Fem tips til vellykkede MUS-samtaler online

Vellykkede udviklingssamtaler kan ofte karakteriseres ved åbne samtaler og være med til at opbygge tillid. De bør struktureres således, at dialogen går begge veje. I praksis betyder det, at udviklingssamtalerne ofte afholdes face-to-face. Men hvordan kan du opnå det samme resultat online, nu hvor fjernarbejdet er steget, og mange teams er spredt over forskellige lokationer?

Ændringer i vores hverdag kræver et nyt mindset, når det kommer til at styre og lede teammedlemmer. Heldigvis er der mange digitale værktøjer til at understøtte fjernledelse. Men fungerer udviklingssamtaler virkelig online? Er øget teknisk fleksibilitet nok til at sikre, udviklingssamtalerne forbliver personlig og af lige så høj kvalitet som samtaler, der er face-to-face?

Svaret på begge spørgsmål er ja. Som med alle digitale værktøjer skal du dog være opmærksom på, hvordan du bruger dem. Vellykkede online udviklingssamtaler kræver forberedelse. For at hjælpe dig med at komme i gang, har vi samlet vores fem vigtigste tips til at sikre en vellykket overgang fra face-to-face udviklingssamtaler til online udviklingssamtaler.

Ændringer i vores hverdag kræver et nyt mindset, når det kommer til at styre og lede teammedlemmer.

1. Sørg for rolige og behagelige rammer

Kravene til en god udviklingssamtale er de samme online som face-til-face: begge parter skal sikre gode rammer for samtalen.

Vælg et tidspunkt, hvor ingen kommer direkte fra en anden aftale eller skal løbe videre til den næste. Et roligt sted gør det også mere naturligt at tilslutte webcam og sikrer, at der ikke er distraherende baggrundsstøj.

Til nogle online møder starter deltagere nogle gange uden at tænde deres webcam. Dette kan skyldes, at det er en generel vane i organisationen, at internetforbindelsen er dårlig, eller at deltagerne ikke ønsker at vise deres hjemmetøj og uredt hår til andre. Men at se hinanden gør samtalen mere personlig, så sørg for at opmuntre din medarbejder til at tænde for deres webcam.

2. Omhyggelig teknisk forberedelse

En vellykket og effektiv udviklingssamtale kræver, at begge parter forbereder sig nøje. Udover at forberede det faktiske indhold er det vigtigt at huske at teste det tekniske setup på forhånd.

Sørg for at vide, hvordan du bruger de vigtigste funktionaliteter i dit konferenceværktøj. Fungerer videoen og lyden for jer begge? Kan du dele din skærmvisning med din medarbejder?

Hovedfokus skal være på samtalens indhold og ikke på det tekniske setup. Dette er indlysende, men ofte overset: vi har alle været til møder, der starter med tekniske vanskeligheder, der stjæler værdifuld tid fra den faktiske samtale og styrer fokus væk fra det, der virkelig betyder noget.

Teknisk forberedelse er indlysende, men overses ofte: vi har alle deltaget i møder, der starter med tekniske vanskeligheder.

3. Strukturer og styr samtalen ved hjælp af forskellige værktøjer

Online værktøjer kan hjælpe dig meget, når det kommer til at videreudvikle din model for udviklingssamtaler. Måske kan de endda give dig den perfekte mulighed for endelig at droppe kuglepen og papir og blive helt digital?

Det er nemt at oprette en klar og gennemsigtig struktur for din samtale ved hjælp af digitale HR-værktøjer såsom en HR-løsning, og det er også let at se på chat-dagsordenen eller spørgeskemaet sammen på en delt skærm. Du kan anvende online spørgeskemaer og formularskabeloner og redigere dem, som du ønsker. Ved at have nem adgang til andre samtalerelaterede dokumenter, der er gemt i et HR-system, får du lettere ved at gennemgå mål og udvikling på individ, team og endda organisatorisk niveau.

Det kan også være sjovt at medtage nogle offline elementer. Nyd for eksempel en frisk kop kaffe under samtalen eller find på et andet alternativ. Dette skaber en følelse af at være i det samme rum selvom I deler dette øjeblik sammen online.

4. Husk de vigtigste elementer i en ligeværdig dialog

De samme principper for en god udviklingssamtale gør sig stadigvæk gældende, når samtalen rykkes online: en god udviklingssamtale skal være individbaseret, konsekvent, fair, baseret på data og fokusere på fremtiden.

En online samtale er mere uafhængig af tid og sted og det er dermed nemmere at planlægge ud fra medarbejderens behov og ønsker. Nogle kan lide en tæt og struktureret samtale, hvorimod andre foretrækker en bredere og mere løs struktur for samtalen. Giv din medarbejder muligheden for at påvirke tidspunktet, varigheden og indholdet af samtalen.

Selvom teknologi tilbyder nye muligheder, er det vigtigt at have dynamikken fra tidligere samtaler i tankerne. Var din medarbejder glad for de forrige udviklingssamtaler, bør du forsøge at bevare de elementer, der gjorde dem vellykkede.

Vær særlig opmærksom på, hvordan samtalen foregår online, og hvem der tager plads. En person med stor erfaring i online samtaler kan pludselig styre samtalen og tage plads fra de mere uerfarne. Sørg for at give den anden mulighed for at bidrage. Da sociale signaler kan være sværere at opfange online, bør du sørge for, at du virkelig opfordrer den anden part til aktivt at deltage i samtalen og undgå unødvendig afbrydelse.

Vær særlig opmærksom på, hvordan samtalen foregår online, og hvem der tager mest plads.

5. Udnyt de nye muligheder

Du får mest ud af teknologien, hvis du lader den hjælpe dig med at håndtere de aspekter af samtalen, der kræver mindre human touch eller bruger den til at tilføje værdi, som offline værktøjer ikke tilbyder.

For eksempel kan du oprette påmindelser og opfølgning på aftalte mål, bede om feedback i form af billeder og humørikoner eller endda anvende gamification i dine samtaler. Det online format tilbyder nærmest ubegrænsede muligheder for at opgradere dine samtaler.

Leg med formaterne og foretag tilpasninger løbende

Når begge parter er velforberedte og åbne for de muligheder som det online format tilbyder, kan online udviklingssamtaler blive meget vellykkede.

Den bedste måde at udvikle din model for udviklingssamtaler yderligere på er ved altid at bede om direkte feedback. I slutningen af hver samtale bør du spørge, om medarbejderen er tilfreds med samtalen, de omtalte tematikker og den tekniske udførelse.

Da online udviklingssamtaler rent faktisk kan tage kortere tid og er mindre stedbundne, er det muligt at afholde dem oftere og på en smidigere måde. Alt i alt kan det, at afholde nogle udviklingssamtaler online, give dig en god mulighed for at videreudvikle din nuværende model for udviklingssamtaler. Held og lykke!