Sådan undgår du de typisk faldgruber til udviklingssamtalen

Endnu en runde udviklingssamtaler lurer lige rundt om hjørnet, men din kalender er fuld, og du har allerede nok at se til. Udviklingssamtaler er formentlig det sidste, du tænker på lige nu. Hvad var de mål, I blev enige om ved den sidste samtale, og hvor har du gemt skabelonen til udviklingssamtalerne? Med så mange opgaver og så lidt tid til at løse dem i, er det ikke underligt, at fordelene ved udviklingssamtaler somme tider kan være noget, du ikke har tid til at gå helt i dybden med. For at hjælpe dig med at få mest muligt ud af udviklingssamtalerne har vi udarbejdet en liste med nogle af de mest almindelige faldgruber – og løsninger til at undgå dem. På den måde kan du hurtigt se, hvor vigtig en god udviklingssamtale er!

1. Lederen virker uinteresseret

Hvis en udviklingssamtale bliver opfattet som en meningsløs opgave med afkrydsningsfelter, som skal afholdes blot for at afholdes, er den dømt til at mislykkedes fra starten.  En oprigtigt interesseret leder forbereder sig til udviklingssamtalen på forhånd, sørger for at den ikke er forhastet, afholdes i et uforstyrret lokale og tager højde for den enkelte medarbejders behov. Udover at give ærlig feedback og stille åbne spørgsmål, bør lederen lytte aktivt til medarbejderens svar, når planer for de kommende måneder bliver lagt. Det er nu, man bør lytte, planlægge og tilpasse de aktuelle samt fremtidige prioriteringer. Det er også en god mulighed for, at lederen både kan lære og udvikle kompetencer.

2. Målene bliver ikke forklaret godt nok

Det er ikke nok blot at dele simpel feedback. Formålet med en udviklingssamtale er at analysere medarbejderens præstation og muliggøre personlig udvikling. Når det kommer til at tale om professionel vækst og mål, er det lige så vigtigt at spørge om “hvordan” og “hvornår”, som at spørge om “hvad”. Det er også vigtigt at følge op på de aftalte mål og følge med i fremskridtene. Efter en vellykket udviklingssamtale bør medarbejderen have et klart billede af, hvad der skal til for at løfte sin præstation til endnu højere niveau.

3. Samtaleemnerne er ikke planlagt godt nok

Mange virksomheder bruger samme spørgeskema til hele virksomheden. Det fungerer glimrende – så længe indholdet af spørgeskemaet er godt planlagt. Ud over tidligere præstationer bør skemaet styre samtalen hen imod medarbejderens motivation, behov for træning, og hvad medarbejderen ønsker at fokusere på i fremtiden. Alt, hvad medarbejderen ønsker at tale om, bør der tales om – uanset om det står i skemaet eller ej. Det er også en god idé at tilføje, slette eller ændre spørgsmål, så de matcher forskellige arbejdsroller. Et universelt skema hjælper virksomhederne med at få mest muligt ud af udviklingssamtalerne. På den måde får man indsamlet konsistente data, som kan bruges til strategisk beslutningstagning. For at hjælpe dig med at at komme godt i gang, har vi udarbejdet en skabelon til udviklingssamtaler, som du kan downloade og bruge i din egen organisation. Husk, at du kan redigere, tilføje og slette spørgsmål, hvis du finder det nødvendigt.

Et universelt spørgeskema til udviklingssamtalen hjælper virksomhederne med at få mest muligt ud af udviklingssamtalerne. Det muliggør indsamling af konsistente data til understøttelse af strategisk beslutningstagning.

4. For få og langt imellem udviklingssamtalerne

Forskningen viser, at tætte relationer mellem medarbejder og leder er afgørende for virksomhedens succes. Det er blevet bevist, at korte udviklingssamtaler styrker relationen mere end lange samtaler en gang om året. Et år er (for) lang tid, når det handler om motivation, opgaver, mål og generel tilfredshed. Hvis det er for sent at løse et problem, som kommer til overfladen til udviklingssamtalen, har udviklingssamtalen tydeligvis fejlet. Kombineres årlige samtaler med løbende interaktioner, kan problemer håndteres i tide og holdånden kan højnes.

5. Virksomheden er ikke i stand til at udnytte data

Hvis en virksomhed anvender et universelt spørgeskema til hele virksomheden, kan den indsamle en lang række konsistente data, som kan bruges til at sammenligne, se kontraster og analysere. Det hjælper virksomhedens med at udvikle strategien i den rigtige retning. Et effektivt HR-system sikrer, at data fra udviklingssamtalerne ikke forsvinder i notesblokke eller Excel-ark – også selvom en leder forlader virksomheden. Et oprigtigt samarbejde mellem HR og ledelsen sikrer, at virksomheden får størst muligt ud af data fra udviklingssamtalerne.