Dashboard henkilöstöjohtamisen tukena

Tällaisena aikakautena, jolloin tietoa on valtavasti saatavilla ja sitä kerätään ennennäkemättömiä määriä, tiedon jalostaminen tulkittavaan muotoon ja tiedon jakaminen ovat muodostumassa keskeisiksi yrityksen toimialasta riippumattomiksi kilpailukykytekijöiksi.

Big data -hypetyksen tuoksinassa on herätty siihen, että tietojärjestelmistä ja tiedonkeruusta voidaan ulosmitata bisneshyötyjä vain, jos kerätty tieto on merkityksellistä, paikkansapitävää ja ymmärrettävässä muodossa saatavilla. Tällaisella tiedolla pystytään parantamaan päätöksenteon laatua ja nopeutta.

Oikea tieto oikeille henkilöille

Tiedon merkityksellisyys on sidoksissa tiedon käyttäjän rooliin ja ratkaistavan ongelman monimutkaisuuteen. Myyntijohtajalle merkityksellistä tietoa voi olla reaaliaikaisesti, päivittäin, viikoittain ja kuukausittain päivittyvät myyntiluvut. Henkilöstöjohtajalle säännöllisesti päivittyvät henkilöstön tilaa, osaamista ja suorituskykyä mittaavat luvut sekä henkilöstökäytänteiden määrää, laatua, tehokkuutta ja vaikuttavuutta kuvaavat ja ennustavat luvut voivat olla tärkeitä. Esimiestasolla voi olla kiinnostavaa tietää reaaliajassa ovatko työntekijät paikalla työvuorolistojen mukaisesti ja jos eivät ole, niin miksi ei, kuka voi tuurata, kenen ylityötunnit eivät vielä ole täynnä ja miten hän saa nopeasti yhteyden mahdolliseen tuuraajaan.

Liikuttaessa organisaatiotasolta toiselle, myös tiedon rooli päätöksentekotilanteessa muuttuu ratkaistavan ongelman monimutkaistuessa. Strategisella tasolla ratkaistavat ongelmat ovat monesti kompleksisia ilman yhtä oikeaa patenttiratkaisua. Ongelman ollessa hyvin laaja, kuten yritysostoa mietittäessä ”Mihin suuntaan yrityksen osaamispohjaa tulisi kehittää yritysostojen kautta?”, tietojärjestelmien tuottaman informaation rooli liukuu suorasta vastauksesta päätöksenteon laatua ja nopeutta parantavaksi.

Modernit tietojärjestelmät pystyvät tarjoamaan helpotusta sekä suoraviivaisiin ja helpohkoihin, että erittäin laajoihin ja monimutkaisiin kysymyksiin jos järjestelmät ja toimintatavat on onnistuttu jalkauttamaan niin, että tietoa tuotetaan ja päivitetään sovitusti. Monet tietojärjestelmien tarjoamista potentiaalisista hyödyistä valuvat kuitenkin hiekkaan jo tiedon tuottamisvaiheessa, kun paikkansapitävää tietoa ei onnistuta tuottamaan.

Tiedon visualisointi

Myös sillä, kuinka tieto tarjoillaan käyttäjälle, on merkitystä. Tietojärjestelmien päälle rakennetun ”dashboardin” tehtävänä on auton kojelaudan tapaan koostaa käyttäjän kannalta merkityksellistä tietoa eri lähteistä helposti tulkittavaan muotoon. Dashboardilta käyttäjän pitäisi nopeasti pystyä näkemään huomiota vaativat mittarit ja tehtävät.

Täydellinen dashboard on käyttäjäkohtaisesti muokattavissa ja mahdollistaa käyttäjän keskeisimpien kiinnostuksenkohteiden seuraamisen ja tehtävien tehokkaan suorittamisen. Esimiehen näkymässä voisi esimerkiksi olla oman tiimin suoriutumista ja tilaa kuvaavia mittareita sekä akuutit huomiota vaativat tehtävät, kuten lomapyynnöt, sairauspoissaoloilmoitukset ja vuosittaiset kehityskeskustelut. Näkymän kautta voisi olla pääsy myös syvemmälle oman tiimin tietoihin tai muiden tiimien vertailutietoihin. Henkilöstöjohtajan pitäisi puolestaan nähdä nopeasti keskeisimmät koko henkilöstöä ja henkilöstökäytänteitä koskevat tiedot ja pystyä porautumaan tietoihin tarkemmin yksikkö- ja toimintokohtaisesti.

Dashboard-näkymän tulisi kuvantaa asioita, joita aktiivisesti halutaan suorittaa, seurata ja johtaa, ovatpa ne sitten myyntiä, ilmapiiriä, työturvallisuutta tai mitä tahansa muita organisaation menestymistä ajavia tekijöitä.