Din guide til en vellykket udviklings­samtale

Introduktion: Læs denne e-bog og bliv endnu bedre til udviklingssamtaler

Virksomheders succes eller fiasko afhænger af deres medarbejdere, som er virksomhedens vigtigste ressource. Når du har ansat de rigtige medarbejdere, vil du selvfølgelig have, at de trives. En af de vigtigste faktorer med hensyn til trivsel på ar- bejdspladsen er relationen mellem medarbejderen og lederen. I en anerkendt Gallup-undersøgelse blev medarbejderne spurgt, hvorfor de forlod virksomheden.

I 75% af tilfældene svarede de adspurgte, at det handlede om forhold på arbejdspladsen, som deres ledere kunne have gjort noget ved. Ved udviklingssamtaler skal der afsættes den nødvendige tid til, at medarbejderen og lederen kan sætte sig ned og føre en konstruktiv samtale. Den tid, der bruges på udviklingssamtalen, er godt givet ud, hvis begge parter er engagerede og oprigtigt ønsker at udvikle dem selv og deres relation.

Hvordan står det til i din virksomhed

Ved du om udviklingssamtalerne fungerer godt i din organisation? Godt gået, hvis du er sikker på, at alt fungerer perfekt! Hvis du ikke er helt sikker på, hvordan udviklingssamtalerne går, og om resultaterne bliver rapporteret som de skal, er denne e-bog oplagt til dig. E-bogen er udarbejdet som en guide til HR-medarbejdere, som ønsker at hjælpe lederne med at forbedre udviklingssamtalerne.

Vi ved, hvor vigtigt et godt lederskab er. Derfor ønsker vi også at hjælpe lederne med at afholde udviklingssamtaler og har inkluderet nogle tips til lederne også. E-bogen giver praktisk råd om, hvordan man afholder vellykkede udviklingssamtaler - både på et individuelt plan og på virksomhedsplan. Slutmålet er at forbedre medarbejdernes trivsel og produktivitet. Og det er netop derfor, at udviklingssamtaler er så vigtige!

1. Forøg motivation og engagér medarbejdere samt ledere med udviklingssamtaler

Alle moderne virksomheder er interesserede i medarbejdernes præstationer og afholder typisk udviklingssamtaler i et eller andet format for at kunne støtte og videreudvikle præstationerne. Generelt er hyppigheden af udviklingssamtaler lav: Ifølge en undersøgelse gennemført af Society for Human Re- source Management, afholder 72% af virksomhederne kun udviklingssamtaler en gang årligt.

I den samme undersøgelse var der kun 2% af medarbejderne, som gav deres virksomhed den højeste karakter for virksom- hedens performance management. Generelt er medarbejderne ikke tilfredse med, hvordan virksomhederne håndterer performance management. Den utilfredshed kan dog vendes til tilfredshed. En anden undersøgelse viser, at medarbejdere, som har en leder, der afholder regelmæssige udviklingssam- taler, er tre gange mere sandsynlig for at være tilfredse med deres arbejde.

Udviklingssamtaler hjælper med at bevare en god relation mellem medarbejdere og ledere

Forudsætningerne for en god udviklingssamtale er, at lederen ønsker, at teammedlemmerne trives – det vil sige, at lederen er engageret og ser fremad. Gode udviklingssamtaler er med til at skabe tættere relationer mellem dine medarbejdere og ledere. Ligesom med andre redskaber skal der lidt øvelse til for at kunne gennemføre udviklingssamtaler på den korrekte måde.

Formålet med en udviklingssamtale er, at medarbejderen og lederen har en åben dialog. Begge parter bør føle sig trygge og kunne give hinanden konstruktivt feedback.

I sin mest enkle form kan en medarbejdersamtale bestå af disse elementer:

• Hvor motiveret er medarbejderen?
• Hvilke arbejdsopgaver er medarbejderen mest interesseret i?
• Hvad går godt, og hvad kan forbedres?
• Hvad er planen for at udvikle medarbejderes kompetencer i løbet af dekommende seks måneder, og hvordan kan lederen støtte planen?

Målet for hver udviklingssamtale er, at medarbejderne føler sig positivt stemt med hensyn til deres udvikling, ved hvilke områder de skal udvikle sig på og ved, hvad de skal gøre for at tage næste trin i deres karriere – hvis de da ønsker det.

I praksis prøver lederne ofte at finde en skabelon til deres samtaler. Strukturerede spørgsmål og skemaer – som vi vil gå mere i dybden om senere – er også gavnlige for virksomhed- erne, da de giver de nødvendig data til at understøtte beslut- ninger om strategi, uddannelse, rekruttering og investeringer. Et velfungerende HR-system giver dig mulighed for nemt at bevæge dig mellem den enkelte medarbejder, teamet og virksomhedsniveauerne til for eksempel at sammenligne kompetencer og udvikling på tværs af de forskellige teams og muligvis endda foretage prædiktive analyser og strategisk planlægning.

Indsamlinger af data skal dog altid være et sekundært mål. Dit hovedmål er at have en organisation med arbejdsglæde og produktivitet. Dette mål kan opnås ved at forbedre relationen mellem medarbejder og leder.

Hvad kan du ellers forvente at få ud af en systematisk tilgang til udviklingssamtalen?

Forøget motivation

Ved at afholde udviklingssamtaler med fokus på fremtiden, hjælper lederne teammedlemmerne med at definere deres karriereforløb samt udvikle deres kompetencer og styrker for at komme videre til næste karrieretrin.

En følelse af udvikling

At sætte mål og holde fast i dem på langt sigt giver struktur og gennemsigtighed i den enkelte medarbejders karriere. At være i stand til at se dit eget karriereforløb og kompetenceudvikling hjælper dig med at bevare motivationen.

Organisatorisk indsigt

Udviklingssamtaler kan bruges til at afdække, hvorfor nogle teams fungerer bedre end andre. Er der noget i adfærden eller arbejdsformerne, som andre teams kan lære af? Udviklingssamtaler kan også bidrage til at evaluere, om din organisation har de nødvendige kompetencer til at eksekvere den valgte forretningsstrategi.

Tilpasning i forhold til strategien

Udviklingssamtaler er en glimrende mulighed for at medarbejdernes ser, at deres opgaver har relation til organisationens overordnede strategi. Gennemsigtigheden og motivationen forøges efterhånden, som medarbejderne skaber overensstem- melse mellem organisationens mål og deres egne mål.

Nu ved vi, hvorfor udviklingssamtaler er vigtige for din virksomhed. Hvorfor så ikke tage et kig på, hvordan du kan afholde en vellykket udviklingssamtale næste gang?

2. Byggestenene i en vellykket udviklingssamtale

I dette korte kapitel kigger vi på formlen til at afholde en vellykket udviklingssamtale, da du ved at have kriterierne i bag- hovedet, sikrer at de bliver opfyldt i planlægningen af sam- talen. Så simpelt er det! Lad os se på, hvordan du skaber en god proces til udviklingssamtaler.

Individuel

En god udviklingssamtale skal være personlig. Lederen skal vise ægte interesse for, hvad der rører sig hos den enkelte medarbejder og gennemføre udviklingssamtalen under hensyntagen til den enkeltes helt særlige behov. Da der stilles forskellige krav til forskellige roller, skal forløbet af udviklings- samtalen være fleksibelt for at tage hensyn til den enkelte medarbejder.

Hyppighed

Mens undersøgelser viser, at folk sætter pris på hyppige samtaler, er en god udviklings- samtale på et bestemt tidspunkt hvert år, bedre end en tilfældig samtale nu og da. Medarbejderne skal vide, hvad de forventer af udviklingssam- talen, uanset om den bliver gennemført en gang om året eller en gang om ugen.

Fair

Det er overraskende almindeligt for ledere at give ens scores til næsten alle, noget, der kan være skadeligt for kvaliteten af din information. Ledernes rating har en tendens til at afvige: Nogle er hårde, andre er mindre hårde. Tag dem med i dine betragt- ninger.

Samtalebaseret

Udviklingssamtalen er en samtale, hvor det er din medarbejder, der primært har ordet. En udviklingssamtale er ikke envejskommunikation med feedback, hvor medarbejderne skal høre dit tilbageblik på deres hidtidige indsats og lytte til dine gode råd ud fra en alenlang liste med spørgsmål. Der skal altid være plads til åben feedback og gensidige, positive indspark.

Fokus på fremtiden

I sidste ende skal en udviklings- samtale altid være et udgangspunkt for noget nyt. En ud- viklingssamtale er en succes, når den enkelte medarbejder kan se det næste ambitiøse, men opnåelige, niveau, som udstikker kursen for opbygning af deres kompetencer og karriere. Led- erne skal derfor dreje samtalen hen mod fremtidig udvikling, ikke kun tidligere præstation.

Længere er den ikke. Med disse fem byggesten i baghovedet kan vi kigge på, hvordan du kan opbygge et forløb i udviklingssamtalen i din organisation.

3. Sådan skaber du en god proces til udviklingssamtalen

Alle udviklingssamtaler er forskellige. Vi præsenterer her de vigtigst skridt til at planlægge en strategisk proces i forbindelse med udviklingssamtaler i din organisation.

TRIN 1: Undersøg hvad den nuværende situation er i din organisation

Inden du fastlægger eller ændrer processen i forbindelse med udviklingssamtaler, er det nødvendigt, at du ved, hvor din organisation står lige nu.

Oplysninger, du skal forsøge at afdække:

• Hvor stor tilfredshed er der med udviklingssamtalerne blandt medarbejderne i øjeblikket?
• Hvor ofte gennemføres udviklingssamtaler typisk?
• Hvad er strukturen/formen, som udviklingssamtalerne følger, hvis nogen?
• Hvordan er de resultater, lederne rapporterer? Er de konsekvente?

Disse oplysninger kan afdækkes på forskellige måder. Hvis din organisation bruger et HR-system, bør du undersøge, hvilke data i har indsamlet. Har du ikke et HR-system, bør du spørge dine ledere og medarbejdere.

TRIN 2: Trouble shooting. Gentag.

Din planlægning vil naturligvis afhænge af, hvad du finder ud af, når du undersøge den nuværende situation i din organisation. Det centrale spørgsmål, som du bør stille dig selv, er, hvordan du kan forbedre relationen mellem ledere og medarbejdere i din organisation? Hvilken støtte kan du give ledere og medarbejdere?

Typiske problemer og hurtige løsninger

Vurderingen af din udviklingssamtaler er lav.

Er det tilfældet, skal du hurtigt finde ud af hvorfor. Er det timingen, strukturen eller kemien mellem medarbejdere og ledere? Tager dit forløb individuelle forskelligheder mellem medarbejderne i betragtning? Kommer medarbejderne nok til ordet? Føler de, at de har en medindflydelse på deres arbejde? Sammenlign data: Er visse grupper mere tilfredse end andre? Hvad gør de anderledes? Uanset hvilke svar du finder, skal du huske at følge op på, om dine ændringer fungerer.

Dine ledere afholder ikke udviklingssamtaler ofte nok.

Send eventuelt dine ledere på kursus og tilbyd dem alternativer til lange, årlige udviklingssamtaler. Vis dem fordelene ved en god udviklingssamtale: Hvad får de ud af den, og hvordan støtter den op om deres arbejde? Undersøg om en leder har for mange teammedlemmer. Etablér en proces til udsendelse af påmindelser og opfølgninger.

Du får overordnet ikke nok nyttig information fra udviklingssamtalerne.

Udarbejd et nyt skema til udviklingssamtaler og klæd lederne på til at bruge det korrekt. Giv en tydelig definition af, hvad hvert trin af skalaen betyder. Der er mere information om skemaet til udviklingssamtaler i kapitel 4. Hvis medarbejderne generelt er tilfredse med udviklingssamtalerne, bør du være forsigtig med ikke at ødelægge det med et ufleksibelt skema.

Nu er din proces klar. Lad os derfor kigge nærmere på, hvilke data udviklingssamtaler kan give dig, som kan hjælpe dig med at træffe de korrekte beslutninger.

4. Brug data fra udviklingssamtalerne til at støtte ledere og beslutningstagere

Selvom alle organisationer er forskellige, viser undersøgelsen, at teams med toppræstationer har nogle generelle fællestræk. Eksempelvis viste en Gallup-undersøgelse, at teams med medarbejdere, der var helt enige i udsagnet “På jobbet får jeg mulighed for at gøre det, jeg er bedst til hver dag”, var 44% mere tilbøjelige til at få højere kundetilfredshed, 50% mere tilbøjelige til at have lav personaleudskiftning, og 38%
mere tilbøjelige til at være produktive.

Det er nemmere at afdække, hvad der adskiller dine bedst ydende teams og medarbejdere, hvis udviklingssamtalerne er opbygget således, at de indsamler ensartet data. Det behøver du ikke en lang liste med spørgsmål til. Faktisk kan det være helt tilstrækkelige med blot seks spørgsmål eller udsagn.

Husk, at dit overordnede mål er at engagere teamlederen og medarbejderen i en ærlig og brugbar samtale. Begræns ikke denne samtale med et langt, ufleksibelt skema, som teamlederne skal følge slavisk.

Indholdet i et enkelt skema til udviklingssamtalen

Personens styrker

Hovedparten af diskussionerne skal omhandle personens styrker. Hvordan kan personen udnytte styrkerne i sit arbejde? Hvordan kan personen videreudvikle sine styrker? Hvis dette er den første udviklingssamtale, kan du indlede med en liste med deres styrker.

Mål for fremtiden

Nu skal der fastsættes mål. Hvad skal personerne forsøge at opnå i en bestemt periode? Målene skal være håndgribelige: I den næste udviklingssamtale skal du kunne fastlægge, om målene er nået. Det er også en god idé at diskutere, hvordan målene matcher virksomhedens overordnede mål.

Tiltag

Tiltagene skal være knyttet til disse mål. Hvad er de nødven- dige tiltag for at nå hvert mål? Måske har medarbejderen behov for et nyt projekt eller flere kurser? Hvert mål vil sandsynligvis kræve mere end et tiltag. Bemærk, at et tiltag også kan være at stoppe med at gøre noget, de gør i øjeblikket. Hvad er første trin?

Resultater

Selvfølgelig vil du vide, hvad resultaterne blev. Blev målene opfyldt? Hvis ja, hvad var resultatet så? Hvordan ser succes ud?

Styrker, mål, tiltag og resultater er det grundlæggende indhold i et skema til udviklingssamtaler. Alle spørgsmål skal selvfølgelig være åbne spørgsmål.

Sådan opbygger du din egen skabelon til udviklingssamtaler til at indsamle data

For at kunne danne dit et generelt overblik over trivslen blandt dit medarbejdere, ledere og teams, er det en god idé at starte ud med at have struktureret data, som du har indsamlet via multiple choice spørgsmål. Du bør udforme spørgsmålene, så du opnår den information, som er nødvendig for din forretning. Her er nogle forslag, som er relevant. Som sagt behøver du ikke bruge alle disse spørgsmål – du kan håndplukke dem, som passer til din virksomheds behov.

Giv din holdning til disse udsagn på en skala fra 1-5 (1 = helt uenig og 5 = helt enig):

Enkeltperson

• Jeg får mulighed for at udnytte mine styrker hver dag
• Jeg har en tydelig karrierevej i denne virksomhed
• Jeg føler mig værdsat for det arbejde, jeg udfører

Teamwork

• Mine kollegaer er engagerede i at udføre arbejde af høj kvalitet
• Mine kollegaer hjælper mig med at udvikle mine kompetencer
• Mine kollegaer gør mit eget arbejde nemmere

Organisation

• Virksomhedens mission/vision inspirerer mig
• Vores virksomhed er velforberedt på fremtidige ændringer i branchen

Og længere er den ikke. Dit skema til udviklingssamtalerne behøver ikke være mere komplekst end dette, da disse spørgsmål allerede giver dig meget data – uden at begrænse lederen og medarbejderens samtale.

Bedømmelse af mennesker har ingen værdi i sig selv. Formålet er at give og modtage feedback.

5. Valget mellem agile og traditionelle udviklingssamtaler

Som nævnt i kapitel 1 afholder 72% af virksomhederne kun udviklingssamtaler en gang om året. Denne langsigtede til- gang har sine fordele: Det er nemmere at planlægge og processen er tydelig samt forudsigelig. Typisk bliver målene fast- sat i begyndelsen af året og fremskridt evalueres et år senere. Som undersøgelser viser, er problemet med en årlig evaluering, at folk faktisk er ret så utroværdige, når de skal vurdere andres præstationer. En årlig udviklingssamtale er derfor en overraskende utroværdig kilde til evaluering af præstation.

Gennem de seneste cirka 10 år har flere og flere virksomheder bevæget sig i retning af en kultur med agile udviklingssamtal- er. Agile udviklingssamtaler står typisk for udviklingssamtaler, der afholdes med hyppige intervaller. I nogle tilfælde kan sam- talerne endda blive afholdt en gang om ugen af en varighed på en halv times tid.

Konklusion: Brug udviklingssamtalen til at øge forståelsen mellem teamledere og teamet

For at maksimere dine medarbejderes trivsel og performance anbefaler vi, at du evaluerer, hvordan udviklingssamtalerne gennemføres i din  virksomhed, og at du sammenligner processen med andre succesfulde virksomheders processer. Jo tættere forholdet mellem teamlederne og deres medarbejdere er, desto bedre klarer virksomheden sig. Det kan man lære af store undersøgelser af organisationer. Undersøgelserne tyder også på, at kortere samtaler fremfor lange og sjældne samtaler styrker samarbejdet mellem teamlederne og teamet.

Det tager tid at opbygge en kultur, hvor ledere og medarbejdere konstant deler feedback, men det er den bedste måde at holde dine medarbejdere involveret og engageret på. I sidste ende hjælper udviklingssamtaler dig med at finde ud af, hvad dine medarbejdere er bedst til, hvordan de kan forbedre deres kompetencer og udnytte deres styrker mest muligt.

Vores bedste tips

Dit primære mål bør være at etablere et godt flow af feedback mellem teamledere og deres medarbejdere. Skab en struktur for udviklingssamtaler, der giver medarbejderne mulighed for at tale om deres styrker, opstille mål og handlingspunkter, og som også gør det muligt at følge op på resultaterne. Det er bedst at afholde korte udviklingssamtaler regelmæssigt.

Er du nysgerrig efter at vide, hvordan et HR-system kan forbedre udviklingssamtaler? Kontakt os her, vi fortæller gerne mere og hjælpe dig med at komme i gang.