Jungle Juice Bar: Håndtering af forandring I detailbranchen

At bygge grundlaget for bedre HR

I januar 2020 blev Elli Holappa koncernens CEO. Virksomheden havde ekspanderet i løbet af en succesfuld 10-årig periode, med en vigtig udfordring skulle løses. De havde brug for at skabe en centraliseret HR-proces, så virksomhedens vækst ikke ville blive påvirket af den ineffektivitet, der er forbundet med at håndtere store mængder af deltidsansatte og skiftende vagtopsætninger, der ændrede sig hver måned.

“Vi havde en form for HR-system på plads, men det var ikke i stand til at opfylde vores behov. Vi havde brug for en måde til hurtigt at opdatere medarbejderkontrakter, da vi har mange deltidskontrakter, som vi skal håndtere hver måned. Vi mente, at det ville være rimeligt at lade vores medarbejdere opdatere deres timer på månedsbasis i henhold til deres aktuelle behov.”

“Det indbefattede før i tiden en masse manuelt arbejde. Heldigvis har Sympa ændret det. I dag er Sympa integreret med vores workforce management planning system (WFM), og alle medarbejdere kan ændre deres månedlige tilgængelighed og få adgang til alle relevante medarbejderdata ét centralt sted – herunder kontraktoplysninger, feriepenge, status for sygefravær, udviklingssamtaler og meget mere. Sympa er det centrale datapunkt for os.”

Tilpasning til pludselige ændringer

2020 skulle have været et festligt år for Jungle Juice Bar, da virksomheden forberedte sig på sit 10-års jubilæum. Da COVID-19 dukkede op i det tidlige forår, måtte virksomheden – ligesom utallige andre – skrotte sine planer og blev i stedet tvunget til at foretage nogle radikale ændringer.

Jungle Juice Bar-butikkerne ligger normalt i indkøbscentre og på stationer, så de kan betjene forbipasserende og pendlere, der har brug for et frisk og sundt energiboost. Ved nedlukning kollapsede antallet af besøgende, og der var behov for hurtig handling for at undgå at forretningen kom i alvorlig fare.

“Efter marts 2020 gik alle vores oprindelige planer for året i vasken. Vi stod over for pludselige, nye udfordringer, og vi var nødt til at være beslutsomme. Et kriseteam og en plan for besparelser var blandt de første ting, vi satte i værk, da vi begyndte at navigere i det store skift. Heldigvis havde vi HR-systemet på plads, som gav os vigtige data, der understøttede mange af de svære beslutninger, vi måtte træffe.”

En hurtig omrokering med hjælp fra Sympa

Holappa var stadig ny i sin nye stilling og stod over for en dobbelt udfordring; at komme godt ind i sin nye rolle som CEO og samtidig yde støtte til mere end 450 medarbejdere, der skulle gennemgå en arbejdsnedlæggelse.

Hun forklarer videre: “Da virksomheden hovedsageligt beskæftiger unge studerende, der tager deres første skridt på arbejdsmarkedet, var mange af dem ikke bekendt med fagforhandlingsprocesserne.” Det var op til ledelsesteamet at yde den støtte, der hjalp medarbejderne med at navigere korrekte rundt i de proceduremæssige trin.

“Sympa-teamet hjalp os med at dele en digital arbejdsnedlæggelsesformular med vores medarbejdere via vores HR-system inden for 24 timer efter, at vi bad om deres hjælp. Deres fremragende support og forståelse for de hårde tider, som vores medarbejdere stod over for, betød, at vi kunne give klare, brugbare råd med minimal forsinkelse. Uden Sympa ville denne i forvejen ubehagelige proces have været et totalt mareridt.”

At hjælpe andre

Selv om tiderne var hårde, ønskede Jungle Juice Bar-teamet stadig at holde fast i de værdier og den kultur, der havde bragt den så langt. Da de fleste aktiviteter var midlertidigt lukket ned, ønskede virksomheden ikke, at dens lager af frisk frugt skulle gå til spilde.

“Vi var i en svær situation, men vi besluttede, at det bedste, vi kunne gøre, var at hjælpe andre. Vores fantastiske medarbejdere var enige, og det endte med, at vi donerede mere end 2.500 smoothies til hospitalspersonale i Finland og Sverige. Vi er stolte af vores kultur og at vores team valgte at hjælpe andre så godt vi kunne “

Et kig i fremtiden

For at styrke virksomhedens people operations yderligere – selv i perioder med kriser – fokuserer Jungle Juice Bar stærkt på at pleje det stærke bånd til sine medarbejdere, som virksomheden har opbygget gennem åben dialog, centraliserede processer og HR-masterdata.

“Sympa har spillet en vigtig rolle i opbygningen og opretholdelsen af vores kultur. Det er også centralt for, hvordan Jungle Juice Bar vil udvikle sig i fremtiden. I dag kan vi hurtigt håndtere alle HR-processer, hvilket giver os mere tid til at komme i kontakt med vores medarbejdere og forstå, hvad de har brug for. Denne åbne dialog har hjulpet os med at frembringe nye og kreative idéer, som vil understøtte virksomhedens vækst og innovation i fremtiden.”