Compass Group Danmark

Mindre administration til lederne

Compass Group har det seneste år ansat mere end 1000 nye medarbejdere og håndteret mere end 4000 ændringer på eksisterende medarbejdere. Derfor skal deres HR-system effektivt kunne håndtere mange tiltrædelser, ændringer og fratrædelser. Netop det blev afgørende for, at Compass Group begyndte at implementere Sympa i starten af 2018.

“Systemet er enkelt og intuitivt. Det kan samtidig håndtere et stort flow, der ryger gennem systemet på en ordentlig og effektiv vis. Det overholder persondataloven, fungerer for HR, for ledere og selvfølgelig for den enkelte medarbejder. Sympa har på flere områder levet op til vores forventninger,” forklarer Kristine Dyring.

Hun mindes, at flere af de opgaver, der i dag kan klares hurtigt med Sympa, var langsommelige og krævede en del ressourcer. Særligt deres ledere har fået fjernet en del administrative opgaver fra deres bord.

“Tidligere skulle vores ledere vælge mellem 40 forskellige kontraktskabeloner, når vi ansatte en ny medarbejder. Så skulle de udfylde, printe og underskrive kontrakten, inden den fysisk blev sendt videre til den pågældende medarbejder,” forklarer Kristine Dyring og fortsætter:

“Når vores lønkontor modtog den underskrevne kontrakt, tjekkede de i første omgang om den rigtige skabelon var valgt og overholdte gældende rammer. Derefter kunne de gå i gang med at indtaste oplysningerne fra kontrakten i deres system, scanne dokumentet ind og gemme det. Og i den proces steg risikoen for at lave fejl” siger Kristine Dyring, People and Culture Partner.

“I dag er det stadig lederen, der opretter medarbejderen og udskriver kontrakten. Men det er langt mere effektivt og brugervenligt, hvor de hurtigt kan oprette og godkende en ny ansættelse på farten, som ryger videre i systemet. Det har virkelig reduceret mængden af fejl og ressourcer, vi bruger på ansættelser og ændringer, og så har det fjernet en stor del af det dobbeltarbejde, vi lavede i starten,” fortæller Kristine Dyring.

Vi har fået en bedre fælles kommunikation

Langt størstedelen af de 3000 medarbejdere hos Compass Group er ansat som kokke, rengøringsfolk eller receptionister ude hos de knap 600 virksomheder, som Compass Group servicerer.

Denne konstellation øger behovet for en fælles platform, der kan skabe grundlag for kommunikationen i hele virksomheden.

“Vi har taget et kvantespring i forhold til at få vigtige informationer ud til vores medarbejdere i dag, hvor alt kommunikation foregår via en app. Det er afgørende for os, da vores køkken-, rengørings- og servicemedarbejdere ikke sidder foran en computer og tjekker mails eller intranet hyppigt. Kommunikationen er blevet mere målrettet og mindre tilfældig,” fortæller Kristine Dyring.

Tidligere foregik kommunikationen i Compass Group langt mere lavpraktisk, hvor den nærmeste leder printede en mail ud og hang den fysisk op i køkkenet eller delte det på et morgenmøde.

“Selvom vores medarbejdere er spredt over hele landet, har vi i langt højere grad kunne skabe en fælles kultur og identitet ved, at det er de samme informationer, der kommer ud til alle i Compass Group. Det kunne vi ikke have gjort uden en grundlæggende platform som Sympa,” forklarer Kristine Dyring.

Vil bruge Sympa til at kigge i krystalkuglen

I modsætning til tidligere kan Kristine Dyring og hendes HR-kolleger lynhurtigt finde nøgletal frem, hvis en leder eksempelvis vil vide, hvad gennemsnitslønnen er for en bestemt gruppe, hvor mange der er tiltrådt år til dato, og hvornår hvilke medarbejdere skal fejres eller lønreguleres i henhold til overenskomsten. Nøgletal, der tidligere tog tid at lave og var behæftet med usikkerhed.

Netop den type data ønsker Kristine Dyring at udnytte endnu bedre fremover til blandt andet at forudse tendenser.

“Det næste skridt, vi gerne vil tage, er at konsolidere de informationer, der ligger i Sympa og andre systemer endnu bedre, så vi i langt højere grad kan forudse tendenser,” siger Kristine Dyring.

Helt konkret vil hun gerne kunne forudsige, hvad der skaber performance og hvilken type leder, der er bedst til at engagere og fastholde medarbejderne i Compass Group.

“Med meget af det data, som vi har adgang til, kan vi lave nogle kvalificerede analyser, der kunne hjælpe os med at kigge ind i krystalkuglen. Vi skal blot have konsolideret det i et analyseværktøj og formidlet i et dashboard til ledelsen,” afslutter Kristine Dyring.