Datadrevet HR sikrer bedre beslutningstagning

Det er medarbejderne, der afgør om virksomheden når sine mål: målsætninger for salg, profit og vækst kan kun nås, hvis dygtige medarbejdere er motiverede til at nå dem. Medarbejdere er ikke blot vigtige, de er uundværlige.

I dette indlæg kan du læse om:

• Medarbejderdata som basis for virksomhedsstrategi og støtte til beslutninger
• Hvad er HR-data, og hvorfor er de vigtige?
  • Forbedring af virksomhedesstrategien
  • Måling af medarbejderoplevelsen
  • Reducer omkostninger og forøg overskuddet
• Vigtige HR-data
  • Eksempler på data, man med fordel kan holde øje med
• Hvordan hjælper medarbejderdata virksomheden med at opnå bedre resultater?
• Sådan definerer du dine vigtigste HR-KPI'er
• Sådan holder du styr på jeres performance
  • Via iagttagelse
  • Ved at opbygge et økosystem af HR-løsninger
  • Afskær dig ikke fra viden. Udnyt dine HR-data

Medarbejderdata som basis for virksomhedsstrategi og støtte til beslutninger

Ud over udfordringen med at ansætte og fastholde de dygtigste medarbejdere er HR-teams afgørende for at bidrage til virksomhedens fremgang. Eftersom rekruttering af højtkvalificerede medarbejdere er den højeste prioritet for de fleste HR-teams, giver det mening at optimere brugen af data, analyser, og statistikker for at evaluere og optimere. Antallet af medarbejdere kan være begrænset - især hvad andgår rekruttering af stillinger, der kræver højt specialiserede færdigheder. Denne mangel er noget, som mange CEO'er kender.

Ifølge dem er en af de største trusler for deres forretning den begrænsede adgang til vigtige kompetencer, innovation og kreativitet i form af højt kvalificerede medarbejdere.

Samtidig betragter 47 % af HR-afdelingerne fastholdelse og medarbejderomsætning som deres største udfordring. Derfor er det afgørende at have et indblik i, hvad der tiltrækker potentielle medarbejdere (og hvordan deres tilfredshed opretholdes), hvis man skal nå virksomhedens målsætninger og øge ROI.

For at imødegå disse udfordringer skal HR-teams have adgang til data, der viser, præcist hvad der bidrager til medarbejdertilfredshed. For eksempel:

• McKinsey oplyser, at et højt medarbejderengagement ikke blot holder medarbejderne tilfredse, men også øger virksomhedens indtjening.
• Op til 20 % af medarbejderne fratræder stillingen inden for de første 45 dage af ansættelsen. Desuden mener at 72 % af de nyansatte, at den vigtigste del af onboarding er tid med deres leder eller nærmeste overordnede.

Disse data kan hjælpe med at styrke deres strategier for ansættelse og højt medarbejderengagement. Det er ligeledes vigtigt at have kendskab til organisationsspecifikke data, som kan hjælpe HR-chefer og nøglepersoner i ledelsen med at løse unikke problemer og udnytte de styrker, der findes i deres hold af dygtige medarbejdere.

Det er her, HR-data viser sig at være nyttige. Med et dybtgående kendskab til HR-data, KPI'er og medarbejdernes resultater kan HR-teams bruge statistik til at skabe træffer smarte beslutninger via handlingsorienteret indsigt.

Hvad er HR-data, og hvorfor er de vigtige?

HR-statistikker er data, der gør det muligt for organisationer at få indsigt i deres workforce og måle effektiviteten af HR-initiativer.

Her er nogle eksempler på vigtige data, der kan bidrage direkte til forretningssucces:

• Omkostninger per ansættelse
• Tid brugt på ansættelser
• Fraværsprocent
• Fastholdelsesprocent
• Medarbejdernes resultater
• Medarbejderomsætning
• Effektivitet af kurser
• Medarbejdermotivation
• Medarbejderengagement

Traditionelt set har virksomheder målt KPI'er såsom salgs- og produktionstal, men moderne virksomheder følger også vigtige indikatorer for deres workforce nøje. Desuden er workforcerelaterede data blevet en mere og mere værdifuld nøgle til strategisk beslutningstagning. Den øverste ledelse bliver også mere og mere interesseret i at inddrage viden fra HR-rapporter i deres overordnede forretningsstrategi.

De største fordele ved at følge jeres HR-nøgletal er:

1. Forbedring af virksomhedsstrategien

Tydelige, pålidelige data om medarbejderne hjælper ledere med at træffe velbegrundede, strategiske beslutninger om virksomhedens fremtid.

2. Måling af medarbejderoplevelsen

Vi har allerede nævnt, at medarbejderfastholdelse og medarbejderomsætning er HR's største udfordring. Flere og flere HR-teams er afhængige af HR-data, så de kan måle og evaluere medarbejderoplevelsen.

Målet er at sikre, at deres indsats inden for medarbejderengagement og rekrutteringsstrategier udmønter sig i højere medarbejdertilfredshed og fastholdelsesgrad.

3. Reducer omkostninger og forøg overskuddet

Ledere med god forståelse af HR-data kan få klar indsigt i områder, hvor omkostningerne kan reduceres og overskuddet øges.

Data viser for eksempel, at en virksomhed kan spare op til 152.000 kroner (22.000 USD) årligt per medarbejder, der arbejder hjemmefra. Eftersom mange er mere produktive (og glade!) som fjernarbejdere, kan en del virksomheder reducere udgifter til husleje, elektricitet og andre kontoromkostninger, afhængigt af hvad deres data specifikt viser.

Vigtige HR-data

Når en virksomhed har valgt deres vigtigste HR-data og fastsat de tilhørende målsætninger, bør de berørte medarbejdere have et tydeligt overblik over disse indikatorer. Det er kun muligt, at træffe gode beslutninger og foretage hurtige tilpasninger, hvis man tidligt i forløbet har identificeret udfordringer og muligheder.

I stedet for ufleksibel og langsom månedlig rapportering, indeholder moderne HR-systemer fleksible rapporteringsværktøjer og HR-dashboards. Disse sammenfatter enorme datamængder til letforståelige statistikker i realtid og leverer dem (sammen med andre forretningsmæssige KPI'er) direkte til ledelsesteamet via flere forskellige kanaler, herunder smartphones og tablets.

Nedenfor ser du vigtige HR-data, som er nyttige at følge. Husk dog, at den specifikke rapporteringsstrategi blandt andet kommer til at afhænge af en organisations prioriteringer og størrelse. For at finde ud af, hvilke HR-data der er de mest værdifulde for virksomheden at måle, skal HR-teams samarbejde med ledere for at indsamle viden om målsætninger og mål, der kan være relateres direkte til disse data.

Eksempler på data, man med fordel kan holde øje med

• Fraværsprocent – Refererer til det gennemsnitlige antal dage, som medarbejderen er fraværende inden for en given tidsramme (eksklusiv betalt ferie)
• Omkostning per ansættelse – Dette henviser til den gennemsnitlige omkostning per nyansat. Det omfatter både eksterne og interne ansættelsesomkostninger, divideret med det samlede antal nyansættelser i en given periode.
• Overarbejdstimer – Antallet af overarbejdstimer inden for en given tidsramme. Overarbejdstimer er tæt knyttet til fraværsprocenten og omsætningen og kan være et tegn på, at der er behov for flere medarbejdere, så medarbejderomsætning undgås.
• Medarbejdertilfredshed – Angiver det antal medarbejdere, der vil anbefale din virksomhed som en god arbejdsplads til kolleger i samme branche i forhold til antallet af medarbejdere, der vil fraråde den.
• Samlet omsætningsprocent – Det samlede antal medarbejdere, der siger op inden for en given tidsramme, divideret med det samlede antal medarbejdere i en organisation.
• Fastholdelsesprocent – Antallet af medarbejdere, der forbliver i en organisation inden for en given tidsramme, divideret med det samlede antal medarbejdere i en organisation.
• Medarbejderproduktivitet – Disse data refererer til den mængde arbejde, som medarbejderen har udført inden for en given tidsramme (ikke antallet af arbejdstimer).
• Indtægter per medarbejder – Henviser til de samlede indtægter divideret med det samlede antal medarbejdere.
• Medarbejdernes resultater – Kan evalueres via bedømmelser fra kolleger, selvevaluering og lederens evaluering.
• Udgifter til kurser per medarbejder – Samlede omkostninger til kurser og undervisere divideret med det samlede antal medarbejdere.
• Udgifter til kurser – Kan måles baseret på medarbejderes produktivitet (hvis den er relateret til kurset) eller ved at gennemføre test eller bedømmelser.

Hvordan hjælper medarbejderdata virksomheden med at opnå bedre resultater?

God virksomhedsstyring og -ledelse har traditionelt været baseret på at kunne holde styr på en lang række forretningsmæssige KPI'er, som eksempelvis salg, markedsføring, produktion og økonomi. Flere og flere virksomheder er imidlertid begyndt at indse, at moderne målinger af HR-metrikker er lige så vigtige som mere etablerede metrikker.

Disse HR-indikatorer muliggør, at HR-chefer, ledere og teams kan overvåge ændringer i organisationens resultater og trivsel i realtid. De kan også automatisere rapporteringen for at støtte forretningsaktiviteter og ledelsen bedre.

Dataene er en støtte for medarbejdere, der arbejder på at nå organisationens forretningsmålsætninger og giver ledere mulighed for at træffe beslutninger, der er baseret på data.

Det bør være en prioritet at fokusere på forbedring af aktiviteter, der er vigtige for virksomheden, samtidig med at kunne informere nøglepersoner i topledelsen, hvis der er metrikker, der ikke lever op til forventningerne. Det er nemmere at påvise styrker og svagheder, hvis vigtige HR-data er let tilgængelige, så de kan ses og sammenlignes.

Disse sammenligninger kan for eksempel foretages mellem forretningsenheder eller mellem kundetilfredshed og medarbejderglæde.

Sådan definerer du dine vigtigste KPI'er

En KPI er en værdi, som måles for at vurdere, hvor effektivt en person eller en organisation opfylder centrale forretningsmålsætninger. Ideelt set bør hver KPI "matche" et specifikt forretningsmål eller resultat med en resultatmåling.

Besvar følgende spørgsmål, når du begynder at definere dine KPI'er:

• Hvad er dit ønskede resultat for virksomheden?
• Er det vigtigt at opnå dette resultat? I så fald hvorfor?
• Hvilke metoder anvender du til at måle status?
• Hvilke vigtige faktorer vil påvirke dette resultat?
• Hvilke personer/teams er ansvarlige for dette resultat?
• Hvad er en vigtig markør for at opnå det ønskede resultat?
• Hvor ofte skal der rapporteres om fremdrift?

Lad os antage, at målet eksempelvis er at forbedre medarbejderfastholdelsen i år. Definitionen af en "KPI for medarbejderfastholdelse" kan se således ud:

• At øge medarbejderfastholdelsen med 30 % i år.
• Hvis vi opnår dette, vil det reducere omkostningerne og øge medarbejdernes trivsel.
• Fremskridt bliver målt som en stigning i medarbejderfastholdelse via fastholdelsesprocenten.
• Vigtige faktorer omfatter initiativer til at engagere medarbejdere samt en gennemgang af løn og fordele.
• Lederen, der ansætter er ansvarlig for disse data.
• Fastholdelsesgraden skal være steget med 30 % i år.
• Status bliver gennemgået hver måned.

KPI'er bør også videregives til interessenterne, så det tilskynder til korrekt opfølgning og skaber en tydelig retning for teamet og organisationen. Hvis teamet ved en regelmæssig gennemgang af KPI'en konstaterer, at den bør opdateres, bør den desuden kunne ændres, så KPI'en passer til organisationens skiftende behov.

Sådan holder du styr på jeres HR performance

En vellykket brug af medarbejderdata involverer ofte flere faktorer. Ud over at følge vigtige HR-data og KPI'er kan forskellige metoder hjælpe ledere med at overvåge medarbejderes resultater bedre:

Via iagttagelse

Via iagttagelse kan ledere få meget at vide om medarbejderes resultater. En salgsleder kan for eksempel se en medarbejder interagere med en kunde og straks få værdifuld indsigt i den pågældende medarbejders resultater.

Ved at opbygge et økosystem af HR-løsninger

Du bruger højst sandsynligt allerede HR-løsninger til at strukturere HR-aktiviteterne i din organisation. Men er du i stand til at samle alle oplysninger på ét sted?

Et HR-system som Sympa giver HR-teams mulighed for at se og skalere alle HR-processer fra ét sted og dermed skabe synlighed i alle dele af ansættelsen - fra rekruttering til fratrædelse. Dette giver HR-chefer og teamledere effektive data og nyttig viden, som de kan bruge til at gennemgå og forbedre eksisterende processer med henblik på at gøre medarbejdere tilfredse og motiverede.

Afskær dig ikke fra viden. Udnyt dine HR-data.

HR-data er ikke kun nyttige for HR-teams, de er også nyttige for en organisations ledere og medarbejdere. Ved at fremme en kultur baseret på data kan organisationer optimere potentialet blandt deres medarbejdere via informerede beslutninger, der er understøttet af data.

En organisation kan ikke blot spare penge ved hjælp af viden fra HR-rapporter, den kan også øge omsætningen på grund af medarbejdertilfredshed og produktivitet.