Napatech

Konsten med HR i en global miljö

Napatechs verksamhet är av global karaktär och utöver det danska huvudkontoret har man även mindre team i USA och Taiwan. Detta innebär såväl spännande möjligheter som utmaningar för HR-avdelningen.

”Eftersom vi har anställda i flera länder behövde vi ett system som skulle kunna hantera de olika juridiska och kulturella förutsättningarna i organisationen”, säger Heidi Thisgaard, HR-chef på Napatech. 2018 valde organisationen därför Sympa för att kunna säkerställa att HR-processerna får det stöd de behöver för att ge en optimal kombination av lokal anpassning och global expertis.

Trygghet och säkerhet – oavsett land

Utöver de globala kraven letade Napatech också efter ett system som skulle göra det enkelt att både strukturera HR-masterdatan och göra den tillgänglig för de olika användargrupperna.

”De anställda måste kunna lita på att alla processer och sammanhörande data hanteras på ett tryggt sätt oavsett vilket land de arbetar i. Vi valde Sympa eftersom allt är skyddat i systemet och det var enkelt att definiera vilka som ska ha tillgång till vilken data.”

När HR-processer eller lagar som påverkar HR ändras inom någon av de internationella jurisdiktioner som Napatech verkar inom måste organisationen snabbt kunna implementera förändringarna i sina processer. Med Sympa går det enkelt att både förändra processer och att digitalisera dem.

”Jag behöver inte ringa kundsupporten hela tiden”, säger Heidi. Hon uppskattar verkligen Sympas flexibilitet och användarvänlighet. ”Det är jättelätt att själv göra ändringar direkt i systemet”, påpekar hon.

Nya vänner längs vägen

En annan sak som Heidi uppskattar är den personliga relationen med Sympa-teamet. ”Jag gillade verkligen vår systemkonsult på Sympa. Hon hade en bred erfarenhet av både HR och lön och kunde lätt se potentiella fallgropar och problem innan de uppstod”, berättar Heidi.

Att implementationsprojektet, inklusive integrering med lönesystemet ProLøn, blev så lyckat kan till stor del tillskrivas de fina arbetsrelationerna i implementationsteamet. ”Jag uppskattade särskilt att vår konsult var så entusiastisk och villig att dela med sig av sin erfarenhet och sina kunskaper om både HR och systemimplementation.”

Vägen till lyckat projekt

Implementationen av Sympa var inte det första HR-system som Heidi varit med om att implementera. ”Under årens lopp har jag gång på gång stött på samma frågeställningar som måste lösas för att säkerställa att projektet hanteras på ett bra sätt inom en organisation. Jag är mycket nöjd med resultatet – med själva systemet, med implementationsprocessen och inte minst med hur enkelt det är att anpassa Sympa efter våra behov.

Heidis bästa tips inför implementationen

Här är Heidis tips till andra HR-experter som har en implementationsprojekt framför sig.

1. Rekrytera nyckelanvändare eller ambassadörer som deltar i implementations- och utrullningsprojekten. ”Jag valde två viktiga personer: en chef från en av våra största affärsavdelningar eftersom han skulle bli en av våra användare på chefsnivå, och vår lönespecialist eftersom hon kunde det mesta om all vår viktigaste data.”

2. Skapa användarhandböcker och ordna intern utbildning så att alla vet hur de ska använda systemet. ”Så länge systemet fungerar och är enkelt att använda bryr sig användarna knappast om resten.”

3. Dela upp projektet i konkreta och hanterbara delar. ”Vi implementerade först lösningen för de danska medarbetarna och tog sedan itu med USA som ett separat projekt. Att ta det steg för steg var en riktigt bra idé.”