Jungle Juice Bar | Suksess i tider med rask endring

Et grunnlag for bedre HR-prosesser

I januar 2020 rykket Elli Holappa opp som konsernsjef. Selskapet hadde ekspandert over en vellykket 10-årsperiode, men nærmet seg raskt punktet der en sentral utfordring måtte løses. De trengte en sentralisert HR-prosess for å sikre at selskapets vekst ikke ville bli påvirket av ineffektivitet. De administrerer et stort antall ansatte som jobber deltid, noe som krever fleksible skiftmønstre som endrer seg fra måned til måned.

“Vi hadde et slags HR-system, men det var ikke i stand til å oppfylle behovene våre. Vi hadde behov for å oppdatere medarbeideravtaler raskt, fordi vi håndterer mange deltidskontrakter hver måned. Vi tenkte at det ville være fint å la de ansatte oppdatere timeavtalene sine selg på månedlig basis i henhold til sine nåværende behov.”

“Dette betød mye manuelt arbeid. Heldigvis har Sympa endret det. I dag er Sympa integrert med vårt planleggingssystem for administrasjon av arbeidsstyrke, og alle ansatte kan endre sin månedlige tilgjengelighet og få tilgang til alle relevante ansattdata på ett sentralt sted, inkludert kontraktsinformasjon, feriebonuser, sykefravær, utviklingssamtaler med mer. Sympa er det eneste viktige datapunktet for oss.”

Tilpasning til plutselige endringer

2020 skulle vært et år med feiring for Jungle Juice Bar, og selskapet forberedte seg til 10-årsjubileet. Men da COVID-19 dukket opp tidlig på våren, måtte selskapet – som så mange andre – skrinlegge planene. I stedet ble de tvunget til å gjøre noen radikale endringer.

Juicebarene til Jungle Juice Bar ligger ofte på kjøpesentre eller andre steder med stor trafikk, slik at de kan betjene forbipasserende kunder, fotgjengere og pendlere som trenger litt ekstra energi med en sunn og frisk smoothie. Nedstengningen førte til at tallene kollapset, og det var behov for raske tiltak hvis virksomheten skulle overleve.

“Etter mars 2020 måtte vi skrinlegge alle våre opprinnelige planer. Vi sto overfor plutselige, nye utfordringer, og vi måtte ta noen raske avgjørelser. Et kriseteam og en plan som fokuserte på kostnadsbesparelser var blant de første tingene vi fikk på plass. Heldigvis hadde vi et HR-system på plass som kunne gi oss viktige data som utgangspunkt for mange av de tøffe beslutningene vi måtte ta.”

En rask endring med hjelp av Sympa

Holappa var fortsatt ny i stillingen og sto overfor to store utfordringer. Hun skulle vokse inn i stillingen som administrerende direktør, samtidig som hun skulle følge opp 450 ansatte i permitteringsprosessen.

Hun forklarer videre: “Ettersom selskapet hovedsakelig ansetter unge studenter i deres første jobb, var det mange som ikke var kjent med fagforeningsforhandlinger.” Det var opp til ledergruppen å tilby støtte som hjalp ansatte med å navigere gjennom de riktige trinnene i prosessen.

“Sympa-teamet hjalp oss med å dele et digitalt permitteringsskjema med ansatte gjennom HR-systemet vårt innen 24 timer etter at vi ba om hjelp. Deres fantastiske systemstøtte og forståelse for den tøffe tiden våre ansatte sto overfor, betød at vi svært raskt kunne gi klare, handlingsrettede råd. Uten Sympa ville denne vanskelige prosessen blitt et totalt mareritt.”

En bedriftskultur som hjelper andre

Selv om tidene var tøffe, ønsket Jungle Juice Bar fortsatt å følge de verdiene og kulturen som bedriften bygget på. Selv om de fleste juicebarene midlertidig måtte stenge, ønsket ikke selskapet at lageret av frisk frukt skulle bli kastet bort.

“Vi hadde det tøft, men vi bestemte oss for at det beste vi kunne gjøre var å hjelpe andre så langt vi kunne. Våre fantastiske ansatte var enige, og vi endte med å donere mer enn 2500 smoothies til sykehusansatte i Finland og Sverige. Det er takket være vår bedriftskultur at vi selv i tider med store utfordringer klarte å gjøre det beste ut av situasjonen og hjelpe andre.” 

Med fokus på fremtiden

For å styrke selskapets ansatte ytterligere – også i vanskelige tider – vil Jungle Juice Bar fokusere på å styrke båndet til sine ansatte ved hjelp av en åpen dialog, sentraliserte prosesser og god bruk av deres HR-masterdata.

“Sympa har spilt en viktig rolle i å bygge og opprettholde vår levende kultur. Systemet står også sentralt med tanke på hvordan Jungle Juice Bar skal utvikle seg i fremtiden. I dag kan vi raskt håndtere alle HR-prosesser, noe som gir oss mer tid til å kontakte våre ansatte og forstå hva de trenger. Denne åpne dialogen har hjulpet oss med å komme opp med nye og kreative ideer som vil støtte selskapets vekst og innovasjon i fremtiden.”