Sympa asiakastarina: Fortaco

Yksi järjestelmä, yksi yhtenäinen Fortaco

Fortaco on johtava meriteollisuuden sekä työkone- ja laitevalmistajien strateginen kumppani. Brändiriippumaton Fortaco tarjoaa muun muassa erilaisia teknologiaratkaisuja, työkoneiden ohjaamoja, asennusvalmiita teräsrakenteita sekä laitekokoonpanoja. Fortaco työllistää 2 100 henkilöä viidessä eri maassa ja sen tuotantolaitokset sijaitsevat Suomessa, Virossa, Unkarissa, Puolassa ja Slovakiassa.

Fortacon toiveena oli saada käyttöönsä yksi yhtenäinen järjestelmä sujuvien HR-toimintojen ja yhtenäisen henkilöstökokemuksen aikaansaamiseksi. Koska yhtiöllä oli käytössään useita eri palkanlaskenta- ja HR-järjestelmiä eri puolilla Eurooppaa sijaitsevissa toimipaikoissa, tämä oli haasteellista.

Yhtiö määritteli kolme tärkeintä hyötyä, jotka uuden järjestelmän olisi sille tarjottava:

Yhteinen tietokanta, joka yksinkertaistaa koko organisaation raportointia
Yhteiset prosessit, jotka säästävät henkilöstöhallinnon ja paikallisten tiimipäälliköiden aikaa
Yksi järjestelmä, joka on riittävän joustava mukautumaan kaikkien eri käyttäjäryhmien tarpeisiin

Vaikka uuden HR-järjestelmän etsiminen voi olla pelottavaa, Fortacon henkilöstötiimille se osoittautui yllättävän helpoksi. ”Huomasimme heti alusta alkaen, että Sympa oli ainoa palveluntarjoaja, joka tarjosi kaikki tarvitsemamme kielet ja jonka järjestelmä oli riittävän joustava mukautumaan juuri sellaiseksi kuin halusimme”, sanoo Agnieszka Koziara, Fortacon varatoimitusjohtaja ja henkilöstöjohtaja.

Järjestelmän käyttöönotto useassa eri maassa samanaikaisesti on aina kunnianhimoinen projekti, joka vaatii paljon omistautumista kaikilta sen parissa työskenteleviltä. Fortacon ja Sympan yhteisen asiantuntijatiimin, useiden verkkokokousten ja oikeanlaisten työkalujen ansiosta projekti onnistui kuitenkin erinomaisesti.

”Otimme samanaikaisesti käyttöön viisi eri tietokantaa, jotka kaikki sisälsivät eri tiedot”, Koziara nauraa. ”Se osoittautuikin aika suureksi määräksi toteuttaa kerralla. Onneksi Sympan tuki oli erinomaista projektin kaikissa vaiheissa. Sympan asiantuntijat todellakin halusivat auttaa meitä ja se näkyi”, hän lisää.

Projekti vaati lopulta paljon aikaa ja huomiota. Ottaen huomioon, että projekti toteutettiin lähes yksinomaan verkossa, oli käyttöönotto melko ainutlaatuinen menestystarina.

Fortaco

Huomasimme heti alusta alkaen, että Sympa oli ainoa palveluntarjoaja, joka tarjosi kaikki tarvitsemamme kielet ja jonka järjestelmä oli riittävän joustava mukautumaan juuri sellaiseksi kuin halusimme.”

Koziara huomauttaa, että henkilökohtaisissa tapaamisissa on kuitenkin omat etunsa. ”Jotkin asiat olisivat voineet mennä nopeammin, jos olisimme voineet tavata kasvokkain useammin”, hän sanoo.

Toisaalta henkilökohtaisten tapaamisten vähäinen määrä piti myös kustannukset alhaisina. Oli helpompaa suunnitella virtuaalikokouksia silloin, kun niitä tarvittiin, lisätukea oli aina saatavilla ja koko prosessi oli ketterämpi alusta loppuun saakka. ”Verkkotapaamisten ajankohtia oli helppo suunnitella viidessä eri maassa sijaitsevien työntekijöiden kanssa, koska meidän ei tarvinnut olla samassa paikassa”, hän sanoo.

Fortacon toimitusjohtaja Lars Hellberg on erittäin kokenut yritysjohtaja ja tuntee liiankin hyvin näin laaja-alaisen projektin mahdolliset sudenkuopat. ”Yleensä tällaiset projektit ovat hyvin monimutkaisia, ja oikeiden tietojen saaminen voi olla vaikeaa, jolloin myös turhautumisaste nousee”, hän toteaa. ”Kaikki meni kuitenkin erittäin hyvin ottaen huomioon, miten monimutkainen projekti oli kyseessä.”

Sympan asiakkuusvastaava Marianne Lumme kertoo, että Koziaran johtajuus ja päättäväisyys olivat olennaisia tekijöitä projektin onnistumisen kannalta. ”On hämmästyttävää nähdä tällaista omistautumista, varsinkin verkkoympäristössä”, hän sanoo.

Yleensä tällaiset projektit ovat hyvin monimutkaisia, ja oikeiden tietojen saaminen voi olla vaikeaa, jolloin myös turhautumisaste nousee. Kaikki meni kuitenkin erittäin hyvin ottaen huomioon, miten monimutkainen projekti oli kyseessä.”

Yksi yhteinen Fortaco

Yhtiö tuntee jo uuden järjestelmänsä edut. Kaikki kolme järjestelmälle asetettua tavoitetta ovat täyttyneet kirkkaasti.

Ensinnäkin yhden yhteisen tietokannan ansiosta järjestelmän ylläpito ja tarkkuuden varmistaminen ovat helpottuneet merkittävästi, jolloin myös toistuvien raporttien laatiminen on paljon helpompaa. ”Pääsen nyt helposti tarkastelemaan kaikkia Fortacon tietoja”, Hellberg sanoo. ”Niinkin yksinkertainen asia kuin työntekijöidemme lukumäärän tarkistaminen nopeasti ei ollut ennen mahdollista, mutta nyt se vie vain muutaman sekunnin!”

Toiseksi, samojen prosessien käyttö kaikissa Fortacon HR-toiminnoissa vähentää merkittävästi niin esimiesten kuin henkilöstötiimienkin paperityötä. Koziara kertoo: ”Toimiminen niin monessa maassa tarkoittaa paitsi eri kieliä, mutta myös eri kulttuureja ja lakeja. Sympan HR-tuen ja -ratkaisujen avulla olemme voineet onnistuneesti ottaa käyttöön yhteisiä prosesseja.”

Esimerkiksi suoritusarviointien seuranta käy nyt helposti. Nopea vilkaisu kertoo, kuka on tehnyt arvionsa ja kuka ei, ilman kollegojen vastausten odottelua.

Lopuksi, paperittomasta järjestelmästä on suuresti hyötyä nyt, kun ihmiset ovat siirtyneet enenevässä määrin työskentelemään kotoa käsin. ”Voimme nyt hoitaa kaiken verkossa, mikä on tällaisina aikoina tärkeämpää kuin koskaan aikaisemmin”, Koziara sanoo. ”Ennen työntekijöiden piti anoa lomaa erillisellä paperilomakkeella, mutta nyt he voivat tehdä sen kätevästi kotitietokoneiltaan.”

HR-ydinprosessien yksinkertaistaminen vapauttaa Fortacon henkilöstöasiantuntijoiden aikaa siihen, minkä he osaavat parhaiten: yhtiön työntekijöiden ja heidän kykyjensä tukemiseen. Sympan HR-ratkaisua käytetään jo arvioinneissa, ja sitouttamiskyselyt tehdään syyskuun lopussa. Palkkakatsaukset ja rekrytointi hoidetaan myös pian uudella järjestelmällä.

Toimitusjohtaja Lars Hellberg on täysin vakuuttunut ratkaisun tarjoamista eduista. ”Sympan palveluvalikoima on uskomattoman laaja ja sisältää loputtomasti vaihtoehtoja.”