Mitkä HR-mittarit ovat keskeisiä yrityksen menestyksen kannalta

Yritykset voivat tehdä parempia päätöksiä ja reagoida nopeasti vain, jos ne tunnistavat haasteet ja tilaisuudet ajoissa. Yritysten on valittava tärkeimmät henkilöstöhallinnon mittarit ja asetettava niitä vastaavia tavoitteita, ja avaintyöntekijöillä on oltava selkeä kuva kyseisistä suorituskykymittareista.

Joustamattoman ja hitaan kuukausiraportoinnin sijaan nykyaikaiset HR-järjestelmät sisältävät ketteriä raportointityökaluja ja HR-hallintapaneeleita. Niiden avulla massiivinen tietomäärä voidaan tiivistää reaaliaikaisiksi, helposti ymmärrettäviksi mittareiksi. Nämä tiedot voidaan esittää (yhdessä muiden liiketoiminnan suorituskykymittareiden kanssa) suoraan johtoryhmälle useiden kanavien kautta, mukaan lukien mobiililaitteet.

Alla käymme läpi muutamia keskeisiä HR-mittareita, joiden seuraaminen on hyödyllistä. Muista kuitenkin, että raportointistrategia riippuu muun muassa organisaation prioriteeteista ja koosta. HR:n on tehtävä yhteistyötä johdon kanssa, jotta se voi paremmin ymmärtää yrityksen tavoitteita ja määrittää, mitä mitkä mittarit ovat yrityksen kannalta tärkeimpiä ja tukevat parhaiten sen tavoitteita.

Tärkeimmät seurattavat HR-mittarit prioriteettijärjestyksessä

• Poissaolot – viittaa työntekijöiden poissaolopäivien keskiarvoon tietyllä aikavälillä (pois lukien vapaat).
• Kustannus per uusi työntekijä – viittaa keskiarvokustannukseen per uusi työntekijä. Tämä sisältää sekä ulkoiset että sisäiset rekrytointikustannukset jaettuna uusien palkattujen henkilöiden kokonaismäärällä tietyn ajanjakson aikana.
• Ylityötunnit – ylityötuntien määrä tietyllä aikavälillä. Poissaoloihin ja vaihtuvuuteen läheisesti liittyvä liian suuri ylityötuntien määrä voi olla merkki lisätyöntekijöiden palkkaamisen tarpeesta vaihtuvuuden estämiseksi.
• Työntekijöiden tyytyväisyys – viittaa niiden työntekijöiden määrään, jotka suosittelisivat yritystänne hyvänä työpaikkana, verrattuna niiden työntekijöiden määrään, jotka eivät suosittelisi.
• Kokonaisvaihtuvuus – tietyllä aikavälillä irtisanoutuvien työntekijöiden kokonaismäärä jaettuna organisaation työntekijöiden kokonaismäärällä.
• Pysyvyysaste – organisaatiossa tietyllä aikavälillä pysyvien työntekijöiden määrä jaettuna organisaation työntekijöiden kokonaismäärällä.
• Työntekijän tuottavuus – viittaa työn määrään, jonka työntekijä on tehnyt tietyllä aikavälillä (ei työtuntien määrä).
• Tulot per työntekijä – viittaa kokonaistuloihin jaettuna työntekijöiden kokonaismäärällä.
• Työntekijän suoriutuminen – voidaan seurata vertaisarvioinnin, itsearvioinnin ja esihenkilön arvioinnin avulla.
• Koulutuskustannukset per työntekijä – koulutusten ja oppimisresurssien kokonaiskustannukset jaettuna työntekijöiden kokonaismäärällä.
• Koulutuksen tehokkuus – voidaan mitata työntekijöiden tuottavuudella (jos se liittyy koulutukseen) tai suorittamalla testejä tai arviointeja.

Keskeisten suorituskykymittarien (KPI) määrittäminen

Suorituskykymittari eli KPI on arvo, joka voidaan mitata ja jonka avulla voidaan arvioida, kuinka tehokkaasti yksilö tai organisaatio saavuttaa keskeiset liiketoiminnan tavoitteet. Ihanteellisesti jokaisen KPI:n tulisi ”vastata” tiettyä liiketoimintatavoitetta tai -tulosta ja mitata kyseistä tavoitetta tukevaa suoritusta.

Aloita suorituskykymittarien määrittäminen vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on toivomasi toiminnan tulos?
• Onko tuloksen saavuttamisella merkitystä? Miksi sillä on merkitystä?
• Millä menetelmillä mittaat edistymistä?
• Mitkä keskeiset tekijät vaikuttavat tähän tulokseen?
• Ketkä ovat tämän tuloksen kannalta tärkeitä henkilöitä/tiimejä?
• Mikä on halutun tuloksen saavuttamisen merkkipaalu?
• Kuinka usein edistymisarviointeja tulisi tehdä?

Sanotaan esimerkiksi, että tavoitteena on parantaa työntekijöiden pysyvyyttä tänä vuonna. Työntekijöiden pysyvyyden KPI:n määrittäminen voi näyttää tältä:

• Tavoitteena on kasvattaa henkilöstön pysyvyyttä 30 prosenttia tänä vuonna.
• Tämä vähentää kustannuksia ja lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä.
• Edistymistä mitataan henkilöstön pysyvyyden kasvuna pysyvyysasteen avulla.
• Keskeisiä tekijöitä ovat työntekijöiden sitouttamisaloitteet sekä luontoisetujen ja palkkioiden uudelleenarviointi.
• Rekrytointipäällikkö vastaa näistä tilastoista.
• Työntekijöiden pysyvyys kasvaa tänä vuonna 30 prosenttia.
• Edistymistä arvioidaan kuukausittain.

KPI:t tulisi myös jakaa sidosryhmille. Tämä kannustaa seuraamaan edistymistä asianmukaisesti ja luo selkeän suunnan tiimille ja organisaatiolle. KPI:tä on myös voitava päivittää sopimaan organisaation muuttuviin tarpeisiin, jos tiimi esimerkiksi säännöllisen arvioinnin yhteydessä huomaa, että suorituskykymittari kaipaa päivitystä.

Henkilöresurssien suoriutumisen seuranta

Henkilöresurssien seurannassa voidaan hyödyntää useita erilaisia tapoja. Tärkeimpien HR- ja suorituskykymittarien lisäksi monet muut menetelmät voivat auttaa esihenkilöitä seuraamaan työntekijöiden suoriutumista:

Havainnointi

Esihenkilöt saavat paljon tietoa työntekijän suoriutumisesta suoran havainnoinnin kautta. Myyntipäällikkö voi esimerkiksi tarkkailla työntekijän vuorovaikutusta asiakkaan kanssa ja kerätä näin tietoa kyseisen työntekijän suoriutumisesta.

HR-ratkaisujen ekosysteemi

Todennäköisesti hyödynnät jo HR-ratkaisuja organisaatiosi HR-toimintojen järjestämisessä. Mutta onko sinulla mahdollisuus keskittää kaikki tiedot yhteen paikkaan?

Sympan kaltainen HR-järjestelmä tarjoaa HR-tiimeille mahdollisuuden seurata ja skaalata kaikkia henkilöstöprosesseja yhdestä paikasta ja varmistaa siten paremman näkyvyyden kaikkiin työsuhteen osa-alueisiin alusta loppuun. HR-päälliköt ja tiimiesihenkilöt saavat tehokkaita tietoja ja näkemyksiä olemassa olevien prosessien arvioimiseen ja parantamiseen, jotta työntekijät pysyvät tyytyväisinä ja motivoituneina.

Älä jää pimentoon. Hyödynnä henkilöstön tietoja.

HR-mittareista on hyötyä HR-tiimien lisäksi myös johdolle ja työntekijöille. Datavetoisessa kulttuurissa organisaatiot voivat maksimoida työvoiman potentiaalin tietoon perustuvien päätösten avulla.

Organisaatio voi säästää rahaa HR-raporttien tarjoamien tietojen avulla ja lisätä tuloja työntekijöiden tyytyväisyyden ja tuottavuuden ansiosta.