DE BOUWSTENEN VAN EEN SUCCESVOLLE HR-SYSTEEM IMPLEMENTATIE

LATEN WE VAN START GAAN MET HET PROJECT!

De implementaties van nieuwe IT oplossingen en het in gebruik nemen van nieuwe software gaat voor veel organisaties gepaard met een enorme hoeveelheid stress. Voor IT specialisten kan dit al stress opleveren, maar gezien het feit dat veel HR-professionals geen of weinig ervaring hebben met het implementeren van software is dit voor hen een nog veel grotere uitdaging. Verhalen over software projecten die de mist in zijn gegaan en voor chaos hebben gezorgd binnen hun organisaties liggen vaak voor het oprapen.

Het goede nieuws is dat het niet zo hóéft te gaan. De valkuilen komen zo vaak voor dat er inmiddels ook goede oplossingen bestaan om deze te voorkomen of op te lossen. We hebben in deze gids bruikbare tips verzameld om u te helpen bij het ontwijken van de meest voorkomende valkuilen en om ervoor te zorgen dat u straks een expert bent als het gaat om HR-systeem implementaties.

Onze research is gebaseerd op de ervaringen uit meer dan 700 implementaties. We hebben onze eigen experts – zoals projectmanagers en consultants – gevraagd naar concrete voorbeelden uit hun eigen ervaringen. Deze ervaringen komen niet alleen voort uit Sympa HR, maar ook uit implementaties van verschillende soorten software en IT vakgebieden. Wij hebben alle nuttige informatie en kennis die hieruit is voortgekomen in deze gids gebundeld, zodat u zich straks op het gebied van systeemimplementaties de expert binnen uw organisatie kunt noemen.

Met trots presenteren we u deze praktische gids met stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw implementatie zo succesvol mogelijk zal zijn. Zelfs als u geen specialist op het gebied van software of IT bent kunt u de controle behouden en actief zijn in het sturen van het project. We hopen dat deze gids u het advies en de zelfverzekerheid zal bieden om een soepel en snel implementatieproces binnen uw organisatie te leiden. Tevens hopen wij dat het u zal ondersteunen bij het leveren van de gewenste resultaten.

Voordat u van start gaat zou de eerste vraag die u aan een consultant of software implementatieteam stelt zijn: ‘hoe snel ben ik weer van u af?’. Als er vanaf het begin al geen eindpunt in zicht is, dan werkt u met de verkeerde mensen. Als het doel van uw dienstverlener is om u altijd maar te blijven voorzien van consultancy, dan wordt u met eindeloze kosten en een project dat nooit helemaal klaar is opgezadeld.

Goede software bedrijven willen hun beste projectteams zo snel mogelijk terug om met nieuwe implementaties aan de slag te kunnen gaan en om tegelijkertijd hun klanten in staat te stellen om hun systemen onafhankelijk te kunnen gebruiken en verder te ontwikkelen. Natuurlijk bieden goede dienstverleners over het algemeen een uitstekende klantenservice, maar niemand wil daar constant mee aan de telefoon hangen. Het is daarom in het belang van beide partijen om de implementatie binnen een onderling overeengekomen tijdsbestek op een succesvolle manier af te ronden.

– and how to avoid them

De implementatie van een HR-systeem zou nooit iets moeten zijn dat u overkomt. Om tot een succesvolle implementatie te komen moeten beide partijen vaardigheden en kennis met zich meebrengen. U als klant begrijpt waar u staat, wat er moet veranderen en wat de specifieke doelen zijn. Uw HR dienstverlener moet niet alleen over de volledige kennis van haar eigen technologie beschikken, zij moet ook mensen kunnen inzetten met de nodige expertise als het gaat om het veld waarin de klant actief is.

In het geval van Sympa maken wij niet alleen de oplossing, maar zijn wij ook experts op het gebied van HR. Daarnaast zetten wij ons in om de klant te begrijpen en en bieden wij hen onze best practices aan, in het geval dat zij zelf nog geen idee hebben hoe bepaalde processen moeten lopen.

Nu de basis is besproken kunnen we verdergaan met het presenteren van vijf uitdagingen die het vaakst voorkomen tijdens implementaties binnen de IT-sector. Zorg dat u tot het einde doorleest, want we presenteren ook vijf oplossingen om deze veelvoorkomende obstakels binnen implementaties te voorkomen of op zijn minst te minimaliseren.

Vijf veelvoorkomende uitdagingen bij HR-systeem implementaties.

– en hoe deze te voorkomen

1. EEN GEBREK AAN CONTROLE OVER HET PROJECT

Hoe duidelijker de verantwoordelijkheden en hoe sterker het gevoel van controle over het project in uw organisatie, hoe beter de resultaten. Taken zoals verandermanagement, herziening van HR processen en andere aspecten van interne implementatie vereisen actieve deelname. In veel
gevallen vergt dit ook van uw projectmanager dat hij/zij een leidende rol inneemt.  

Het creëren van de juiste controle over het project vereist een duidelijk kader van management en verantwoordelijkheid. Uw projectmanager zou een duidelijk mandaat moeten hebben om de nodige beslissingen te kunnen nemen binnen het aangegeven tijdskader. Indien beslissingen moeten worden doorverwezen is het van belang dat senior management actief betrokken is en geïnformeerd wordt zodat beslissingen niet worden vertraagd. 

Verder is continuïteit erg van belang binnen uw projectteam. Als belangrijke mensen het projectteam verlaten gedurende de implementatie, moeten de vervangers direct op de hoogte gesteld worden van alle ontwikkelingen binnen het project. Soms gaat dit helaas niet zo snel, in dat geval moet uw dienstverlener ervoor zorgen dat nieuwe teamleden toch zo snel mogelijk in de voetsporen kunnen treden van hun voorgangers om de kans op vertraging te minimaliseren. 

Samengevat: een goed geplande interne structuur met een duidelijke tijdslijn en duidelijke rollen en verantwoordelijkeden minimaliseren het risico op vertraging, frustratie en het verspillen van resources.

2. ONVOLDOENDE INTERNE RESOURCES

Soms onderschatten organisaties simpelweg de hoeveelheid werk die bij een project komt kijken, helemaal gezien het feit dat er altijd dingen zijn die een dienstverlener niet voor u kan doen. Falen in het toewijzen van voldoende resources kan implementatieprojecten in gevaar brengen.. 

Vanaf het begin is het erg van belang dat beide teams, de verkoper en de klant, een duidelijk beeld hebben van de taken die zij moeten ondernemen en de hoeveelheid werk die hierbij komt kijken. 

Er is bijvoorbeeld bijna altijd een bepaalde hoeveelheid ‘huiswerk’ of voorbereidend werk dat een klant moet uitvoeren voordat het implementatieproject van start kan gaan. In sommige gevallen kan di het opschonen of importeren van data betekenen. Het kan echter ook betekenen dat er een duidelijk beeld moet worden gecreëerd van alle aspecten waarop de software betrekking zal gaan hebben. Op een later moment tijdens de implementatie kan dit ook betekenen dat er tests moeten worden uitgevoerd en op basis daarvan zaken moeten worden aangescherpt. 

Als u volledig toegewijd bent aan het project, de verantwoordelijkheid neemt en de voorbereidingen treft die de verkoper van u vraagt, kunt u vertragingen minimaliseren en ervoor zorgen dat het project straks al de voordelen biedt waar u op had gehoopt.

3. GEBREK AAN INZET 

Oprichter van Amazon, Jeff Bezos, heeft als stelregel: ‘als je meedoet, doe je mee’. Je kunt het oneens zijn met collega´s, maar als je hen het startsein geeft voor een project moet je voor de volle 100% achter hen staan. Het heeft geen zin om groen licht te geven en dan te hopen dat er wordt gefaald. 

Een veelvoorkomend symptoom van een gebrek aan inzet is bijvoorbeeld een gebrek aan interne discussie rondom het project. Als je vastberaden bent om iets te doen dan wil je erover praten en zorgen dat alle details duidelijk zijn. 

Implementatieprojecten omvatten meestal kick-off meetings, workshops (vaak gedurende het hele proces) en een wrap-up meeting. Het is misschien verleidelijk om elementen als deze over te slaan, maar ze zijn bijna altijd extreem waardevol. Ze zorgen ervoor dat het project op schema blijft en dat teams samen blijven en op een enthousiaste manier gefocust zijn op het uiteindelijk gedeelde doel. 

Uw organisatie moet ook vastberaden zijn om uw HR processen te herdefiniëren. Dit omvat het analyseren van de processen om te zien welke werken, welke aangepast moeten worden en welke irrelevant of verouderd zijn, aangezien een nieuwe HR oplossing problemen met uw huidige processen niet zomaar oplost. Het implementeren van een nieuwe oplossing is het ideale moment om vragen te stellen bij alle zaken die als vanzelfsprekend beschouwd worden binnen de HR operaties en daar een grondige herziening op los te laten. Het implementeren van een HR oplossing zorgt ervoor dat u nadenkt over uw eigen processen, hier vragen bij stelt en de nutteloze processen verwijdert. Uiteindelijk is dit werk dat zichzelf op verschillende manieren terugbetaalt.

4. GEBREK AAN COMMUNICATIE 

De verantwoordelijkheid voor communicatie kan niet bij één partij worden neergelegd, aangezien communicatie altijd twee richtingen uit gaat. Een dienstverlener moet zijn best doen om te voorzien in kanalen voor communicatie en moet altijd beschikbaar te zijn om luisteren en vragen te beantwoorden. De beste teams communiceren op een open manier, ook over organisatorische lijnen heen. 

Wees erop voorbereid dat als u een situatie herkent waarin mensen in uw organisatie geen vragen kunnen stellen aan de dienstverlener of aan hun eigen team, dat het bijna altijd nuttig is om hier aandacht aan te besteden. Deel hiervan is gewoon menselijk, we zijn allemaal terughoudend in het stellen van ‘domme vragen’ zoals ‘hoe werkt dit precies?’ of ‘hoe kan ik het beste uit deze software halen?’. Voor het grootste deel is dit echter te wijten aan het feit dat open communicatie niet wordt gestimuleerd binnen organisaties.  

Als deze communicatiekloof niet wordt gedicht kunnen de consequenties erg serieus zijn; slechte kwaliteit van informatie of data, de behoefte om elementen van het project opnieuw uit te voeren en, onvermijdelijk, vertraging. 

Wees vanaf het begin af aan duidelijk over wie er over de kennis beschikt binnen de verschillende gebieden en zorg ervoor dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd. Beide partijen moeten ervan op de hoogte zijn dat bepaalde factoren die de tijdslijn, de beschikbaarheid van resources en de uitrol van het systeem kunnen beïnvloeden duidelijk in acht moeten worden genomen en duidelijk moeten worden gecommuniceerd aan de andere partij.

5. NIET WETEN WAT U UIT HET PROJECT WILT HALEN

Als u niet weet wat u wilt bereiken met het project is het ook moeilijker om daar te geraken. Binnen bijna elk project is flexibiliteit een bonus. Stel duidelijke doelen vanaf het begin, zorg voor regelmatige check-ups en zorg ervoor dat u altijd op schema bent om deze doelen te bereiken. Als één manier niet werkt, probeer dan een andere manier. Als één functionaliteit niet hetgeen bereikt waar u naar op zoek bent, wees dan voorbereid om opnieuw over het ontwerp na te denken.

Een duidelijk beeld van de einddoelen en de reikwijdte van wat u wilt bereiken zorgen ervoor dat welke route u ook moet nemen om daar uit te komen, het gewenste resultaat uiteindelijk wordt behaald. 

Het projectteam van de verkoper is er voor u om u te helpen bij het behalen van uw doelen, maar kan de doelen niet voor u bepalen. Het helpt om een duidelijk beeld van uw processen te hebben. Als u besluit veranderingen aan te brengen gedurende het project, wat soms onvermijdelijk is, kan dit resulteren in vertraging van het project.

Vijf Top Tips voor een beter implementatieproject

– en hoe u de kans op success een boost kunt geven

6. KIES EEN TOEGEWIJDE PROJECTMANAGER 

Zoals eerder beschreven heeft elke organisatie iemand nodig die controle over het project neemt. Deze persoon zal optreden als ‘advocate’, ‘evangelist’, coördinator, manager en het eerste punt van contact voor het projectteam binnen uw organisatie.

De projectmanager heeft een duidelijk beeld nodig van alle activiteiten binnen het project. De projectmanager heeft ook de volgende dingen nodig:

• De tijd en de vaardigheden om een belangrijk project te leiden.
• Beschikbaarheid voor de volledige duur van het project.
• Voldoende resources voor het project en de mogelijkheid om deze te werven als ze niet beschikbaar zijn.
• Verantwoordelijkheid voor het feit dat de gehele organisatie het tijdschema volgt en ervoor zorgt dat de verkoper wordt geïnformeerd over deadlines binnen de organisatie.
• Het opstellen van een plan voor de organisatie om alles binnen het besproken tijdsbestek af te ronden.
• De autoriteit, de vaardigheid en de wil om beslissingen op het juiste moment te nemen.

7. STEL EEN TEAM SAMEN VAN DE JUISTE MENSEN

Een implementatieproject met een geweldig team versoepelt het proces op een manier dat een niet functioneel team niet zou kunnen. Uw projectteam moet niet te groot zijn, anders wordt het lastig om te sturen. Het moet echter wel vertegenwoordigers met de juiste vaardigheden bevatten van alle afdelingen die bij het project betrokken zijn. Wanneer u een team samenstelt, houdt dan rekening met de volgende punten:

• Verdeel verantwoordelijkheid en wijs taken toe aan teamleden met de juiste vaardigheden.
• De belangrijkste beslissers/belanghebbenden moeten deelnemen aan het prioriteren van de relevante workshops.
• Wijs resources toe aan elk onderdeel.
• Algemene verantwoordelijkheid moet toegewezen worden aan één persoon die taken kan identificeren en delegeren en die de algemene controle over het project heeft.
• Er moet een hoge mate van vertrouwen zijn binnen het team. Iedereen moet met collega´s en het team van de verkoper kunnen communiceren op een open en gemakkelijke manier.

8. HOUD DE VERKOPER OP DE HOOGTE

De ideale relatie tussen de verkoper en uw organisatie is relatief simpel; beiden moeten volledig toegewijd zijn aan het succes van de klant. Deze toewijding moet er al vanaf het begin van het verkoopproces zijn. Hoe meer de verkoper en uw implementatie team als één team functioneren, hoe beter, aangezien de meeste mogelijke obstakels dan gemakkelijk besproken kunnen worden. Vier dingen om op uw checklist te plaatsen:

• Zorg voor een duidelijke structuur om samenwerking zo gemakkelijk mogelijk te maken.
• Identificeer en pak de mogelijke obstakels aan zodat een soepele communicatie mogelijk is.
• Wees zo nauwkeurig mogelijk als het gaat om het op de hoogte houden van elkaar.
• Zorg dat al uw doelen goed uitgelijnd zijn.

9. ZORG VOOR PLEZIER!

Er wordt gezegd dat als je iets doet waar je een passie voor hebt, dat je geen enkele dag in je leven hoeft te werken. Het toepassen van dezelfde filosofie op uw implementatieproject zorgt ervoor dat iedereen vol energie aan de slag kan gaan. Het maakt u productiever, meer vastberaden om deadlines te behalen en minder gestrest gedurende het project. Het is nuttig om tijd te besteden aan het bedenken hoe het project zo plezierig mogelijk gemaakt kan worden.

• Enthousiasme is aanstekelijk en krachtig. Als je enthouasiast bent over het project zal het minder op werk lijken, wat ervoor zorgt dat het sneller en soepeler zal verlopen.
• Jullie zijn een team; geniet van de talenten van je collega´s, heb plezier met het oplossen van puzzels en zorg dat de workshops stimulerend en leuk zijn.
• Vier je successen. Help elkaar gemotiveerd te blijven op het moment dat het moeilijker wordt.

10. ZORG VOOR EEN OPEN MIND

Wees voorbereid om overal vragen over te stellen. Het feit dat iets altijd op een bepaalde manier is gedaan betekent niet dat het ook altijd zo zal moeten worden gedaan. Sympa stimuleert altijd een flexibele aanpak in projecten. Wees voorbereid om van koers te veranderen en nieuwe dingen te proberen, helemaal als de aanpak die u in eerste instantie had gepland niet helemaal werkt zoals u had gehoopt.

Verlies echter uw einddoelen nooit uit het oog. Uw projectmanager moet deze constant bij iedereen vers in het geheugen houden en prioriteiten stellen om ervoor te zorgen dat de meest belangrijke taken de aandacht krijgen die zij nodig hebben.

• Uw verkoper kan nieuw kansen creëren op het moment dat het project vooruitgang boekt. Wees erop voorbereid om deze kansen te grijpen door indien nodig uw processen aan te passen.
• Het systeem en de processen moeten vaak aangescherpt worden.
• Leer van het verleden maar focus op de toekomst.