Napatechs succeshistorie med Sympa

Global virksomhed

Udover det danske hovedkvarter har Napatech også et lille team i USA samt Taiwan. Dette giver HR-afdelingen spændende muligheder og udfordringer.

“Da vi har medarbejdere, som arbejder i flere forskellige lande, havde vi behov for et system, der kunne håndtere de meget forskellige juridiske og kulturelle miljøer, som vores HR-system skal overholde” siger Heidi Thisgaard, HR Director hos Napatech. Derfor valgte virksomheden Sympa i 2018 for at sikre, at deres HR-processer blev understøttet hele vejen igennem, og på en måde, som giver den bedste kombination af lokal viden og global ekspertise.

Problemfri og sikker implementering

Ud over de globale krav ønskede Napatech en løsning, der kunne gøre det let både at strukturere alle virksomhedens HR-stamdata og gøre dem tilgængelige for forskellige brugergrupper.

“Medarbejdere har brug for at vide, at processerne og deres oplysninger er sikret – uanset hvilket land de arbejder i. Vi valgte Sympa, da alt er sikret i systemet, og det er nemt at definere, hvem der har adgang til hvilke data.”

Når HR-processer eller love bliver ændret i et af de lande, hvor Napatech har aktiviteter, skal virksomheden være i stand til at implementere ændringerne hurtigt i deres processer. I september 2020 træder eksempelvis nye love i kraft i Danmark, der ændrer de vilkår, som medarbejdere kan optjene og tage ferie på.  Sympa gør det nemt både at ændre processerne og tilpasse dem digitalt.

“Jeg behøver ikke ringe til kundesupport hele tiden” siger Heidi. Hun sætter stor pris på fleksibiliteten og brugervenligheden i Sympa. “Det er utroligt nemt selv at foretage ændringer direkte i HR-systemet” fortsætter Heidi.

Gode relationer igennem hele processen

En anden ting, som Heidi sætter stor pris på, er de gode relationer, hun har fået til Sympa-teamet. “Jeg var meget glad for implementeringskonsulenten fra Sympa, som bidrog med sin meget bredde erfaring med HR og lønsystemer, og som nemt kunne se potentielle faldgruber, før de opstod” forklarer Heidi.

Implementeringsprojektet, som også inkluderede en integration med lønsystemet, ProLøn, var en succes, hvilket i høj grad skyldtes det fremragende samarbejde med implementeringsteamet igennem hele processen. “Jeg satte især pris på vores konsulents entusiasme, hendes villighed til at dele sine erfaringer og hendes viden om både HR og systemimplementeringer.”

Vejen til succes

Implementeringen af Sympa var ikke den første implementering af et HR-system, som Heidi har deltaget i. “I årenes løb har jeg set de samme nøglefaktorer, der skal overvejes for at sikre, at projektet håndteres godt i virksomhederne. Jeg er meget tilfreds med resultatet: vores system, implementeringsprocessen, og hvor nemt det er at tilpasse Sympa til vores behov.

Heidis bedste råd

Her er Heidis råd til andre HR-medarbejdere, som skal til at gå i gang med en implementering af et system.

1. Rekrutter nøglebrugere eller ambassadører til at spille en rolle i implementering af løsningen og udrulning af projekterne.
   “Jeg valgte to vigtige medarbejdere: en leder fra en af vores største forretningsafdelinger, da han skulle være en af vores brugere fra ledelsen, og vores ekspert i lønregnskab, da hun havde en virkelig god forståelse for de vigtigste data.”

2. Opret brugervejledninger og arranger hands-on træning internt for at sikre, at medarbejderne ved, hvordan systemet skal anvendes.

   “Så længe at systemet fungerer, alt er nemt, og de har en god brugeroplevelse, så går brugerne egentlig ikke op i det andet.

3. Bryd projektet ned i håndgribelige dele.

   “Vi startede med at implementere løsningen for de danske medarbejdere, og tog derefter fat på USA, som et selvstændigt projekt. Det var det helt rigtige at tage det trin-for-trin.