Kundcase: Finlands nationalopera och -balett

Finlands nationalopera och -balett är Finlands största konstinstitution, där man under säsongen sysselsätter fler än 550 anställda och över 800 gästartister. Allt från sopraner till skomakare från 36 olika länder skapar operans och balettens magiska värld. Allt detta gör Finlands nationalopera och -balett till en otroligt mångskiftande arbetsgemenskap som tack vare Sympa nu har blivit enklare än någonsin att administrera.

En HR-lösning som stödjer cheferna i deras arbete

”Trots våra varierande bakgrunder och över 100 olika yrkestitlar har vi alla en sak gemensamt här på operan – vi älskar opera och balett. Vi valde Sympa eftersom vi ville ha ett HR-system som alla våra chefer skulle kunna jobba i självständigt”, säger Hanna Fontana, HR-chef på FNOB.

Sympas tydliga, lättanvända och visuellt tilltalande lösning togs emot väl av alla chefer, både på den konstnärliga och på den administrativa sidan. Onboarding av systemet ordnades både för stora grupper och på individnivå, och Fontana konstaterar att de flesta chefer nu kan använda systemet utan problem. Man kan ofta höra Sympa lovordas för att det är så enkelt att använda.

Vi valde Sympa eftersom vi ville ha ett HR-system som alla våra chefer skulle kunna jobba i självständigt.

Hanna Fontana
HR-chef, Finlands nationalopera och -balett

Sympa anpassas efter behoven

Fontana minns onboarding-processen särskilt väl eftersom operan hade en lång lista med krav. Data för både den ordinarie personalen och gästande artister behövde överföras till systemet och mallarna behövde anpassas.

”Sympa har anpassats på ett fantastiskt sätt efter våra behov. Vi har själva kunnat implementera en hel del korrigeringar och göra ändringar i systemet.”

När det har behövts har stödet från Sympa alltid funnits där. Sympas experter har varit väldigt engagerade i att lösa problemen längs vägen.

”Våra frågor kan ibland tyckas lite bisarra. I några av våra utländska anställdas namn finns det till exempel en hel del specialtecken som ställde till med problem, men vi fick hjälp med att få in dessa i systemet”, skrattar Fontana.

Systemet gör det enklare än någonsin att ge våra mångfasetterade medarbetare det stöd de behöver.

Alla data på ett ställe

Sympa har gjort vardagen enklare för både Fontana och ledningen, eftersom informationen har flyttats från Excel och anteckningsblock till en central plats. I systemet kan vi redan ta fram rapporter om tidigt stöd till anställda och om nationaliteter, anställningsavtal, arbetsutrustning och användarrättigheter. Information om semestrar och frånvaro kommer också successivt att överföras till Sympa.

Karriärer på upp till 20–40 år är vanliga på Finlands nationalopera och -balett, där arbetet inte bara är ett vanligt jobb utan också en passion och ett kall. Tack vare de uppgifter som samlats in i Sympa kan Fontana ge effektivt stöd till medarbetarna från rekryteringsstadiet till slutet av en lång och framgångsrik karriär.

”Stödprocesserna som nu är möjliga tack vare Sympa är särskilt viktiga på en konstinstitution som den här. Jag gör mitt jobb bäst genom att vara osynlig. Ibland får jag påminna medarbetarna om vikten av vila och återhämtning”, tillägger Fontana.

Fontana har till och med rekommenderat Sympa till sina kollegor i andra nordiska operahus, som i mångt och mycket står inför samma utmaningar.

”Rent professionellt är det viktigt för mig att människor trivs och utvecklas i sitt arbete. Vi har varit mycket nöjda med Sympa. Deras HR-system har gjort det enklare än någonsin att ge vår mångfasetterade medarbetare det stöd de behöver.”