Ett HR-system, ett Fortaco

Ett system, ett Fortaco

Fortaco är den ledande, oberoende samarbetspartnern till företag inom tunga terrängfordon och marinindustrin, och har ett brett utbud tjänster inom teknologi, fordonshytter, stålkonstruktioner och fordonsmontage. Fortaco har 2 100 anställda i 5 länder och produktionsanläggningar i Estland, Finland, Ungern, Polen och Slovakien.

Fortaco hade som mål att slå samman sina system för att möjliggöra en enhetlig och smidig personaladministration inom hela företaget. Eftersom man hade många olika löne- och HR-system på sina anläggningar runt om i Europa var det något av en utmaning.

Företaget identifierade tre centrala fördelar som det nya systemet skulle medföra:

En gemensam databas för att förenkla rapporteringen i hela organisationen
Gemensamma rutiner för att spara tid för HR-avdelningen och lokala teamchefer
Ett enda enhetligt system som är tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till alla de olika användargrupperna

Även om det kan vara en rejält utmaning att hitta ett nytt HR-system visade det sig vara förvånansvärt enkelt för Fortacos HR-avdelning. ”Vi insåg redan från början att Sympa egentligen var den enda leverantören som erbjöd alla språk vi behövde och dessutom hade ett system som var tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till exakt vad vi var ute efter”, säger Fortacos HR-chef Agnieszka Koziara.

Att införa ett system i flera länder är alltid ett ambitiöst projekt som kräver helhjärtat engagemang från alla inblandade. Men tack vare Fortacos och Sympas gemensamma expertteam och de rätta verktygen för täta online-möten blev projektet till slut en stor framgång.

”Vi implementerade 5 olika databaser med olika innehåll samtidigt”, skrattar Koziara. ”Det visade sig vara rätt så mycket på en gång. Men som tur var hade vi ett fantastiskt stöd från Sympa. Konsulterna ville verkligen hjälpa till och det syntes tydligt”, tillägger hon.

Projektet krävde visserligen en hel del tid och möda. Men med tanke på att det hanterades nästan helt och hållet på nätet blev det faktiskt en näst intill unik framgångssaga.

Fortaco

Vi insåg redan från början att Sympa egentligen var den enda leverantören som erbjöd alla språk vi behövde och dessutom hade ett system som var tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till exakt vad vi var ute efter.

Å ena sidan finns det, som Koziara påpekar, fördelar med fysiska möten. ”Vissa saker kunde ha gått snabbare om vi hade haft möjlighet att träffas öga mot öga oftare”, menar hon.

Å andra sidan höll det begränsade antalet fysiska möten kostnaderna nere. Det var lättare att planera virtuella möten när behov uppstod, det fanns hela tiden tillgång till extra stöd och hela processen var smidigare. ”Det var mycket lätt att planera in nätmöten med folk från fem olika länder när man inte behövde samlas på en och samma plats”, påpekar hon.

Fortacos vd och koncernchef Lars Hellberg är en mycket erfaren svensk företagsledare som alltför väl känner till de potentiella fallgroparna med ett så här pass omfattande projekt. ”Det är ofta väldigt komplicerat. Det kan vara svårt att få fram de data som behövs och det kan därför kännas väldigt frustrerande”, konstaterar han, ”men allt gick mycket bra med tanke på hur komplicerat det hela faktiskt var.”

Enligt Marianne Lumme, kundansvarig på Sympa, var Koziaras ledarskap och beslutsamhet att göra projektet till en framgång av stor betydelse för slutresultatet. ”Det är fantastiskt att se ett sådant engagemang, särskilt i en online-kontext”, säger hon.

Det är ofta väldigt komplicerat. Det kan vara svårt att få fram de data som behövs och det kan därför kännas väldigt frustrerande, men allt gick mycket bra med tanke på hur komplicerat det hela faktiskt var.

Fortaco tillsammans

På företaget märker man redan fördelarna med det nya systemet. De har uppnått alla sina tre mål, och vart och ett av dem gör verklig skillnad.

För det första, att ha en enda masterdatabas innebär att det bara finns en uppsättning data att underhålla och verifiera, vilket gör det mycket enklare att ta fram återkommande rapporter. ”Jag har enkel tillgång till alla data i Fortaco”, påpekar Hellberg. ”Något så enkelt som att snabbt kontrollera hur många anställda vi har gick helt enkelt inte tidigare, men nu tar det inte mer än några sekunder!”

För det andra, att använda samma uppsättning rutiner i all HR-verksamhet minskar mängden pappersarbete avsevärt, både för HR-teamet och för cheferna. Som Koziara påpekar: ”Med verksamhet i så många länder är det inte bara olika språk att ta hänsyn till, utan också olika kulturer och lagar. Sympa ger oss effektivt allt stöd vi behöver för att införa gemensamma rutiner.”

Det är till exempel mycket lättare nu att följa upp utvecklingssamtal – vem har lett dem, vilka har haft samtal och vilka har inte haft det – utan att behöva vänta på att kollegorna ska rapportera tillbaka.

Slutligen är ett papperslöst system en stor fördel när många nu har börjat arbeta hemifrån. ”Vi kan nu hantera allt på nätet”, säger Koziara”, och i dessa tider är det viktigare än någonsin. Förut behövde man ansöka om semester på pappersformulär, nu kan man göra det på hemdatorn.”

Tack vare denna förenkling av de centrala HR-rutinerna kan Fortacos HR-medarbetare koncentrera sig på det de gör bäst – att ta hand om personalen och ge goda förutsättningar för kompetensutveckling. Sympa används redan för utvecklingssamtal, engagemangsundersökningar kommer att genomföras i slutet av september och lönesamtal och rekryteringar kommer snart också att hanteras i systemet.

Vd och koncernchef Lars Hellberg är entusiastisk. ”Sympas erbjudande är fantastiskt, det finns så mycket att välja bland.”