HR-järjestelmien hyötyjä pohtiessa keskitytään usein vain numeroihin. Digitaalinen henkilöstöhallintojärjestelmä toki tuottaa merkittäviä säästöjä ja helpottaa tiedonkulkua datan avulla, mutta HR-järjestelmän suurin potentiaali piilee siinä, kuinka hyvin se mahdollistaa henkilöstötyön muutokset.
Oikeanlainen HR-järjestelmä auttaa keskittymään aitoon johtamiseen – automatisoimaan rutiinitehtävät ja priorisoimaan kehitystyön. Tämä maksimoi pitkän aikavälin hyödyt.
HR-järjestelmät tuottavat paljon kovia faktoja ja lukuja. Aiemmassa blogissani kerroin, kuinka esimerkiksi Sympan HR-järjestelmän hankinta maksaa itsensä takaisin kymmenessä kuukaudessa. Tämä on toki erittäin tärkeä perustelu järjestelmän hankinnalle, eikä aiemmin mainittuja lukuihin liittyviä hyötyjä kannata ohittaa.
Esimerkiksi HR-luvuista yritys voi saada osviittaa siitä, onko organisaation henkilöstötyössä onnistuttu keskittymään olennaisiin asioihin. Usein organisaation merkittävimmät muutokset eivät kuitenkaan näy suoraan tilastoissa, ainakaan lyhyellä aikavälillä.
Duken yliopiston tutkimuksen mukaan HR-henkilöstön ajasta tyypillisesti vain 25 prosenttia on käytettävissä kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisena kumppanina toimimiseen. Valitettavasti suurin osa työajasta kuluu erilaisiin hallinnollisiin rutiineihin, kuten tiedon ylläpitoon ja ad hoc -raportointiin.
Oikein valitulla HR-järjestelmällä voidaan olennaisesti vapauttaa aikaa rutiinitehtävistä kehittämistyöhön –toisin sanoen, HR-henkilöstö pääsee käyttämään enemmän aikaa tärkeimpien tehtäviensä parissa.
Toimiva HR-järjestelmä tehostaa päivittäisiä tehtäviä. Automaattiset muistutukset koeajan päättymisestä, lomien ja poissaolojen hallinta ilman Excelien täyttämistä tai vaikkapa rekrytointiprosessin automaatio kuuluvat kaikki HR-järjestelmän hyötyihin, jotka vapauttavat aikaa olennaisempiin kehittämis- ja esimiestehtäviin.
HR-järjestelmä myös helpottaa ja nopeuttaa työsuhde- ja henkilöstötietojen hallintaa. Tuoreessa tutkimuksessamme noin 27 prosenttia HR-päättäjistä oli sitä mieltä, että esimerkiksi uuden tiiminvetäjän on melko hankalaa tai hidasta saada ajankohtainen kuva tiiminsä suoritus- ja osaamistasosta. Paras apu tähän on tallentaa suoritus- ja osaamistasoon liittyvät tiedot keskitetysti, jolloin tiedot ovat aina helposti saatavilla niitä tarvitseville.
Datan hallinta helpottaa muutakin kuin suoritustason seuraamista. Kun järjestelmä tarjoaa työtyytyväisyyden, sairaspoissaolojen ja henkilöstön vaihtuvuuden kaltaiset mittarit tehokkaasti reaaliajassa, hahmottuu kokonaiskuva heti. Tämä, jos mikä, on nopeiden päätösten ja strategisen henkilöstöjohtamisen edellytys.
Oikea HR-järjestelmä siis säästää aikaa, ja mikä vielä tärkeämpää, se muuttaa henkilöstötyötä. HR-järjestelmä mahdollistaa todellisen henkilöstön johtamisen mekaanisten HR-rutiinien pyörittämisen sijaan. Toimiva nyrkkisääntö HR-työssä kuuluukin seuraavasti: kannattaa automatisoida kaikki, mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.
Tutkimme äskettäin Sympan HR-järjestelmän vaikutuksia asiakasyrityksissä käyttöönottovuoden aikana, ja juuri ajankäytön muutos näkyi ilahduttavalla tavalla tuloksissa. Rutiinitehtävien koettiin helpottuneen merkittävästi, ja esimiehille jäi kolme ylimääräistä viikkotuntia enemmän käytettäväksi tärkeisiin esimiestehtäviin.
Tämä on lopulta yksi merkittävimmistä ja keskeisistä HR-järjestelmän tuomista hyödyistä.