A-kassan YTK-föreningen

Finlands största a-kassa YTK-föreningen är en oberoende arbetslöshetskassa med runt 155 medarbetare i olika sektorer. YTK har haft en stark tillväxt, mycket tack vare nöjda kunder. Organisationen har effektiviserat både interna och externa processer, något som resulterat i mer agila HR-processer och effektivare ledarskap.

Ett HR-system som möter medarbetarnas behov

YTKs medarbetare är motiverade och engagerade i sina respektive jobb. Med bra kundtjänst som sitt viktigaste mål har de ett av sitt fälts bästa resultat i mätningar av just kundservice. Bra kollegor och möjligheten att jobba effektivt är högt rankat i organisationen som har många medlemmar och stark tillväxt. YTK har länge upprätthållit en väl fungerande process för att hantera kundrelationer och fokuserat på att förbättra deras egna interna processer.

”För oss är det viktigt att ha bra system och välfungerande processer – både för våra kunders skull och för oss internt”, säger Anne Pihlava, HR-chef på YTK. ”Förutom bra kundtjänst ville vi förbättra vår interna verksamhet. En önskan överlag var att ha ett HR-system som skulle hjälpa oss att hantera interna processer och att varje medarbetare skulle ha de bästa möjliga förutsättningarna att göra sitt jobb bra.”

Ett av våra mål var att frigöra tid för våra chefer så att de kunde koncentrera sig på sina medarbetare, sitt ledarskap och sitt team – det som faktiskt är viktigast.

Anne Pihlava
HR-chef, YTK a-kassa

Från olika excel-dokument till allt på en och samma plats

Upphandlingen av ett HR-system hade varit på gång ett tag inom YTK. När GDPR närmade sig med stormsteg, och när vikten av säker och effektiv masterdata blev ofrånkomligt, blev investeringen ett måste. Efter många jämförelser mellan olika systemleverantörer landade de i beslutet att investera i Sympa.

”HR-processerna var utspridda och känslig personaldata kunde resa lång väg i både excel-dokument och via e-post innan den nådde fram till HR. Nu kan till exempel alla chefer fylla i och godkänna deras teams semesteransökan utan att behöva dela känsliga uppgifter med HR via e-post eller excel. Dessutom har medarbetarna tillgång till sin egen information om semester och ledighet i systemet”, säger Anne.

”Administratörfunktionen, det vill säga möjligheten att anpassa och köra Sympa själva har varit en viktig faktor för oss. Det passar vårt agila arbetssätt och företagskultur. Ibland sker det misstag men vi lär oss från dem och på så sätt utvecklar vi både oss själva och systemet!” fortsätter Anne.

Sympa har blivit ett viktigt verktyg för våra chefer. Allt från godkännande, påminnelser, semester och frånvaro till måluppföljning är nu lättillgängligt för respektive medarbetare.

Anne Pihlava
HR-chef, YTK a-kassa

Stöd från implementation till utbildning för slutanvändaren

Att implementera ett HR-system kan kännas övermäktigt men Sympas team av HR-systemkonsulter har lång erfarenhet med över 700 lyckade projekt i ryggen. Den erfarenheten bidrog starkt till ett lyckat implementationsprojekt för YTK. Anne pekar på kompetensen hos Sympas systemkonsult Toni som en framgångsfaktor.

”Vår projektledare Toni var underbar. Han styrde implementationsprocessen framåt på ett tryggt och behagligt sätt och vår löneadministratör var imponerad av hans kompetens inom HR och lön”, berättar Anne. Bra förberedelser var också en viktig faktor för att ligga i fas med projektplanen, något som YTK skötte exemplariskt. ”Vi höll oss till tidsplanen och vi var alltid väl förberedda inför våra workshops med Sympa”, förklarar Anne.

Det gemensamma samarbetet mellan YTK och Sympa fortsätter. Ett exempel är de digitala nätverksträffarna där Sympa-kunder från olika industrier och förutsättningar delar sina erfarenheter och tips med varandra. ”Det är himla bra att dela kunskap och erfarenheter med andra Sympa-användare. Jag ser väldigt mycket fram emot nästa Sympa MEET”, avslutar Anne.