Byggmax | Et omfattende og fleksibelt system

Før juni 2019 jobbet Byggmax sin HR-avdeling med manuelle prosesser og systemer som ikke snakket med hverandre. Som mange andre virksomheter, slet selskapet med å sentralisere sine ansattedata. Anna-Lena Wallertz, lønns- og personalsjef i Byggmax, utdyper:

“I lang tid dreide HR-arbeidet vårt seg utelukkende om et stort antall dokumenter i ulike mapper. Mye av ansvaret falt på våre varehusledere, og man forventet at de skulle holde oversikt over viktige dokumenter og ansattinformasjon. Dette systemet medførte en rekke problemer, ikke minst når lederen for et varehus sluttet og en ny tok over. Ettersom selskapet vokste så raskt som det gjorde, visste vi at vi måtte sentralisere informasjonen og skape en klar struktur for hele medarbeiderreisen.”

På jakt etter et brukervennlig og omfattende system

Byggmax begynte å lete etter et sentralt system som kunne hjelpe dem med å styre alle prosessene som påvirket deres ansatte. De ønsket et brukervennlig system, men likevel et omfattende verktøy som de også kunne tilpasse til egne behov. Etter å ha vurdert flere systemer valgte de til slutt Sympa. Og dette verktøyet har ikke skuffet dem så langt.

“I dag har vi bygd opp en omfattende ressurs som inneholder alt som er relatert til våre ansatte og dekker hele arbeidsforholdet,” fortsetter Wallertz. “Våre varehusledere kan bruke Sympa til å finne og logge informasjon om emner som spenner fra lønn og medarbeiderintervjuer til ansettelseskontrakter og sluttintervjuer. Vi har også full oversikt over hvilke ansatte som har fullført vår interne opplæring eller hvilke ansatte som kan kjøre lastebil.”

Sympa gir kontroll og innsikt

For Byggmax er Sympa både en kontrollfunksjon og en oversikt over hele selskapet og dets ansatte. De funksjonene som er viktigst for Byggmax er lønnsoppgjør og muligheten til å integrere Sympa med systemer som tidsrapportering og lønnsstyring. Wallertz ser at fordelene med systemet er mange.

“Alle ledere får nå et mye tydeligere bilde av sin enhet og avdeling. De får direkte oversikt over sine ansatte, noe som sparer både tid og ressurser. Den samme strukturen og oversikten er det rett og slett ikke mulig å få med manuelle prosesser og systemer som ikke er koblet sammen.”

Et internasjonalt selskap krever prosesser på tvers av landegrenser

Som et selskap med ansatte i flere land, var skalerbarhet og prosesser på tvers av landegrenser åpenbart viktig. Sympa gjør det mulig å bruke det samme systemet i alle land, og tilbyr også lokale tilpasninger til ulike lands lover og forskrifter. Muligheten til å fortsette å utvikle systemet etter organisasjonens behov, er en viktig ressurs og en nøkkelkomponent for at Byggmax skal kunne lykkes i fremtiden, avslutter Wallertz.

“Jeg er absolutt overbevist om at vi kommer til å bruke Sympa på lang sikt. Vi vil fortsette å utvide systemet til flere land og kanskje også til enda flere selskaper. Vi har som mål å nå langt, og vi tror Sympa kan hjelpe oss med det.”