HR master data – oikean polun löytäminen muutosten keskellä

Kehon liikkuminen sulavasti ilman aistien ja keskushermoston apua olisi haastavaa, ja sama pätee vertauskuvallisesti myös yrityksiin. Elinten, raajojen, sormien ja varpaiden sijaan yritykset koostuvat osastoista, tiimeistä ja työntekijöistä. Kun silmiä, näköhermoja ja otsalohkoa puolestaan verrataan tietokantoihin, automaattiseen raportointiin ja HR-analytiikkaan, on helppo huomata, miksi näiden työkalujen puuttuminen tuottaisi vaikeuksia valtaosalle HR-ammattilaisista.

Jos ongelma on liian suuri, se pitää jakaa hallittavissa oleviin osiin, eikö niin? Sen takiahan liiketoimintayksiköt perustettiin. Eri osastojen avulla yritykset voivat rakentaa erikoistuneita tiimejä, jotka ovat asiantuntijoita tiettyjen liiketoimintaa edistävien toimintojen toteuttamisessa. Tästä seuraa myös valitettavan usein siiloutunut organisaatio, mikä voi aiheuttaa eriytymistä ja vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista.

Yrityksessä ja sen yksiköissä on ennen kaikkea kyse ihmisistä. Hyvin toimiva HR-osasto voi parantaa suorituskykyä tarjoamalla sekä yksilöllistä tukea että muodostamalla tarkan kuvan tarpeista, valmiuksista ja yrityksen työvoiman rakenteesta. Näiden tehtävien yhdenmukaistamisen haaste korostuu muutosten yhteydessä – ja muutoksia tapahtuu jatkuvasti. Varmistaakseen liiketoiminnan jatkuvuuden HR-osastoilla on oltava vankka perusta, jolle rakentaa tulevaa. Tämä perusta on HR master data.

HR voi auttaa antamalla yritykselle kokonaiskuvan sen tärkeimmästä voimavarasta, eli työntekijöistä."

Työntekijät, palkat ja suunnittelu

Muutoksen hetkellä yritysten on käsiteltävä prosessinsa tehokkaasti ja turvallisesti, oli sitten kyse kasvusta, organisaation rakenneuudistuksesta tai toiminnan supistamisesta.

Kun on kyse yrityksen palvelukseen tulevista ja sieltä lähtevistä henkilöistä, kunnollisen HR master datan omaavilla HR-osastoilla on faktoihin perustuva ymmärrys siitä, millainen on onnistunut työntekijäkokemus ja miten HCM ja siihen liittyvät prosessit pitää järjestää. Ne pystyvät rekrytoimaan älykkäämmin digitaalisten kanavien kautta, laatimaan seuraajasuunnitelmia, jotta osastoilta ei koskaan puutu tarvittavia työntekijöitä, ja antamaan arvokasta ohjausta, kun rakenneuudistukset tai lomautukset ovat välttämättömiä.

Tärkeä data työntekijöistä tarjoaa lisäksi arvokasta tietoa muiden liiketoimintayksiköiden toimintojen tueksi. Esimerkiksi palkanlaskenta on suuri kustannuserä yrityksille, ja numeroiden hallitseminen on tärkeää kustannuksia läpikäytäessä.

Numeroiden taustalla olevien syiden ymmärtäminen auttaa tekemään oikeita päätöksiä henkilöstösuunnittelussa ja -järjestelyissä."

Tietojen poissaoloista, lomista ja etätyöskentelyn aikatauluista on tärkeää olla ajan tasalla, jos halutaan pysyä kartalla oman organisaation tilanteesta. Paremman osaamisen suunnittelun ja resursoinnin lisäksi kunnollinen HR master data auttaa tulkitsemaan trendejä ja mahdollistaa paremman ennustamisen.

Työntekijöiden tukeminen tietoon perustuen

Nykyisin on entistäkin tärkeämpää, että HR rakentaa uusia digitaalisia prosesseja saadakseen yhteyden työntekijöihin. Nopea siirtyminen digitaalisiin kanaviin on välttämätöntä tarkan kokonaiskuvan säilyttämiseksi. Liiketoiminnan ja sen jatkuvuuden tukeminen on yksi digitaalisten HR-työvälineiden ja tarkan HR master datan selvistä hyödyistä, mutta se auttaa myös työntekijöiden tukemisessa heidän työnkuviensa muuttuessa.

Strategiat muuttuvat nopeasti, ja oikeat digitaaliset työvälineet auttavat keräämään tarvittavat tiedot, jotta muutokset saadaan kommunikoitua ja toteutettua tehokkaasti. Lisäksi digitaaliset työvälineet auttavat johtamaan työntekijöitä uuteen suuntaan samalla, kun ne seuraavat edistymistä ja tekevät sen mukaisia muutoksia.Digitaaliset HR-prosessit, kuten sähköinen allekirjoitus ja digitaaliset kehityskeskustelutyökalut, tehostavat toimintaa ja tukevat lisäksi etätyökäytäntöjä ja organisaation kriisinkestävyyttä.

Tietoon perustuvia HR-päätöksiä ja suosituksia voidaan tehdä ainoastaan silloin, kun yrityksellä on kokonaiskuva työntekijöistä ja selkeitä strategisia tavoitteita."

HR master datan pitäisi antaa käsitys kaikista oleellisista HR-toimista ja -prosesseista. Oikeisiin suorituskykymittareihin perustuva HR master data sisältää datapisteitä, jotka antavat paremman kokonaiskuvan koko henkilöstöä koskevista alueista, mutta myös henkilökohtaisen kehityksen ja yksilöllisen motivaation kaltaisista osa-alueista. Jos yritys on hyvä osaamisen kartoituksessa mutta huono yksilöiden tavoitteiden asettamisessa, on vaarana, että työntekijät kadottavat motivaationsa, kun heidät ohjataan kehityspolulle, joka tukee yrityksen strategiaa mutta ei innosta heitä henkilökohtaisella tasolla.

Asianmukaisesti jäsennelty HR master data voi toimia myös ikkunana yrityksen kulttuuriin jopa globaalilla tasolla. Voi olla vaikea tietää, ovatko liiketoimintayksiköt ja eri toimipisteet ottaneet käyttöön yrityksen yhteisen kulttuurin, tai onko HR-aloitteilla oikeanlainen vaikutus. Tietojen keräämisen standardoitu ja automatisoitu prosessi voi antaa yksityiskohtaisen kuvan tiimeistä ja toimipisteistä, sekä maan- ja yrityksenlaajuisen käsityksen siitä, kuinka paljon edistystä todella tapahtuu.

Oikeilla HR-tiedoilla ja HR:n suorituskykymittareilla säilytetään ja vaalitaan sitä, mikä tekee organisaatiosta ainutlaatuisen – sen kulttuuri."

Henkilöstöhallinnon ROI:n seuranta

Tällaiset tiedot auttavat HR-ammattilaisia seuraamaan projekteihin ja aloitteisiin sijoitetun pääoman tuottoa. HR master datan käyttö auttaa myös varmistamaan, että päätöksenteon perusteina käytetään tarkkoja tietoja.

Tee pieni harjoitus ja yritä vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon meillä on työntekijöitä?
• Mistä löydän ajantasaisen organisaatiokaavion?
• Mistä työntekijöiden yhteystiedot löytyvät?
• Kuinka moni on sairaslomalla tai työskentelee etänä?

Automatisoitu prosessi, joka on suunniteltu keräämään ja käsittelemään työntekijöiden tietoja GDPR-asetuksen, työlainsäädännön ja yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti, antaa sekä oikeat vastaukset että säästää aikaa, rahaa ja mahdollisia tulevia oikeudenkäyntikuluja.

Esimerkkinä: täysin digitaalisen työsopimusten laatimisprosessin käyttöön ottaneet HR-osastot ovat saavuttaneet 50–75 prosentin säästöjä kokonaistehokkuudessa. Digitaalisilla HR-työvälineillä mikä tahansa organisaatio säästää valtavasti aikaa, jota HR-ammattilaisilla on niukalti, kun vaaditaan nopeita toimia.

Lopuksi

Täydellistä HR master dataa ei ole olemassakaan, ja tällä hetkellä tämä data muuttuu nopeammin kuin koskaan ennen. Rakentakaa vankka, automatisoitu, hallinnollinen perusta master datalle. Päättäkää seurattavat kohteet määrittelemällä suorituskykymittarit, jotka auttavat pysymään ajan tasalla yrityksen tärkeimmästä voimavarasta eli sen työntekijöistä. Mitatkaa aloitteiden vaikutukset seuraamalla mittareita. Näin olette oikealla polulla.