EUs direktiv om vern av varslere

EUs direktiv om vern av varslere har vært i kraft siden desember 2021 og har ført til betydelige endringer i måten selskaper som opererer i Europa, håndterer varsling på. Det er avgjørende at HR-teamene ikke bare forstår disse nye forskriftene, men også implementerer trinn for å sikre fullt samsvar. La oss dykke ned i direktivet og skissere noen trinn HR-teamet ditt kan følge.

Hvem påvirkes av EUs direktiv om vern av varslere?

•  Privat sektor: Alle virksomheter i privat sektor med 50 eller flere ansatte må overholde kravene i alle bransjer
• Offentlig sektor: Direktivet gjelder også for offentlige virksomheter, uavhengig av størrelse, med unntak av kommuner med færre enn 10 000 innbyggere eller kommuner med færre enn 50 ansatte.
• Datterselskaper og leverandører: Direktivet kan også påvirke datterselskaper og leverandører til større selskaper, spesielt hvis de er en del av forsyningskjeden til en organisasjon som er pålagt å være i samsvar.

Hvordan kan HR-teamet ditt bidra til samsvar?

Utvikling og revisjon av retningslinjer

Selv om direktivet i seg selv er omfattende, er det fornuftig å skreddersy retningslinjer for varsling tilpasset størrelsen og arten til virksomheten din. Sørg likevel for at retningslinjene dine overholder både direktivet og lokale lover, og gjør disse retningslinjene lett tilgjengelige for alle medarbeiderne.

Etablerte robuste rapporteringskanaler

Sett opp interne rapporteringskanaler som garanterer konfidensialitet og anonymitet – vurder å bruke spesialiserte verktøy som WhistleLink for rapportering og behandling av klager. Du kan også vurdere å gi informasjon om hvordan medarbeidere kan rapportere til eksterne instanser hvis de foretrekker det.

Omfattende beskyttelsestiltak

Gi tydelig støtte til de som varsler ved å beskrive og håndheve retningslinjer mot gjengjeldelse. Du kan også vurdere å etablere støttemekanismer for varslere, inkludert rådgivning og rettshjelp om nødvendig.

Kommunikasjon, utdannelse og bevissthet

Gjør jevnlige interne bevissthetskampanjer om viktigheten av å varsle til en del av den pågående interne kommunikasjonen din. Gi også medarbeiderne utdannelse i hvordan de rapporterer problemer, og lederutdannelse for håndtering av disse rapportene.

Registrering og databeskyttelse

Sørg for at du fører detaljerte journaler over alle mottatte rapporter, handlinger som er utført og utfallet, mens du strengt overholder GDPR og andre relevante forskrifter om databeskyttelse.

Periodiske revisjoner og kontinuerlig forbedring

Gjennomfør regelmessige revisjoner for å vurdere effektiviteten av varslingsprosedyrene dine som en del av en tilbakemeldingssløyfe for å kontinuerlig forbedre varslingsprosessen.

Juridisk og forskriftsmessig oppdatering

Hold deg oppdatert om endringer i lovgivning og best practices innen retningslinjer for varsling – regelmessig konsultasjon med juridiske eksperter kan hjelpe deg med å sikre kontinuerlig samsvar.

Til slutt…

Å overholde EUs direktiv om vern av varslere handler ikke bare om juridisk samsvar. Det handler om å dyrke en kultur av integritet og transparens. For HR-team i Europa ligger utfordringen i å effektivt implementere disse forskriftene på en måte som passer deres organisatoriske sammensetning, prosesser og kontekst. Ved å følge disse praktiske trinnene kan bedrifter sikre samsvar, beskytte medarbeiderne sine og fremme et mer etisk arbeidsmiljø.