Compass Group Danmark

Mindre administration för cheferna

Compass Group har rekryterat fler än 1 000 nya medarbetare och hanterat fler än 4 000 ändringar av befintliga medarbetare under det senaste året. Dess HR-system behöver därför på ett effektivt sätt kunna hantera en stor volym nyanställningar, förändringar och uppsägningar. Detta var den avgörande faktorn som fick Compass Group att börja använda Sympa i början av 2018. 

”Systemet är enkelt och intuitivt. Samtidigt kan det hantera stora volymer som rör sig genom systemet på ett snabbt och effektivt sätt. Det följer den danska dataskyddslagen, fungerar utmärkt för HR, för chefer – och utan tvekan för de enskilda medarbetarna. Sympa har levt upp till våra förväntningar på många plan”, förklarar Kristine Dyring.  

Hon minns att många av de uppgifter som nu kan utföras snabbt med hjälp av Sympa, tidigare var långsamma och resurskrävande. Särskilt chefer har fått avlastning och slipper nu en massa administrativa uppgifter.  

”Tidigare kunde våra chefer välja mellan 40 olika mallar för anställningsavtal när vi skulle rekrytera en ny medarbetare. De var tvungna att fylla i, skriva ut och underteckna anställningsavtalet innan det rent fysiskt skickades till relevant medarbetare”, förklarar Kristine Drying.  

”När våra löneavdelningar fick det undertecknade anställningsavtalet måste de först kontrollera om rätt mall hade använts och att gällande ramverk hade följts. Därefter behövde de ange information från anställningsavtalet i sitt system, skanna dokumentet och spara det. Risken att göra misstag var större i den processen”, säger People and Culture Partner Kristine Dyring. 

”Idag är det fortfarande chefen som tillsätter en medarbetare och upprättar deras anställningsavtal. Processen är dock mycket mer effektiv och användarvänlig nu eftersom de snabbt kan upprätta och godkänna en ny medarbetare, som sedan går vidare genom systemet, utan att behöva tänka för mycket på det. Detta har verkligen minskat antalet fel och resurser vi använder på medarbetare och förändringar, och har eliminerat mycket av det dubbelarbete som hände i början”, förklarar Kristine Dyring. 

Vi har uppnått bättre ömsesidig kommunikation

Den stora majoriteten av Compass Groups 3 000 medarbetare är anställda som kockar, städare eller receptionister på de närmare 600 företagen som Compass Group utför tjänster åt.  

Detta upplägg ökar behovet av en delad plattform som kan utgöra en grund för kommunikation i hela företaget.  

”Vi har tagit ett jättekliv när det gäller att få ut information till våra medarbetare – nu sker all kommunikation via en app. Detta är avgörande för oss, eftersom våra köks-, städ- och servicemedarbetare oftast inte sitter framför en dator och kollar e-post eller intranätet. Kommunikationen har blivit mer fokuserad och mindre slumpmässig”, säger Kristine Dyring.  

Tidigare var kommunikationen i Compass Group mycket mer praktiskt inriktad, med linjechefer som skrev ut e-postmeddelanden och fysiskt placerade ut dessa i köket eller delade ut dem under morgonmöten.  

”Även om våra medarbetare är utspridda över hela landet, har vi i mycket större utsträckning kunnat skapa en gemensam kultur och identitet genom att få ut samma information till alla i Compass Group. Vi hade inte kunnat göra det här utan en grundläggande plattform som Sympa”, berättar Kristine Dyring. 

Vill använda Sympa för att förutse framtiden

Till skillnad från tidigare kan Kristine Dyring och hennes HR-kollegor nu snabbt hitta nyckeltal. Exempelvis om en chef vill veta vad den genomsnittliga lönen är för en viss grupp, hur många som har börjat på företaget hittills i år, och när medarbetare firar årsdagar eller får sin lön reglerad enligt kollektivavtal. Nyckeltal som tidigare var både tidskrävande och osäkra.  

Kristine Dyring vill utnyttja den här typen av data ännu bättre framöver, för att till exempel förutse trender. 

”Nästa steg för oss är att konsolidera informationen i Sympa och andra system i ännu högre grad, så att vi kan förutsäga trender i mycket större utsträckning”, säger Kristine Dyring.  

Hennes specifika mål är att förutse vad som skapar prestationer, och vilken typ av chef som är bäst på att engagera och behålla medarbetare i Compass Group.  

”Merparten av de data vi har tillgång till gör att vi kan utföra kvalificerade analyser som hjälper oss att ställa en prognos inför framtiden. Allt vi behöver göra är att konsolidera data i ett analysverktyg och föra dessa vidare till ledningen via en dashboard”, avslutar Kristine Dyring.