Viisi vinkkiä laadukkaaseen kehitys­keskusteluun verkossa

Monissa henkilöstöhallinnon oppaissa korostetaan, että kehityskeskustelun tulisi olla henkilökohtainen ja keskustelutilanne tulisi olla aidosti avoin sekä luottamusta rakentava. Kuinka voit saavuttaa saman tuloksen, kun etätyö on lisääntynyt ja hajallaan toimivat tiimit ovat yhteydessä ainoastaan verkon välityksellä?

Etätyöt ovat viime vuosina yleistyneet vauhdilla, ja moni tiimi on hajallaan ympäri maailmaa ja aikavyöhykkeitä. Tilanne vaatii uudenlaista ajattelua esihenkilötyön ja johtamisen organisointiin. Digitaalisia apuvälineitä on onneksi paljon tarjolla, mutta taipuuko kehityskeskustelu aidosti verkkoon? Ja vaikka teknisesti taipuisikin, pysyykö se sisällöltään yhtä merkityksellisenä, laadukkaana ja henkilökohtaisena kuin kasvokkaiset keskustelut?

Vastaus molempiin kysymyksiin on kyllä. Mutta kuten useimmissa asioissa, onnistuminen vaatii hyvän valmistautumisen ja kehitykselle avoimen asenteen. Keräsimme avuksi muutamia täsmävinkkejä kehityskeskustelun onnistuneeseen online-ympäristössä.

Työtapojen muutokset vaativat uudenlaista ajattelua tiimin jäsenten johtamisessa.

1. Rauhallinen aika ja paikka

Kehityskeskustelun ulkoisia puitteita koskevat vaatimukset ovat samat verkossa kuin kasvokkaisissakin tapaamisissa. Molempien osapuolten tulee varmistaa itselleen rauhallinen tilanne keskustelua varten.

Rauhallinen keskusteluaika ja -paikka kannattaakin miettiä huolella jo ennakkoon. Valitkaa ajankohta, jolloin kumpikaan ei ole tulossa kiireellä toisesta tilanteesta tai menossa vauhdilla seuraavaan. Hyvässä keskustelupaikassa on luontevaa laittaa videoyhteys päälle eikä siellä ole keskittymistä häiritsevää hälyä.

Monissa etäpalaveritilanteissa osallistujat jättävät videoyhteyden avaamatta. Tämä on voinut muodostua organisaatiossa tavaksi, kenties näin toimitaan verkkokaistan säästämiseksi tai osallistujat saattavat vältellä esittelemästä muille kotivaatteitaan ja kampaamatonta tukkaansa.

Kehityskeskustelussa kuvayhteydellä voidaan kuitenkin lisätä henkilökohtaisuuden ja luottamuksellisuuden tunnetta.

2. Huolellinen tekninen valmistautuminen

Onnistunut ja tehokas kehityskeskustelu edellyttää, että molemmat osapuolet ovat valmistautuneet tilanteeseen huolella. Verkon yli käytävässä kehityskeskustelussa on sisällöllisen valmistautumisen lisäksi olennaista varmistaa ennalta myös tekninen toimivuus.

Varmista siis, että osaat käyttää varmalla otteella sovitun etäpalaverityökalun keskeisiä toiminnallisuuksia. Toimivatko kuva ja ääni molempien keskustelijoiden suuntaan? Saatko jaettua haluamasi ruutunäkymät yhteiseen tarkasteluun?

Pääpainopisteen tulisi olla keskustelun sisällössä, ei teknisissä yksityiskohdissa. Itsestään selvää, mutta se jätetään usein huomioimatta: olemme kaikki olleet kokouksissa, jotka alkavat teknisillä vaikeuksilla, mikä kuluttaa arvokasta aikaa todellisesta keskustelusta ja ohjaa keskittymisen pois siitä, mikä on todella tärkeintä.

Tekninen valmistelu on itsestään selvää, mutta se jätetään usein huomioimatta: olemme kaikki olleet kokouksissa, jotka alkavat teknisillä vaikeuksilla.

3. Hyödynnä digityökaluja keskustelun edistämisessä

Online-työkaluilla on paljon annettavaa kehityskeskusteluiden parantamisessa. Ehkäpä ne tarjoavat sinulle jopa täydellisen tilaisuuden luopua kynästä ja paperista ja siirtyä täysin digitaaliseksi?

Verkkokeskusteluun on helppo luoda selkeää rakennetta digitaalisten työkalujen, kuten HR-ratkaisun avulla. Keskustelun agendaa on myös helppo silmäillä ja muokata yhdessä jaetun näytön avulla. Voitte hyödyntää valmiiksi jäsenneltyjä kysymys- ja lomakepohjia ja muokata niitä haluamallanne tavalla. Helppo pääsy muihin keskusteluun liittyviin materiaaleihin helpottaa tavoitteiden ja kehityksen läpikäyntiä niin yksilö-, tiimi- kuin organisaatiotasollakin.

Offline-elementtien sisällyttäminen voi myös olla hauska ajatus. Nauti tuore kuppi kahvia keskustelun aikana tai sovi muusta fyysisestä ympäristöstä, joka luo samanlaisen yhteyden molemmille. Tämä luo tunteen siitä, että olette samassa tilassa, vaikkakin online-yhteyden kautta.

4. Muista tasavertaisen dialogin pääperiaatteet

Kehityskeskustelun samat pääperiaatteet pätevät, vaikka toteutus olisikin siirretty verkkoon. Hyvässä kehityskeskustelussa pyritään yksilöllisyyteen, johdonmukaisuuteen, oikeudenmukaisuuteen, aitoon vuoropuheluun ja tulevaisuuskeskeisyyteen.

Ajasta ja paikasta riippumattomamman verkkokeskustelun avulla on entistä helpompaa järjestää kehityskeskustelu alaisen tarpeista ja toiveista lähtien. Osa meistä on aamuihmisiä, osa iltavirkkuja. Osa pitää tiiviistä ja systemaattisesta keskustelutyylistä, toiset haluavat jutustella laveammin ja vapaamuotoisemmin. Anna alaiselle mahdollisuus vaikuttaa keskustelun ajankohtaan, kestoon, aihepiireihin ja menettelytapoihin.

Verkkoformaatti antaa myös hyvät eväät johdonmukaiseen ja läpinäkyvään keskustelukulttuuriin. Keskustelun agenda sekä siihen liittyvät tiedot ja dokumentit ovat molemmille helposti saatavilla ja lennosta muokattavissa. Molempien on myös mahdollista palata tietoihin jälkikäteen ja seurata sovittujen asioiden edistymistä. Esihenkilö pystyy muodostamaan tiedoista raportteja haluttuihin käyttötarpeisiin.

Vuoropuhelun tasavertaisuuteen kannattaa kiinnittää verkossa erityistä huomiota. Kokenut verkkokeskustelija saattaa huomaamattaan johtaa keskustelua ja viedä tilaa kokemattomammalta. Muista varmistaa, että keskustelukumppanisi saa riittävästi tilaa puhua. Rohkaise, ja vältä keskeyttämästä suotta.

Kiinnitä erityistä huomiota siihen, kuinka vuoropuhelua käydään verkossa ja anna tilaa myös kokemattomammalle keskustelijalle.

5. Ota haltuun online-keskustelun uudet mahdollisuudet

Saat tekniikasta parhaan hyödyn irti, kun otat sen rohkeasti haltuun ja annat sen hoitaa keskusteluissa kaikki ne asiat, jotka eivät vaadi inhimillistä ajattelua.

Voit esimerkiksi ottaa käyttöön sovittuihin tavoitteisiin liittyviä muistutuksia ja seurantaa, pyytää palautetta kuvina ja hymiöinä tai vaikkapa pelillistää keskustelua.

Vaikka mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat, älä sorru turhaan kikkailuun. Uudet toimintamallit toimivat hauskana piristeenä, mutta päähuomion on aina keskityttävä työntekijään ja hänen ajatuksiinsa, toiveisiinsa ja kehitystavoitteisiinsa. Tekniikka on asiassa kätevä apu, mutta aina renki.

Pidä hauskaa ja paranna matkan varrella

Kun kehityskeskustelun osapuolet tulevat tilanteeseen hyvin valmistautuneina ja suhtautuvat avoimesti digityökalujen tarjoamiin uusiin mahdollisuuksiin, online-kehityskeskustelut saattavat yllättää positiivisesti.

Paras tapa kehittää kehityskeskusteluja on aina kysyä suoraa palautetta. Kysy jokaisen keskustelun lopussa, onko työntekijä tyytyväinen keskusteluun, sovittuihin aiheisiin ja tekniseen toteutukseen.

Koska verkossa toteutettavat kehityskeskustelut saattavat viedä vähemmän aikaa ja ovat vähemmän sidottuja tiettyyn paikkaan, voit järejstää niitä useammin ja ketterämmin. Kehityskeskustelujen suorittaminen verkossa saattaa jopa tarjota sinulle loistavan tilaisuuden päivittää nykyiset kehityskeskustelukäytännöt ajan tasalle.

Hyviä kehityskeskusteluja!