Kolme tärkeintä syytä hankkia HR-järjestelmä

Pohditko, mitä hyötyä HR-järjestelmän hankkimisesta on yrityksellesi? Toimivan HR-järjestelmän tärkein tehtävähän on tehdä henkilöstöhallinnon työstä järjestelmällisempää ja tehokkaampaa. Järjestelmän tuomia konkreettisia hyötyjä niin HR-tiimeille, esimiehille kuin ylimmälle johdollekin on kuitenkin toistaiseksi ollut hankala arvioida.

Gartner Finland toteutti tutkimuksen Sympa HR -ratkaisun jo ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana mukanaan tuomista positiivisista vaikutuksista. Ensimmäinen vuosi Sympan kanssa -tutkimusraporttia varten haastateltiin keskikokoisia suomalaisyrityksiä kolmeen eri otteeseen: ennen ratkaisun käyttöönottoa, kolme kuukautta käyttöönoton jälkeen ja lopulta vuoden kuluttua käyttöönotosta.

Tutkimuksen tuloksista on selvästi nähtävissä syyt, miksi HR-järjestelmän hankkiminen kannattaa. Heti ensimmäisen vuoden aikana Sympa HR oli saanut aikaan positiivisia muutoksia:

1) Raportoinnista tuli helpompaa ja kattavampaa
2) Työntekijä-, palkka- sekä poissaolotietojen hallinnasta tuli suoraviivaisempaa
3) Aikaa jäi enemmän tärkeimpiin tehtäviin, sillä arkipäiväiset HRM-rutiinit hoituivat nopeammin.

Seuraavat luvut kertovat positiivista muutoksesta, jonka HR-järjestelmän käyttöönotto sai aikaan jo 12 kuukaudessa:

1) Tyytyväisyys raportteihin kasvoi yli 300 %

Henkilöstöhallinnon työajasta leijonan osa kuluu raporttien luomiseen. Ajantasaisen HR-tiedon puuttuminen ja itse raporttien huonolaatuisuus ovat usein ad hoc -raportoinnin suurimpia haasteita. Hyvä HR-järjestelmä ratkaisee nämä ongelmat tarjoamalla raporttien pohjaksi reaaliaikaista tietoa ja helpon käyttöliittymän selkeiden raporttien koostamiseen.

Automaatio puolestaan säästää henkilöstöhallinnolta huomattavasti aikaa: toistuvasti tarvittavat raportit voidaan tallentaa järjestelmään automaattisiksi raporttipohjiksi, joita myös organisaation muut käyttäjät voivat hyödyntää.

Näiden ominaisuuksien ansiosta vastaajien tyytyväisyys HR-raportteihin nelinkertaistui. Ja kuten hyvin tiedetään, paremmat raportit johtavat parempaan päätöksentekoon.

2) Tyytyväisyys henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen hallintaan kasvoi yli 60 %

Myös henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen hallintaan tuhlaantuu rutkasti henkilöstöhallinnon työaikaa, sillä samat tiedot joudutaan usein syöttämään useisiin eri järjestelmiin. Toimiva HR-järjestelmä auttaa integroimalla tiedot olemassa olevista lähteistä ja toisaalta antamalla työntekijöille itselleen mahdollisuuden syöttää osa tiedoistaan järjestelmään.

Sympan järjestelmän käyttöönoton myötä tyytyväisyys HR-tiedon hallintaan nousi merkittävästi; palkkatietojen hallintaan tyytyväisten vastaajien määrä kaksinkertaistui ja myös lomapäivien hallintaan tyytyväisten vastaajien määrä lähes tuplaantui.

3) Tuottavuus kasvoi, kun rutiinitehtävistä säästyi kolme tuntia viikossa

Periaatehan on yksinkertainen: mitä vähemmän aikaa yksitoikkoiseen tietojen syöttöön ja hallintaan kuluu, sitä enemmän aikaa jää ydintehtäviin keskittymiseen. Siksi älykäs HRM-ratkaisu säästää aikaa automatisoimalla toistuvia tehtäviä. Sympa HR:n käyttöönoton ansiosta henkilöstönhallinnolta vapautui peräti kolme työtuntia viikossa tai vastaavasti 140 tuntia vuodessa.

Tutkimustulokset kertoivat positiivisesta muutoksesta myös monissa muissa osa-alueissa, esimerkiksi rekrytoinnissa ja osaamisen kehittämisessä. Olikin selvää, että vastaajat kokivat investointinsa olleen ehdottomasti tekemisen arvoinen.