HR-masterdata – hitta rätt väg genom förändringar

Det är en verklig utmaning att få vilken kropp som helst att röra sig harmoniskt utan sensorisk återkoppling och ett centralt nervsystem – och företag är inte annorlunda.

Byt ut organ, ben, armar och fingrar med avdelningar, team och medarbetare, så har ni komponenterna i verksamheten. Låt ögonglober, synnerver och prefrontala cortex byta plats med databaser, rapporteringsautomatisering och HR-analys, så lär ni upptäcka varför frånvaron av dessa element gör att HR famlar i blindo.

Om ett problem visar sig vara för stort brukar det hjälpa att dela upp det i mindre och mer hanterbara delar? Det är ingen slump att organisationer består av olika enheter. Olika avdelningar tillåter företag att bygga specialiserade team som är experter på att utföra specifika funktioner som för verksamheten framåt. Ändå vet vi alla alltför väl att detta ofta också leder till organisatoriska grupper och risken finns att alla fungerar som enskilda silos.

I grunden handlar ett företag och dess enheter om de människor som arbetar i dem. Ett välfungerande HR-team kan förbättra resultaten både genom att ge individuellt stöd och en detaljerad beskrivning av de behov, förmågor och den struktur som medarbetarna i er organisation besitter. Utmaningen med att samordna dessa uppgifter hamnar i fokus när förändringar sker – vilket alltid är fallet. För att säkerställa kontinuitet i verksamheten, måste HR ha en fast grund att bygga vidare på. Denna grund är HR-masterdata.

HR kan hjälpa till genom att ge verksamheten en syn på dess viktigaste tillgång – människorna.

Medarbetare, löner och planering

Oavsett om det handlar om tillväxt, organisatorisk omstrukturering eller nedskärningar, måste företag hantera sina processer på ett effektiva och säkra sätt.

När det gäller att starta eller avsluta en anställning har HR-avdelningar med gedigna masterdata en kunskapsgrund som hjälper dem att förstå hur en framgångsrik medarbetarresa ser ut, och hur HRM-processerna bör organiseras. De kommer att kunna rekrytera via digitala kanaler på ett smartare sätt, ta fram successionsplaner som ser till att avdelningarna aldrig saknar den personal de behöver samt ge värdefull vägledning när det blir nödvändigt med omstruktureringar eller uppsägningar.

Gedigna data om medarbetarna ger också viktig information till stöd för andra affärsenhetsfunktioner. Löner är exempelvis en stor kostnad för de flesta företag, och att ha koll på dessa siffror är avgörande när det gäller att få grepp om kostnaderna i verksamheten.

Om ni har koll på orsakerna bakom siffrorna hjälper det er att fatta välgrundade beslut när ni ska planera och organisera er personal.

I Frånvaro, semester och distansarbete är också viktigt att följa för att se vad som händer. Utöver bättre talangplanering och resurser kommer en gedigen uppsättning av HR-masterdata också att underlätta när ni ska tolka trender och möjliggöra bättre prognoser.

Att stödja medarbetarna genom osäkra tider

Det är nu ännu viktigare än någonsin för HR att ta fram nya digitala processer när ni vill ha kontakt med era medarbetare. En snabb övergång till digitala kanaler är nödvändigt för att bibehålla en korrekt översikt. En uppenbar fördel med digitala HR-verktyg och exakta HR-masterdata är stödet till företagets verksamhet och dess kontinuitet, men detta kommer även att hjälpa er att stötta personalen i takt med att deras roller, jobb och branscher utvecklas.

Strategier förändras snabbt, och tillgången till lämpliga digitala verktyg är avgörande när ni ska samla in data, föra en effektiv kommunikation, implementera förändringar, leda era medarbetare i rätt riktning, logga era resultat och anpassa er efter detta. Digitala HR-processer, som elektronisk signering eller digitala verktyg för medarbetarsamtal, gör oss inte bara effektivare utan främjar även hybridbaserade arbetsmetoder och organisatorisk uthållighet.

Ur ett praktiskt perspektiv kan välgrundade beslut och rekommendationer som rör HR bara fattas om du har en fullständig bild av dina medarbetare och tydliga strategiska mål.

Masterdata bör ge er insikter i alla relevanta HR-funktioner och processer. En uppsättning av HR-masterdata baserad på rätt KPI:er innehåller datapunkter som ger en bättre samlad förståelse för de områden som berör personalen, men också för områden som personlig utveckling och individuell motivation. Om ni är bra på att kartlägga kompetens, medan individuell målsättning inte är ert starka kort, finns risken att ni demotiverar medarbetarna genom att föra in dem på en utvecklingsväg som förvisso ligger i linje med företagets strategi, men som inte engagerar dem på ett personligt plan.

Korrekt strukturerade HR-masterdata kan dessutom fungera som ett fönster till företagets kultur – även på global nivå. Det kan vara svårt att veta om företagsenheter och olika platser har implementerat en liknande kultur som genomsyrar företaget, eller om HR-åtgärder får avsedd inverkan. En standardiserad och automatiserad process för insamling av data kan ge en detaljerad bild av team och platser, samt en lands- och företagsomfattande förståelse för hur stora framsteg som verkligen görs.

Med rätt HR-data och KPI:er kan du bevara och vårda det som gör organisationen unik – er kultur.

Mäta HR-ROI (se avkastning på era investeringar)

Insikter som dessa hjälper HR att mäta ROI när åtgärder ska genomföras. Tillgång till HR-masterdata hjälper också till att säkerställa att beslutsfattandet är välgrundat och baserat på korrekta data.

Kan du avsätta en minut och svara på dessa frågor:

• Hur många personer jobbar för oss idag?
• Har jag tillgång till en uppdaterad organisationstabell?
• Var hittar vi medarbetarnas kontaktuppgifter?
• Hur många har sjukfrånvaro eller jobbar hemifrån?

En automatiserad process utformad för att samla in och hantera medarbetaruppgifter i enlighet med GDPR, integritets- och arbetsrättskrav kommer att ge både rätt svar, men även besparingar vad gäller tid, pengar och potentiella framtida juridiska kostnader.

Till exempel har övergripande effektivitetsbesparingar på 50–75 % kunnat visas genom att HR har implementerat helt digitala processer för att skapa och hantera anställningsavtal. Digitala HR-verktyg kan spara enormt mycket tid för alla organisationer. Tid är dessutom en resurs som blir alltmer sällsynt för HR som måste fatta snabba beslut.

Slutligen

Den perfekta uppsättningen av medarbetardata existerar inte – och hastigheten med vilken dessa data ändras är nu snabbare än någonsin tidigare. Vårt förslag till er är att bygga på en stabil, automatiserad och administrativ bas. Bestäm vad ni vill mäta genom att definiera KPI:er som hjälper er att upprätthålla en aktuell bild av er företags viktigaste tillgång – medarbetarna. Mät effekten av era åtgärder och fortsätt att lära er allt ni kan om er organisation. Då är ni på rätt väg.