HR:n toimivuus mitataan poikkeusoloissa | Sympa

Poikkeustilanteille on tyypillistä epävarmuus ja suuri tiedontarve, myös HR-asioiden hoidossa. Myllerryksen keskellä organisaatiot pyrkivät sopeutumaan uuteen normaalitilanteeseen ja rakenteet sekä prosessit joutuvat tarkkaan syyniin. Tämä saattaa tuoda HR:lle uuden, huutavan tarpeen muokata käytäntöjään. Mikäli yritys ei käytä jo HR-järjestelmää, se lähtee aikamoiselta takamatkalta koronakriisiin ja sen tuomiin muutoksiin.

Useat yritykset ja organisaatiot ovat viime aikoina ilmoittaneet lomautuksista koronaepidemian vuoksi. HR on kriisin ytimessä ja ydinjoukoissa, ja muutokset ovat saaneet monet yritykset huomaamaan kuinka keskeinen ja tarpeellinen hyvä henkilöstöhallinnon järjestelmä onkaan vaikeina aikoina.

Omasta kokemuksestani tiedän, että HR-järjestelmä tehostaa organisaation henkilöstöhallintoa niin kasvussa kuin taantumassa ja työsuhteen kaikissa vaiheissa, mutta erinomaisen HR-järjestelmän hyödyt tulevat kenties kaikkein korostetuimmin esiin poikkeustilanteissa.

Kun yrityksessä tai sitä ympäröivissä olosuhteissa tapahtuu nopea ja joskus hallitsematonkin muutos, helppo pääsy ajantasaisiin tietoihin henkilöstöstä, myynnistä, tuotannosta sekä resursseista nousee suureen arvoon. Samalla tiedon nopean raportoinnin merkitys nostaa päätään.

Mikäli yritys ei käytä jo HR-järjestelmää, se lähtee aikamoiselta takamatkalta koronakriisiin ja sen tuomiin muutoksiin."

Ilman HR-järjestelmää kriisin keskellä tai poikkeusoloissa koetinkiveksi voivat muodostua perustavanlaatuisetkin kysymykset: Montako työntekijää meillä tarkalleen ottaen on, ja millaisia työsopimuksia heillä on? Millainen on henkilöstömme osaamisrakenne? Onko meillä tarvittavat resurssit, jos kysyntämme kasvaa? Kuinka helposti voimme rekrytoida lisää määräaikaista työvoimaa? Entä jos kysyntä laskee? Millaiset ovat valmiutemme mahdollisissa YT- ja lomautustilanteissa? Kuinka varmistamme valmiudet nopeaan jälleenrakennukseen kriisin jälkeen?

Kyky vastata näihin peruskysymyksiin ovat edellytys liiketoiminnan jatkuvuuden takaamiseksi, mutta hyvä HR-järjestelmä mahdollistaa myös muutoskyvykkyyden luomalla aidosti lisäarvoa, jolla varmistetaan organisaation kyky skaalata liiketoiminta sopimaan pikaisiin käänteisiin ja muuttuvaan ympäristöön.

Joustavuutta ja muokattavuutta HR-prosesseihin

Muutostilanteissa nopeat päätökset ja prosessien joustavuus ovat avainasemassa. Järjestelmän tuella organisaation on helppo luoda uusia malleja poikkeustilanteeseen. Kun kaikki HR-prosessit ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä, johon kaikilla on pääsy riippumatta olinpaikasta, muutoksiin vastaaminen on myös skaalautuvaa ja tehokasta.

• YT-tilanteiden ja lomautusten hallinta tehokkaasti ja luotettavasti: ikävimmätkin henkilöstöasiat näyttäytyvät mahdollisimman työntekijäystävällisinä. Esimerkiksi valmiit lomakepohjat ja sähköiset tiedon vastaanottamisen kuittaukset ovat prosessissa hyväksi käytännön avuksi.
• Rekrytoinnit nopeasti tilanteen tasalle: sekä avointen työpaikkojen julkaisu että sulkeminen käyvät nopeasti. Hakijoille voidaan myös viestiä muutoksista keskitetysti suoraan järjestelmästä.
• Automatisoidut prosessit jotka keräävät ja käsittelevät työntekijöiden tietoja GDPR-asetuksen, työlainsäädännön ja yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Oikeiden tietojen lisäksi automatisointi säästää aikaa, rahaa ja mahdollisia tulevia oikeudenkäyntikuluja.

Päätökset reaaliaikaiseen tietoon pohjautuen

Onnistuneet päätökset vaativat hyvää ja oikeaa dataa. Kun olet muuttamassa suuntaa tai sinun pitää tehdä vaikeita henkilöstöpäätöksiä, on tukenasi viimeisin ja oikea tieto.

• Tärkeä data työntekijöistä tarjoaa lisäksi arvokasta tietoa muiden liiketoimintayksiköiden toimintojen tueksi.
• Esimerkiksi palkat ovat suuri kustannuserä yrityksille, ja numeroiden hallitseminen sekä viimeisin tieto koko henkilöstöstä on tärkeää kustannuksia läpikäytäessä.

Nopea raportointi ja helppo tiedonkulku vastaavat lisääntyneeseen tiedontarpeeseen

Nopeasti muuttuvissa tilanteissa tieto tarvitaan selkeästi raportoituna oikeiden ihmisten saataville. HR-järjestelmä raportoi kriittisen tiedon valitsemillesi käyttäjäryhmille.

• Organisaation johdon ja myynnin tiedontarve voi olla yhtäkkiä moninkertainen ja huomattavasti nopeatempoisempi kuin normaalitilanteessa.
• Laajat ja toimintaa tehostavat raportointimahdollisuudet: HR-järjstelmä antaa sinun koota juuri sellaiset raportit juuri niistä asioista, jotka toiminnan ohjaamiselle ovat kullakin hetkellä tärkeitä. Esimerkiksi palkkatiedot on hyvä saada nopeasti käsille, kun on tarpeen verrata reaaliajassa tuloja, kuluja ja kassavirtaa.

Aidot etäjohtamistyökalut tukemassa HR:ää ja esimiehiä

Etäjohtamistyökalut tuovat arkeen sujuvuutta, mutta niillä varmistetaan myös eri henkilöstöryhmien, osastojen ja maiden huomiointi.

• HR-järjestelmää käyttäessä etätyö ei vaikuta HR-toimintojen sujumiseen. Esimiehet ja henkilöstö ovat aina kaiken tarvitsemansa tiedon äärellä. Toimistolle ei tarvitse lähteä yhdenkään paperin tai suojatun yhteyden takana asuvan tietolähteen takia. Luit oikein: ei yhdenkään.
• Sairauslomien ja muiden poissaolojen käsittely ovat HR-palvelujen ydintä, joten tiedot työntekijöiden poissaoloista ja niiden vaikutuksista yhteisön toimintaan on helppo pitää luotettavasti ajan tasalla. Organisaatiolle on valtava etu, jos esimerkiksi tiedot sairaus- tai muista poissaoloista raportoituvat automaattisesti palkanmaksuun.

Henkilöstön osaamisen hallinta mahdollistaa työn organisoinnin muutoksissa

Osaamisen hallinta auttaa organisaatiotasi järjestämään työtä tarpeen tullen uudelleen ja pitämään huolta osaamistasosta myös jatkossa. Kun osaaminen, työkokemus, luvat ja sertifikaatit ovat tiedossa, työn jatkuvuus voidaan varmistaa esimerkiksi sijaistus- tai lomautustilanteissa.

• Esimiesten suora pääsy tarvittaviin henkilöstötietoihin auttaa töiden käytännön organisoinnissa.

• Koottu tieto henkilöston osaamisesta ja tarvittavista luvista takaa nopeat valmiudet poikkeusolojen työvoimasuunnitteluun. Voit nopeasti varmistaa myös osaavat sijaiset erilaisissa poissaolotilanteissa ja mahdollistaa liiketoiminnan jatkuvuuden.

Erinomaisen järjestelmän hyödyt tulevat kenties kaikkein korostetuimmin esiin poikkeustilanteissa."

Kaikki nämä eri toiminnallisuudet tähtäävät samaan tavoitteeseen: oikea HR-järjestelmä ei tue vain kasvussa, vaan varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden myös hankalina aikoina.