Datadriven HR för bättre beslutsfattande

Det är människor som möjliggör framgången för de företag de arbetar för: försäljnings-, vinst- och tillväxtmål kan bara uppnås om begåvade människor är motiverade att uppnå dem. Människor är inte bara viktiga, de är oumbärliga.

Medarbetardata som grund för organisationsstrategi och stöd för beslut

Utöver utmaningen med att rekrytera och behålla den bästa kompetensen spelar HR-team en viktig roll för företagets framgång. Med tanke på att få tag i rätt kompetens är högt på priolistan för de flesta HR-team är det även rimligt att maximera användningen av data, analyser och mätvärden för att få ut så mycket som möjligt av företagets personalresurser. Talang kan vara en bristvara, i synnerhet vid rekrytering till poster som kräver mycket specialiserad kompetens.

För chefer är ett av de största hoten mot deras verksamhet den begränsade tillgången till den viktiga kompetensen, innovationen och kreativiteten som de behöver hos högkvalificerad personal.

Samtidigt anser 47 % av HR-team att personalomsättning och att behålla kompetens är de största utmaningarna. För att uppnå verksamhetsmål gäller det därför att förstå vad det är som lockar de bästa talangerna (och vad det är som håller dem nöjda).

Därför gäller det att HR-team förstår vad det är som bidrar till personalens nöjdhet. Och det är här data kommer in. Till exempel:

• McKinsey rapporterar att en hög nivå av engagemang bland anställda inte bara håller medarbetarna nöjda men även ökar företagets vinst.
• Upp till 20 % av anställda som säger upp sig gör det inom 45 dagar efter anställningen. Dessutom anser 72 % av nyanställda att enskilda möten med sin chef är den viktigaste delen av onboardingen.

Denna typ av data kan guida strategier kring anställning och engagemang. Dessutom är det viktigt att förstå organisationsspecifika data som kan hjälpa HR-chefer och andra chefer att åtgärda unika problem och ta tillvara styrkor inom sin kompetensreserv.

Det är här medarbetardata kommer in i bilden. Med en djup förståelse av HR-mätvärden, nyckeltal och medarbetarnas prestationer kan HR-team omvandla statistik till vägar mot hållbar förändring via användbara insikter.

Vad är HR-mätvärden och varför är de viktiga?

HR (Human Resource)-mätvärden är data som gör det möjligt för organisationer att få insikter kring sina medarbetare och mäta effektiviteten hos HR-initiativ.

Här är några exempel på viktiga mätvärden som kan bidra direkt till ett företags framgång:

• Kostnad per anställning
• Anställningstid
• Frånvaro
• Hur länge medarbetare stannar
• Medarbetarnas prestationer
• Personalomsättning
• Utbildningseffektivitet
• Medarbetarnas motivation
• Engagemang

Traditionellt har företag mätt nyckeltal såsom försäljnings- och produktionssiffror, men allt fler ser värdet av att få indikatorer för sin personalstyrka. Medarbetardata har dessutom blivit en alltmer värdefull resurs vid strategiskt beslutsfattande. Chefer har också ett ökande intresse för att inkludera insikter från HR-rapporter i den övergripande verksamhetsstrategin.

De största fördelarna med användning av HR-mätvärden är bland annat:

1. En välunderbyggd organisationsstrategi

Tydlig data om medarbetarna hjälper chefer att fatta välgrundade, strategiska beslut om företagets framtid.

2. Mäta medarbetarupplevelsen

Vi nämnde att behålla kompetens och personalomsättning de största HR-utmaningarna. Det har lett till att alltfler HR-team använder HR-data för att mäta och utvärdera medarbetarupplevelsen.

Syftet är att se till att deras ansträngningar inom engagemang och anställningsstrategier gör att medarbetarna trivs på jobbet och att fler väljer att stanna kvar.

3. Minska kostnader och öka vinsten

HR-data kan ge chefer tydliga insikter om vilka områden som har kostnader som kan minskas och intäkter som kan ökas.

Till exempel visar data att företaget sparar så mycket som 232 000 kr (22 000 USD) om året per distansarbetare. Eftersom många är mer produktiva (och nöjda!) som distansarbetare kan en del företag minska sina hyreskostnader, elektricitet och andra kontorskostnader, beroende på vad det är specifikt som deras mätvärden visar.

Viktiga HR-mätvärden

När de viktigaste HR-KPIer är valda och målen och fastställda bör alla som berörs av mätvärdena uppdateras regelbundet om hur det går. Det gör att det går att upptäcka utmaningar och möjligheter tidigt och agera snabbt.

Istället för stela och långsamma månadsrapporter innehåller moderna HR-system flexibla rapporteringsverktyg och HR-dashboards. De kan sammanställa enorma mängder data till lättförståeliga realtidsmätvärden som är tillgängliga (tillsammans med övriga nyckelvärden för företaget) direkt för alla som behöver tillgång till datan via flera olika kanaler, inklusive mobila enheter.

Nedan anger vi några viktiga HR-mätvärden som är användbara att hålla koll på. Det här är dock bara exempel – det gäller att anpassa och se vad som är viktigt beroende på till exempel hur stor organisationen är, vilken bransch osv. För att identifiera relevanta data för företaget måste HR-team samarbeta med chefer för att få insikt över de målsättningar som kan vara direkt relaterade till dessa mätvärden.

Exempel på HR-data som kan bevakas

• Frånvaro – det genomsnittliga antalet dagar som anställda är frånvarande under en viss tidsperiod (med undantag för betald ledighet).
• Kostnad per anställning – den genomsnittliga kostnaden per nyanställd. Här ingår både externa och interna anställningskostnader, delat med det totala antalet nyanställda under en viss tidsperiod. Här kan det vara intressant analysera både heltids- och extrapersonal.
• Övertidstimmar – antalet arbetstimmar på övertid under en viss tidsperiod. Detta har ett starkt samband med frånvaro och omsättning. En stor mängd övertidstimmar kan tyda på att det behövs fler anställda för att förhindra sjukfrånvaro och ökad personalomsättning.
• Personalnöjdhet – antalet anställda som skulle rekommendera ditt företag till en vän jämfört med hur många som skulle avråda.
• Total personalomsättning – det totala antalet anställda som säger upp sig under en viss tidsperiod delat med det totala antalet anställda i organisationen.
• Hur länge medarbetare stannar – antalet anställda som kvarstår i organisationen under en viss tidsperiod delat med det totala antalet anställda i organisationen.
• Medarbetarnas produktivitet – mängden arbete som en anställd slutförde under en viss tidsperiod (inte antalet arbetade timmar).
• Intäkter per anställd – den totala inkomsten delat med det totala antalet anställda.
• Medarbetarnas prestationer – kan utvärderas kollegor emellan, genom självbedömning och chefsbedömning.
• Utbildningskostnad per anställd – den totala kostnaden för utbildningskurser och inlärningsresurser delat med det totala antalet anställda
• Utbildningseffektivitet – kan utvärderas genom personalens produktivitet (om den är relaterad till utbildningskursen) eller via fortlöpande tester och bedömningar.

Hur hjälper medarbetardata organisationen till bättre resultat?

Företagsledare och ledningsgrupper har traditionellt förlitat sig på nyckeltal för verksamheten, såsom försäljning, marknadsföring, produktion och ekonomi. Fler och fler företag har dock börjat uppskatta värdet av medarbetardata och ser det som lika viktigt som mer väletablerade mätvärden.

Medarbetardata gör det möjligt för HR-chefer och HR-team att i realtid identifiera förändringar i organisationens prestanda och välmående. De kan också automatisera rapporteringen för att kunna stödja företagets verksamhet och ledning bättre.

Datan bidrar till medarbetarnas arbete med att uppnå organisationens mål, och de ger chefer möjligheten att fatta databaserade beslut.

Fokus på förbättring av verksamhetskritiska aktiviteter kan prioriteras samtidigt som berörda medlemmar i ledningsgruppen varnas om det finns indikatorer som inte uppfylls. Identifiering av styrkor och svagheter är enklare om viktiga HR-data är lätta att ta fram för visning och jämförelse – till exempel mellan företagsenheter eller mellan kund- och personalnöjdhet.

Så fastställer du era nyckeltal (KPIer) för HR

Ett nyckeltal är ett värde som kan användas för att mäta hur effektivt en person eller organisation uppnår viktiga verksamhetsmål. Tanken är att varje nyckeltal ska motsvara ett specifikt verksamhetsmål eller resultat med ett prestandamått.

Börja fastställa dina nyckeltal genom att besvara följande frågor:

• Vad är ert önskade verksamhetsresultat?
• Varför är det viktigt att målet uppfylls?
• Vilka metoder använder ni för att mäta framsteg?
• Vilka nyckelfaktorer kommer att påverka detta resultat?
• Vem eller vilka är nyckelpersonerna/nyckelteamen för att uppnå resultatet?
• Vad är en viktig markör för att uppnå det önskade resultatet?
• Hur ofta bör ni rapportera om framstegen?

Låt oss säga exempelvis att målet är att öka medarbetarnas genomsnittliga anställningstid. Så här skulle ni formulera er kring en KPI om att behålla era talanger:

• Målet är att medarbetare ska stanna i genomsnitt 30 % längre.
• Om detta uppnås kommer kostnader att minskas och personalens nöjdhet att öka.
• Framsteg kommer att mätas genom en ökning i hur länge medarbetare stannar kvar via mätvärdet kvarhållning.
• Nyckelfaktorer kommer bland annat att vara initiativ för medarbetarengagemang samt omprövning av förmåner och ersättning.
• Anställningschefen är ansvarig för det här mätvärdet.
• Kvarhållningen kommer att ha ökat med 30 % i år.
• Framsteg kommer att granskas varje månad.

Nyckeltal bör även delas med intressenter för att främja att de fullföljs korrekt och för att fastställa en tydlig riktning för teamet och organisationen. Om teamet genomför regelbundna granskningar av nyckeltalet och upptäcker att det bör uppdateras bör nyckeltalet kunna utvecklas så att det passar in i organisationens växlande behov.

Så gör du för att hålla koll på din HR-prestanda

I framgångsrik användning av medarbetardata ingår ofta flera olika faktorer. Utöver att följa medarbetardata och nyckeltal finns det flera saker som kan hjälpa chefer att få en bättre översikt över medarbetarnas prestationer:

Genom observationer

Chefer kan få reda på mycket om medarbetarnas prestationer via direkta observationer. En försäljningschef kan till exempel se hur en anställd interagerar med en kund och genast få värdefulla insikter om hur medarbetaren presterar.

Genom att bygga upp ett ekosystem av hr-lösningar

Troligtvis använder du redan HR-lösningar för att strukturera HR-aktiviteterna i din organisation. Men kan du centralisera all information på en och samma plats?

Ett HR-system som Sympa ger HR-teamen ett sätt att övervaka och mäta alla personalprocesser på en och samma plats, vilket ger alla delar av anställningssystemet synlighet från början till slut. Detta ger HR-chefer och teamledare effektiva data och insikter som kan omvandlas till förbättring av befintliga processer för att öka medarbetarnas nöjdhet och motivation.

Famla inte i blindo. Använd er medarbetardata.

HR-mätvärden är användbara inte bara för HR-team men även för en organisations chefer och anställda. Genom att förespråka en datadriven kultur kan organisationer nyttja medarbetarnas potential till fullo och fatta välgrundade, databaserade beslut.

Med insikter som från HR-data och rapporter kan en organisation inte bara spara pengar, utan den kan även öka intäkterna genom att öka medarbetarnas nöjdhet och produktivitet – och skapa en arbetsplats där medarbetarna trivs och vill stanna!