Phase One

Tidligere foregik alt i et stort regneark

I de forskellige afdelinger, som Phase One har, blev der tidligere kørt separate HR-systemer, de lokale ledere selv havde lavet. Det gjorde det besværligt, når der skulle laves nogle større justeringer på tværs af hele organisationen.

“Det var utrolig udfordrende, at vi havde så mange lokationer, men ikke havde ét samlet HR-system. Alt foregik i et stort regneark, som vi hvert kvartal prøvede at opdatere på bedste vis. Så vi var virkelige trængende efter et HR-system,” forklarer Karina Bruhn Bach.

Tiden med store regneark og manuelle processer er heldigvis fortid. I begyndelse af 2022 implementerede Phase One Sympa som nyt HR-system.

“Vi startede med at introducere Sympa i Danmark, hvor størstedelen af vores medarbejdere sidder. Det blev en smertefri indkøring, hvor reaktionerne var meget positive. Kort efter rullede vi systemet ud område for område, og hurtigt brugte hele Phase One samme system,” fortæller Karina Bruhn Bach.

For Karina Bruhn Bach og resten af HR-afdelingen kunne forskellen mærkes med det samme.

“Den største forskel for mig er, at der er en tryghed i det, jeg laver, og en vished om, at tingene stemmer overens. Når jeg ordner løn, kan jeg virkelig godt lide, at der er orden på tingene. Den følelse har jeg ikke haft før, men det har jeg nu,” siger Karina Bruhn Bach.

Udgifter til glemt ferie og sygedage er fortid

Først og fremmest har Sympa gjort hverdagen nemmere i Phase One, hvor særligt de enkelte ledere sparer en masse tid. Samtidig fortæller Karina Bruhn Bach, at der også har været en tydelig økonomisk fordel ved at gå over til Sympa.

“Tidligere har vi haft et stort problem med, at vores medarbejdere ikke registrerede, når de holdt ferie. Det er tidligere sket, at der blev udbetalt en uges løn, selvom medarbejderen var på ferie. Ganske simpelt fordi vi ikke havde overblikket,” beskriver Karina Bruhn Bach.

Det kan ende med at blive en stor udgift for virksomheden. Men i dag er det medarbejdere selv, der skal huske at registrere ferie og sygedage.

“Det tog lederne kort tid at blive sat ind i Sympa, og den enkelte medarbejder noterer nu selv ferie og sygedage. Det er super nemt og sparer lederne en del tid. Samtidig har vi det fulde overblik. Jeg kan lynhurtigt hente data fra alle vores afdelinger, hvis vores direktør skal bruge det,” siger Karina Bruhn Bach.

Som en sidegevinst har Sympa faktisk været medvirkende til at samle Phase One som virksomhed.

“Som globalt firma er det udfordrende at skabe en fælles ånd. Nu har vi fået et system, der har samlet os som virksomhed. Nu er vi ikke længere en masse satellitorganisationer, der kører deres eget liv. Vi er blevet et samlet firma med en fælles kanal til alle vores medarbejdere,” fortæller Karina Bruhn Bach

“Det er ikke deres Sympa. Det er vores”

Generelt vil Phase One gerne udnytte de mange muligheder, der findes i Sympa, til intern kommunikation og udvikling af medarbejderne. Det sker blandt andet, når lederne skal planlægge løbende samtaler med de enkelte medarbejdere.

“Vi holder faste medarbejdersamtaler i et interval på 30, 60 eller 90 dage. Dem har vi for første gang lagt ind i Sympa, der står for indkaldelse og for at give en påmindelse om samtalen. Det er et sindssygt brugbart værktøj. Før I tiden glemte lederne tit de her samtaler. Det sker ikke længere,” siger Karina Bruhn Bach.

Fremover vil Phase One også begynde at bruge bonus- og lønmodulet i Sympa, som vil kunne spare en masse ressourcer, når de skal reguleres løn, forklarer hun.

Overordnet er Karina Bruhn Bach meget begejstret for den måde, Sympa har formået at justere deres platform, så den passer præcis til Phase Ones behov.

“Det, der har været allermest fantastisk, er, at det er vores Sympa. Den passer til os og til vores behov. Sympa har leveret en platform, men i dag er det ikke deres længere. Det er vores. De har virkelig formået at gøre det til vores system,” afslutter Karina Bruhn Bach.