FOREX | Skalerbart og skreddersydd system for hele virksomheten

FOREX er et nordisk selskap som ble grunnlagt i Sverige. Virksomheten har en lang og imponerende historie og satser nå for fullt på å styrke sin posisjon som Nordens markedsleder innen reisevaluta og andre reisetjenester. FOREX har butikker i Norge, Sverige, Danmark og Finland, med over 500 ansatte.

Med en nysgjerrighet og et sterkt ønske om å utvikle seg, tilbyr FOREX en morsom og dynamisk arbeidsplass. Her får medarbeiderne gode muligheter til å påvirke, utvikle seg og ta ansvar på ulike måter. For FOREX er medarbeiderreisen ganske enkelt en viktig del av virksomheten.

Da personvernforordningen banket på døren i 2018, fikk FOREX raskt et behov for en digitalisert endring av medarbeiderprosesser. Virksomheten skrek etter et brukervennlig system for å holde oversikt over medarbeiderdata fra hele Norden, sier Caroline Gestrup, HR-sjef i FOREX.

”Våre tidligere prosesser var svært papirbaserte. Selv om vi hadde noen systemer på plass, snakket de ikke med hverandre, noe som gjorde hele prosessen vanskelig å håndtere. Det innebar mye ekstraarbeid for oss.”

Ønsket et enkelt og justerbart system

HR-avdelingen til FOREX ønsket et system som de kunne bruke over hele Norden. Gjerne et enkelt verktøy som ga store muligheter til å påvirke innholdet og prosessene. Og det var nettopp brukervennligheten med hensyn til å navigere, administrere og bruke systemet som gjorde at FOREX valgte Sympa, forteller Gestrup.

”Vi forsøker fortløpende å effektivisere prosessene i virksomheten, og det må være enkelt å legge til nye funksjoner. Det er derfor Sympa passer så godt for oss. Når vi har identifisert et behov, kan vi selv gjøre endringen eller få hjelp av Sympa ved behov.”

Skalerbart og lett å integrere

I tillegg til tilpasningsmulighetene har skalerbarheten og integrasjonsmulighetene gitt FOREX store fordeler. Da pandemien traff hardt i 2020 ble mange virksomheter, deriblant FOREX, tvunget til å nedskalere. Det var ingen problemer med å gjøre det ved hjelp av Sympa. Skalerbarheten gjør at man aldri trenger å jobbe med, eller betale for, et unødvendig omfattende system, forteller Gestrup.

Muligheten til å integrere systemer som tidligere ikke snakket med hverandre, har gitt god oversikt. Via Sympa kan FOREX nå kontrollere alle trinnene i medarbeiderreisen. Så fort en ny ansatt legges til, opprettes det en brukerprofil med e-postadresse og andre opplysninger. I systemet kan man bl.a. håndtere arbeidskontrakter, stillingsendringer, lønn og ferie. Systemet håndterer også regulatoriske prosesser, muliggjør oppfølging av strategiske mål og nøkkeltall samt registrerer og følger opp at medarbeidere gjennomfører interne opplæringer.

Sympa FORall

Det omfattende systemet har vært så effektivt at det til og med har fått sitt eget navn.

”Siden Sympas HR-system er for alle, både medarbeidere og ledere, ville vi sørge for at alle hadde innflytelse over hvordan det ble tilpasset. Vi organiserte en liten konkurranse der man kunne komme med forslag til et internt navn på systemet, og vinnernavnet ble i all sin enkelhet – FORall. Det er kjempegøy at vi sammen fant et navn til det skreddersydde systemet som gjør alt så mye lettere for hele virksomheten,” sier Gestrup.