.svg)
.svg){kind=icon}
Da Baker Tilly voksede, havde deres HR-afdeling svært ved at følge med: “Da vi vækstede, var der brug for et system til at erstatte vores Excel-ark”.
Med Sympa har Baker Tilly sparet en masse reel arbejdstid. Men de er også sluppet for en del bekymringer.
“Tidligere foregik vores HR som en manuel proces. Men i takt med at vi voksede, blev det en voksende udfordring at holde styr på vores medarbejderoplysninger. Det hele lå i mapper på fællesdrevet, og vi var ikke kritiske nok med oprydningen,” fortæller Katja Odder Erikstrup, HR Director hos Baker Tilly.
Da Baker Tilly voksede til 160 medarbejdere, indså Katja Odder Erikstrup, at tiden var kommet til et HR-system, der kunne automatisere processerne.
Baker Tilly Denmark er et revisions- og rådgivningsfirma, der tilbyder branchespecialiserede ydelser indenfor revision, skat og rådgivning. De har i dag kontorer i Valby, Odense og Sorø med samlet 160 medarbejdere.
Før Katja Odder Erikstrup blev ansat i 2020, var der ikke nogen reel HR-afdeling. I stedet var det to partnere, der deltes om ansvaret på området.
“Der var brug for en person, der tog hånd om det fuldtid. Det blev mig, og i dag tæller vores HR-afdeling tre personer. Men efter vi indførte Sympa, har det lettet en lang række processer i virksomheden,” forklarer Katja Odder Erikstrup.
I længden måtte HR droppe det hjemmelavede system
Da Katja Odder startede som HR Director, manglede HR-afdelingen struktur og nogle processer, der kunne gøre de daglige opgaver mere glidende.
“I starten arbejdede vi i et fællesdrev, som vi mente, at kun HR havde adgang til. Her var det et system med Excel-ark og mappestrukturer. Det fungerede faktisk fint, men det var udfordret af GDPR-reglerne”, siger Katja Odder Erikstrup.
Generelt fortæller hun, at afdelingen var præget af for mange manuelle processer, som gjorde, at oplysninger var besværlige at finde frem, eller at der sommetider kunne dukke dokumenter frem på en medarbejder, som var stoppet for flere år siden.
I dag sker tingene på en måde, hvor der er styr på datasikkerheden, og generelt er det bare meget nemmere for os i HR. Vi skal ikke sidde og taste oplysninger ind i syv forskellige ark som tidligere, og når vi skal bruge forskellige data, trækker vi det bare automatisk ud med Sympa.
Katja Odder Erikstrup
HR Director
Alle informationer om hver enkelte medarbejderes løn, bonus og løndele er indtastet i Sympa. Det betyder, at Katja Odder Erikstrup kunne slette flere Excel-ark på løndrevet for medarbejdere, hun tidligere havde brugt til håndtering af løn.
“Jeg kan se, at vi sparer en masse tid. Både på den reelle arbejdstid, men også på den tid, hvor man går og spekulerer over, om det hele nu er håndteret korrekt. Det er der en enorm tryghed i,” forklarer deres HR Director.
Tidligere gik der meget tid på udviklingssamtaler
Når det kommer til forskellige ansættelsesforhold som kontrakter, lønstigninger og ændringer af titler, er det ikke noget, Katja og hendes afdeling bruger meget tid på længere.
Siden Baker Tilly overgik til Sympa, har medarbejderne også selv fået adgang til systemet, hvor de kan se oplysninger om deres ansættelse og ændre i deres personlige oplysninger.
“Det er virkelig rart, at medarbejderen selv kan gå ind og ændre, hvis de er blevet gift eller skilt, eller har hvis de har skiftet adresse. Det kan virke som en lille ting, men med 160 medarbejdere, så løber det op,” siger Katja Odder.
Hos Baker Tilly holder de løbende udviklingssamtaler. Tidligere skete det sådan, at hver leder fik et printet stykke papir i hånden, som de skulle udfylde og sende tilbage til HR.
“Der var kort sagt ikke noget system til de samtaler, som altid kom bag på lederne. Der var ingen tryghed i, at de blev afholdt. Medarbejderen skulle udfylde et skema og sende det til HR, som blev lagt i en fysisk mappe. Det tog vel fem til 10 minutter for omkring 140 medarbejdere dengang. I dag er det fuldstændig ude af vores hænder,” fortæller Katja Odder Erikstrup.
Fremtiden for rekruttering
Efter halvandet år med Sympa er Katja Odder Erikstrup godt tilfreds med systemet, hvor særligt stamdata- og udviklingsmodulet er en stor hjælp i det daglige arbejde. Fremover overvejer hun, om de også skal implementere Sympas rekrutteringssystem.
“Det kunne gøre vores rekrutteringsproces langt mere effektiv, hvis det fremover blev linket op til Sympa. På den måde kunne en ny medarbejder allerede oprette sig i systemet, når de ansøger, og så vi kan sende de oplysninger videre ind i kontrakten, hvis det ender med en ansættelse,” siger Katja Odder.
Hun forklarer, at processen vil blive langt hurtigere, mens risikoen for fejl vil blive minimeret, når ansøgeren selv indtaster navn, adresse og andre informationer.
Overordnet fremhæver Katja Sympas brugerflade, der er meget intuitiv og ikke kræver særlige tekniske færdigheder.
“Jeg kan meget nemt tilføje og slette elementer i vores system. Det betyder, jeg ikke behøver færdigheder som en programmør eller skal have hjælp fra Sympa, hver gang jeg skal ændre noget. Det er virkelig en fordel, når vi er en virksomhed i vækst, som ikke kan forudse, hvad der sker om et år,” afslutter HR Director Katja Odder Erikstrup.
Er du nysgerrig efter at prøve Sympa?
Tag kontakt til os, så vil vi med glæde vise dig, hvad Sympa kan gøre for din virksomhed!
Kontakt salg
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
.svg)
