkeintä – eli aikaa.
HR-järjestelmän kautta pystytään myös jakamaan käyttöoikeuksia muihin järjestelmiin. Erityisesti esimiehet ja yritysjohto hyötyvät puolestaan siitä, että liiketoiminnan olennaisia mittareita voidaan seurata jatkuvasti ja hyödyntää niihin liittyviä ajantasaisia raportteja. Näiden mahdollisuuksien hyödyntäminen vaatii yhteistä pohdintaa muun muassa prosesseihin ja käyttäjäryhmiin liittyen HR:n ja IT:n näkökulmasta.
Jos IT:n edustus puuttuu HR-järjestelmän hankintavaiheesta, IT-osasto ei välttämättä tule koskaan tietoiseksi järjestelmässä valmiiksi saatavilla olevista API-rajapinnoista. Tällöin niiden potentiaali ja integraatioiden kautta muodostettu parempi ekosysteemi jää osittain hyödyntämättä.
Yhteinen pohdinta mahdollistaa myös realistisen hankinnan suunnittelun ja aikataulutuksen, huomioiden muun organisaation järjestelmähankkeiden aikataulut. Paremmalla suunnittelulla voidaankin saavuttaa paremmin toimivia järjestelmäkokonaisuuksia loppukäyttäjille: kun vanhat legacy-järjestelmät korvataan uudemmilla, saadaan käyttöön modernit rajapinnat ja pystytään automatisoimaan monia työnkulkuja. Lopputulemana tehokkaammat HR-prosessit ja onnellisemmat, tuottavammat työntekijät.
Ja muuten – kun HR ja IT keskustelevat keskenään järjestelmän hankintavaiheessa, on olemassa merkittävä riski, että vuorovaikutus jatkuu myös käyttöönoton jälkeen! 😉
Hyvä syy HR:n ja IT:n tiiviiseen yhteistyöhön järjestelmähankinnassa on myös se, että HR-järjestelmää voidaan hyödyntää monenlaisiin IT-osastonkin intresseihin liittyviin toimiin.
Kenties keskeisin yhteisistä tarpeista on työntekijöiden identiteetin hallinta (IdM/IAM). Kun HR-järjestelmään on lisätty henkilöstön roolitiedot, se voi toimia master datan lähteenä myös keskitetylle identiteetinhallinnalle. Esimerkkinä käytännön toteutuksesta on vaikkapa sähköpostilaatikon perustaminen käyttäjälle.
Muita yhteisiä intressejä voi löytyä esimerkiksi työvälineiden ja käyttöoikeuksien tilaamisen itsepalvelutoiminnoista. HR-järjestelmän hyödyntäminen osana tietovarastoja ja BI-työkaluja laajentaa myös osaltaan IT:n mahdollisuuksia hyödyntää HR-dataa. Yhteisten prosessien kartoittaminen ja työntekijöiden saumaton tapa käsitellä niitä itsepalvelun kautta voi toimia valtavana etuna kaikille osapuolille.
Kun ekosysteemi on toteutettu onnistuneesti, loppukäyttäjän ei tarvitse juuri seikkailla eri järjestelmissä. Jos esimerkiksi pääsynhallinta on rakennettu HR master datan päälle, siitä tulee loppukäyttäjälle näkymätöntä. Kaikki on tehty käyttäjälle valmiiksi: ei tarvita monia salasanoja eikä erillisiä tunnuksia eri järjestelmiin.
Kun järjestelmät juttelevat keskenään ja tieto liikkuu sujuvasti, HR-prosesseja ja HR-dataa on helpompi hallinnoida, ylläpitää ja myös muokata tarpeen mukaan nopeasti ja joustavasti. On mitä suurimmassa määrin koko organisaation ja johdon intresseissä, että työntekijäkokemus yllättää positiivisesti ja HR-prosessit sujuvat jouhevasti työsuhteen koko elinkaaren ajan.