OSTP

OSTP Finland Oy Ab ingår i OSTP-koncernen. “Tidigare, före 2013, var OSTP en del av Outokumpu och då använde vi Outokumpus it-system. I samband med att vi lösgjorde oss från dem uppstod ett behov att skaffa egna it-system, där HR-systemet var ett av de viktigaste”, berättar Ulla Kauppi, Site HR Manager hos OSTP.

“Vid anskaffningen av HR-systemet lades stor vikt vid lämpligheten för företag av just denna storlek och möjligheten att utvidga systemet i framtiden även till andra enheter inom koncernen”, berättar Kauppi. “En annan egenskap som var viktig för oss var användarvänligheten och möjligheten att flexibelt kunna skräddarsy systemet för våra egna behov. Vi sökte också en helhetslösning som skulle fungera bra som HR master data.”

“Vi valde Sympa, eftersom vi upplevde att systemet motsvarar de behov vi precis definierat – speciellt lockande var att det är lättanvänt och har molntjänst. Vid tidpunkten för valet var Sympa också den mest kostnadseffektiva lösningen på marknaden.”

De viktigaste kraven som ställdes på systemet var användarvänlighet och helhetstäckning samt naturligtvis också kostnadseffektivitet. “På den praktiska nivån har vi ambitionen att föra samman så många processer som möjligt i ett system”, fortsätter hon.

Idag används Sympa redan relativt brett: personal-, anställnings- och löneuppgifter, anställningsavtal och arbetsbetyg, semester och frånvaro, arbetsbeskrivningar, förberedelse för utvecklingssamtal och egentliga utvecklingssamtal, kompetensbedömning, utbildningar, anmälan till utbildningar, arbetstillstånd (t.ex. arbetssäkerhetskort, hetarbetscertifikat, trucktillstånd), arbetsredskap (t.ex. datorer, telefoner, användarrättigheter), uppsägningsintervju samt diskussionsformulär enligt modellen för tidigt stöd.

“I framtiden är målet att också få med rekryteringen, och säkert dyker det upp många fler användningsområden för Sympa”, säger Kauppi.

Implementation i två steg

Implementationprojektet delades in i två steg vilket var en mycket bra lösning. “Det första steget i implementation var utmanande för oss på grund av den tuffa tidplanen. När det gällde personal-, anställnings- och löneuppgifter skulle systemet vara i drift inom fyra månader, i juni 2014, och denna implementation inkluderade också en anslutning till ett externt löneberäkningssystem.”

“Tack vare Sympas kompetenta projektledare, Tuomas Makkonen, lyckades vi utomordentligt med detta. Vi utgick dock från att i största möjliga utsträckning utnyttja Best Practice -processer och fundera på eventuella behov av att skräddarsy systemet senare.”

“Efter det första skedet fortsatte vi med att definiera andra funktionaliteter och hela systemet var färdigt i maj 2015. Projektet blev mycket kostnadseffektivt genom användning av Lync-möten och att projektledaren samtidigt hade ett annat implementeringprojekt i närheten.”

Ett verktyg för hela organisationen

Inom OSTP togs Sympa i bruk först inom HR och i nästa steg utvidgades systemets användning till cheferna. Baserat på det positiva gensvaret från cheferna togs ett snabbt beslut om att ta systemet i bruk också för tjänstemännen. “Vi har ännu inte utvidgat användningen till alla anställda, men vi kommer säkert att fundera också på den möjligheten i framtiden”, preciserar Kauppi.

“Vi är riktigt nöjda med vårt nya HR-system – speciellt med rapporteringen i det, användarvänligheten och att vi själva på ett enkelt sätt kan vidareutveckla systemet – något vi också redan gjort. Och vi vet att om det är något vi inte klarar, så kan vi alltid fråga om råd från Sympas välfungerande stödfunktion”, avslutar hon.