OSTP Finland Oy Ab

OSTP Finland Oy Ab kuuluu OSTP konserniin, jolla on toimintaa Suomessa ja Ruotsissa. OSTP on yksi maailman johtavia ruostumattomien hitsattujen prosessiputkien ja putkenosien valmistajia. OSTP Finland Oy Ab Pietarsaaressa on konsernin suurin yksikkö, jossa työskentelee yli 220 henkilöä, koko konsernissa 500.

Räätälöity HR-ratkaisu tarpeiden mukaan

“OSTP Finland Oy Ab kuuluu OSTP-konserniin. Aiemmin OSTP oli osa Outokumpua ja tällöin käytössämme olivat Outokummun tietojärjestelmät. Irtautumisen yhteydessä tuli selkeä tarve hankkia omat tietojärjestelmät, joista HR-järjestelmä oli yksi tärkeimpiä”, kertoo OSTP:n Site HR Manager Ulla Kauppi.

“HR-järjestelmän hankinnassa painotettiin sopivuutta juuri tämän kokoiselle yritykselle sekä mahdollisuutta laajentaa järjestelmää tulevaisuudessa myös konsernin muihin yksiköihin”, Kauppi kertoo. “Toinen meille tärkeä asia oli järjestelmän käyttäjäystävällisyys ja mahdollisuus räätälöidä sitä joustavasti itse omiin tarpeisiimme. Haimme myös kokonaisvaltaista ratkaisua, joka toimisi hyvin HR master datana. Valitsimme Sympan, koska koimme, että järjestelmä vastaa juuri määrittelemiämme tarpeita – erityisesti helppokäyttöisyys ja pilvipalvelu houkuttelivat. Sympa oli valintahetkellä myös markkinoiden kustannustehokkain ratkaisu“, Kauppi lisää.

Valitsimme Sympan, koska koimme, että järjestelmä vastaa juuri määrittelemiämme tarpeita – erityisesti helppokäyttöisyys ja pilvipalvelu houkuttelivat. Sympa oli valintahetkellä myös markkinoiden kustannustehokkain ratkaisu"

Kaikki tarvittavat HR-tiedot yhdessä ratkaisussa

“Tärkeimmät järjestelmälle asetetut tavoitteet olivat käyttäjäystävällisyys ja kokonaisvaltaisuus sekä luonnollisesti myös kustannustehokkuus. Käytännön tasolla meillä on tavoitteena viedä mahdollisimman monta prosessia yhteen järjestelmään. Sympa on käytössä jo varsin laajasti: henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot, työsopimukset ja työtodistukset, lomat ja poissaolot, tehtävänkuvat, valmistautuminen kehityskeskusteluun ja varsinainen kehityskeskustelu, osaamisen arviointi, koulutukset, koulutuksiin ilmoittautuminen, työluvat (esim. työturvallisuuskortti, tulityökortti, trukkilupa), työvälineet (esim. tietokoneet, puhelimet, käyttöoikeudet), lähtöhaastattelu sekä varhaisen tuen mallin keskustelulomake. Tulevaisuudessa on tavoitteena saada vielä rekrytointi mukaan, ja varmasti keksimme yhä edelleen paljon muutakin käyttöä Sympalle”, Kauppi jatkaa.

Olemme erittäin tyytyväisiä HR-järjestelmäämme – erityisesti sen raportointiin, käyttäjäystävällisyyteen ja siihen, että voimme itse helposti kehittää järjestelmää eteenpäin – näin olemme jo tehneetkin. Ja tiedämme, että jos emme jotain osaa, niin Sympan tukipalvelu auttaa aina."

Käyttöönotto kahdessa vaiheessa

“Käyttöönottoprojekti jaettiin kahteen vaiheeseen, mikä oli erittäin hyvä ratkaisu. Käyttöönoton ensimmäinen vaihe oli meidän kannaltamme haastava kiireellisen aikataulun vuoksi. Järjestelmän piti olla käytössä henkilö-, työsuhde- ja palkkatietojen osalta neljässä kuukaudessa, ja tämä käyttöönotto sisälsi myös liittymän ulkopuoliseen palkanlaskentajärjestelmään. Kiitos Sympan osaavan projektipäällikön, Tuomas Makkosen, onnistuimme tässä käyttöönotossa paremmin kuin hyvin. Toki lähdimme siitä, että hyödynnämme mahdollisimman pitkälle Best Practice -prosesseja ja mietimme mahdollisia järjestelmän räätälöintitarpeita myöhemmin. Ensimmäisen vaiheen jälkeen jatkoimme muiden toiminnallisuuksien määrittelyä ja kaikkineen järjestelmä oli valmis alle vuodessa. Erinomaista kustannustehokkuutta projektiin toivat online-neuvottelujen hyödyntäminen ja se, että projektipäälliköllä oli lähistöllä toinen käyttöönottoprojekti menossa”, Kauppi kertoo.

Koko organisaation työkalu

“Sympa otettiin OSTP:lla ensin käyttöön HR:ssä ja seuraavaksi järjestelmän käyttöä laajennettiin esimiehille. Esimiesten antaman positiivisen palautteen perusteella tehtiin nopea päätös ottaa järjestelmä käyttöön myös toimihenkilöiden osalta. Aivan kaikkien työntekijöiden käyttöön emme ole vielä käyttöä laajentaneet, mutta varmasti pohdimme sitäkin mahdollisuutta tulevaisuudessa”, Kauppi tarkentaa.