Kundecase, CTS GROUP, Holland

Før CTS Group besluttede at vælge Sympa som deres nye HR-system, havde virksomheden brugt en anden løsning til deres HR-opgaver. Men de begrænsede muligheder der lå i systemet, fik virksomheden til at gå i gang med at se sig om efter et mere omfattende HR-system, der kunne tilbyde den nødvendige støtte og de nødvendige funktioner.

Det var ikke nemt at finde en mere omfattende løsning. “Mange af løsningerne til tidsregistrering og lønadministration var lettilgængelige,” husker Ralph Morren, HR Manager i CTS GROUP, “men ingen af dem syntes at kunne tilbyde alle de nødvendige HR-funktioner i en løsning eller nemme integrationer til ekstra software, hvilket vi havde været på udkig efter.”

Derfor valgte virksomheden en ny tilgang. I stedet for at lede efter færdigpakkede løsninger, begyndte man i stedet på at lede efter en komplet HR-løsning, der nemt kunne integreres med andre systemer.

“Med API-mulighederne i Sympa er det utrolig nemt at kommunikere mellem Sympa og de andre programmer, vi bruger i virksomheden,” siger Morren. “Vi ved, at grundlaget for en god HR-struktur ligger i kombinationen af flere systemer, da det ikke er muligt at finde et system, der dækker alle de krav en ambitiøs og innovativ virksomhed, som CTS Group har.”

Til sidst valgte Morren og hans kolleger Sympa, som de fra starten fandt attraktivt på grund af de mange funktioner og den store brugervenlighed. Men det stod hurtigt klart for Morren, at Sympa var mere end blot en række intuitive værktøjer.

“Det var fantastisk, at vi kunne introducere et cloud-baseret system, som vi nemt kunne knytte til alle vores eksisterende systemer ved hjælp af en enkelt integration,” siger Morren, “ikke at forglemme hvor nemt det er, at vi selv kan foretage ændringer i systemet, når vi har behov for det.”

Det stod hurtigt klart, hvordan Sympa har været en hjælp til at forbedre den måde, virksomhedens HR-team arbejder på. “Når vi har ansat en ny medarbejder, er det forbløffende, hvor hurtigt vi kan arrangere hele onboarding-processen med Sympa,” fortsætter Morren. “Dybest set kan vi give medarbejderen alle de nødvendige værktøjer, og generere kontrakter og dokumenter med et klik i systemet. Det giver os også en form for onboarding-tjekliste og sikrer, at vi ikke glemmer at udføre vigtige trin.”

“Det vi finder mest bekvemt er, at en automatisk påmindelse kan indstilles for hver enkelt forfaldsdato, og at det hurtigt kan deles med en leder, medarbejder, HR-afdelingen eller enhver anden afdeling for den sags skyld. HR-processer sikres, og bedst af alt: HR-processerne sikres, at de opfylder GDPR-kravene. Processer som rekruttering, onboarding, screening, kurser og udvikling samt evaluering hænger ofte sammen, og ved at bruge Sympa effektivt, er de blevet optimeret.”

Som superbruger af Sympa kan Morren nemt ændre elementer i CTS GROUPs egen HR-løsning ved at arbejde tæt sammen med sin egen IT-afdeling og Sympas konsulenter.

“Vi har oprettet flere forskellige funktioner til at skræddersy løsningen fuldstændigt til vores specifikke behov, som kan variere fra oprettelse af enkle formularer til udvikling af et langt mere komplekst rekrutteringsværktøj,” siger Morren. I øjeblikket udvikler IT-afdelingen også et tidsregistreringsværktøj til integration i Sympa.

Muligheden for at oprette nye funktioner, som disse, har for CTS GROUP vist sig at være et af de mest værdifulde aspekter af systemet. Sympa er mere end blot et HR-system. Det indsamler og håndterer HR-stamdata i alle mulige formater, og kan nemt udvides med ekstra løsninger, hvilket nærmere bestemt giver en særdeles tilpasset HR-løsning, der opfylder CTS GROUPs unikke forretningsbehov.

De næste skridt for CTS GROUP er at fortsætte med at optimere deres HR-processer ved hjælp af Sympa, hvilket passer godt til LEAN-filosofien, som virksomheden introducerede for flere år siden. Ideen er, at man i fremtiden skal have endnu flere måder at støtte hver enkelt medarbejder i virksomheden på. I øjeblikket bruger alle medarbejdere allerede løsningen – primært til fraværsregistrering, sammenligning af timesedler med lønsedler og til at opdatere deres persondata, når det er nødvendigt. Medarbejderne har også adgang til virksomhedens regelsamling, en liste over det udstyr de bruger, og de certifikater de har erhvervet.

“De ting, vi værdsætter mest ved Sympa er, at vi har alle vores oplysninger samlet ét sted, at de er tilgængelige for dem, der specifikt er godkendt, at system er brugervenligt og mest af alt, at vi selv er i stand til at oprette virksomhedsspecifikke funktioner i løsningen.”

Morren arbejder fortsat tæt sammen med certificerede Sympa-konsulenter for at gennemføre nye og spændende ideer, der er specifikke for netop hans virksomhed. Vi glæder os meget til at se, hvad han og hans kolleger finder på!