Monessa organisaatiossa, jossa ei ole erillistä viestintäosastoa tai -ihmistä, työyhteisöviestintä usein valuu HR:n kontolle.
”Siinä haasteena on se, että HR-ihminen ei ole koulutettu viestijä, vaan katselee maailmaa toisenlaisin silmin”, viestintäyrittäjä Pia Pihlainen toteaa.
Työyhteisöviestintä on organisaation sisäistä viestintää, joka kertoo siitä mitä tehdään ja mitkä ovat tavoitteet. Sen lisäksi sen olisi hyvä tuoda selkeästi esiin arvoihin ja työkulttuuriin liittyviä asioita.
Henkilöstöhallinnon haasteena saattaa olla se, ettei työyhteisöviestintää tehdä niin suunnitelmallisesti kuin olisi tarpeen, eikä sen tärkeyttä ymmärretä. Tällöin viestintää on helppo vahingossa laiminlyödä. Viestinnän välineet ja kanavatkaan eivät välttämättä ole täysin hallussa.
”Joskus ajatellaan, että, kun viestin tuuppaa kerran ulos sähköpostitse tai intraan, se riittää. Mutta viesti ei yleensä tavoita kaikkia ihmisiä kerralla, ja varsinkin isommissa asioissa työyhteisössä viestinnän tulisi antaa myös tilaa vuorovaikutukselle.”
Pihlainen näkee, että työyhteisöviestinnän pitäisi olla jatkuvaa, suunnitelmallista ja tavoitteellista.
”Minusta työyhteisöviestintä on uskomattoman arvokasta. Näen sen ennen muuta työyhteisön hyvinvointiin liittyvänä asiana. Kun tieto virtaa, se parantaa muun muassa yhteishenkeä, yhteistyötä, sitoutumista, luottamusta, hyvinvointia ja oppimista”
Tämä myös heijastuu organisaation tulokseen ja välittyy työnantajamielikuvaan.
”Työyhteisöviestintä on työyhteisön selkäranka ja joskus jopa siivet.”
Lue tästä Pian kolme vinkkiä HR:lle kohti parempaa työyhteisöviestintään.
”Työyhteisöviestinnän tehtävä on edistää liiketoimintaa”, Pihlainen sanoo.
Rakenna työyhteisöviestintää niin, että se on linjassa strategian ja liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.
Viesti selkeästi yrityksen strategiasta, jotta kaikki varmasti tietävät mitä ja miksi tehdään ja mitkä ovat toiminnan päätavoitteet. Tätä ei tarvitse tehdä kuivin sanankääntein!
Panosta viestinnässä avoimuuteen – se herättää luottamusta ja turvallisuuden tunnetta. Avoimuutta on esimerkiksi se, että kertoo onnistumisten lisäksi myös keskeneräisistä asioista sekä haasteista. Se antaa inhimillisemmän kuvan yrityksestä.
”Avoimuus voi ehkäistä ongelmia ja jopa konflikteja. Avoimessa viestintäkulttuurissa työntekijät uskaltavat puhua. Silloin pulmat tulevat esille ja ne saadaan ratkaistua nopeammin.”
Hyvään työyhteisöviestintään kuuluu vuorovaikutteisuus. Osallisuuden tunne on työntekijöille tärkeää, ja Pihlaisesta se kuuluu moderniin, toimivaan työkulttuuriin.
Kannusta ihmisiä antamaan palautetta, kysymään ja osallistumaan keskusteluun.
Vuorovaikutusta voivat auttaa kyselyt, äänestykset, työpajat, pelit – etsi toimiva tapa juuri sinun työyhteisöllesi.
Välineitä ja kanavia työyhteisöviestintään on monia; vaikkapa intra, Teams, Slack tai sisäinen uutiskirje. Valitse ne kanavat ja välineet, joita ihmiset käyttävät, niin viesti tavoittaa paremmin haluamasi ihmiset.
”Voit käyttää myös kekseliäämpiä, nykyaikaisempia tapoja, kuten videoita tai podcasteja. Isommissa organisaatioissa soisin, että johto tekisi vaikkapa videomuodossa kuukausikatsauksia, mikä toisi heitä norsunluutornista lähemmäs työntekijöitään”, Pihlainen kertoo.
Kysy työyhteisön jäseniltä, mitä välineitä ja kanavia he suosivat.
Seuraa ja mittaa, miten valitsemasi viestintätavat tavoittavat työntekijät.