Saint-Gobain Distribution Denmark

Et forhøjet fokus på IT-sikkerhed fastholdt Saint-Gobain i et forældet system, der var blevet “en klods om benet” på HR-afdelingen. I dag har de fået et nyt HR-system, som ikke går på kompromis med sikkerheden.

“Når jeg tidligere skulle regulere løn for vores medarbejdere, foregik det i et stort Excel-ark, hvor jeg manuelt skulle opdele alle 650 i forskellige afdelinger og derefter sende det ud til lederne. Jeg brugte gerne halvanden måned på den proces,” fortæller Malene Hulkvist, HR & Payroll Manager for Saint-Gobain i Danmark.

Saint-Gobains danske distributionsafdeling er landets førende grossist indenfor VVS samt vand og kloak, og leverer alt fra vaske til toiletter. Den danske afdeling står blandt andet bag VVS, vand og kloak-grossisten Brødrene Dahl og ventilationsleverandøren Øland. På verdensplan har Saint-Gobain over 166.000 medarbejdere. Virksomheden har en målsætning om at blive CO2-neutrale i 2050. De har investeret et trecifret millionbeløb i at forbedre det miljømæssige aftryk i Danmark.

Malene Hulkvist brugte i 2020 unødvendigt meget tid på administration og løn. Men grundet virksomhedens størrelse og frygt for en sikkerhedsbrist, var det ikke problemfrit at skifte til et nyt HR-system.

“Saint-Gobain blev lagt ned af et stort hackerangreb i 2018. Det betød, at alt blev meget sikkerhedsorienteret. Samtidig havde vi brug for et moderne HR-system, der ikke kostede timer til opdateringer og vedligeholdelse. Heldigvis levede Sympa op til alle vores behov uden at gå på kompromis med sikkerheden, “ siger Malene Hulkvist.

HR var blevet en klods om benet

Før Saint-Gobain implementerede Sympa til deres HR- og lønadministration, brugte de et system med en fysisk server på kontoret. Det betød meget spildtid og en it-afdeling på overarbejde.

“Vores tidligere system var tungt og svært at tilgå. Hvis vi ikke kunne komme på serveren, skulle vi have fat i it-afdelingen. Vi var hele tiden afhængige af nogle andre, hvis vores HR skulle fungere. Det var blevet en klods om benet. Der gik masser af timer med ting, der nemt bliver klaret i dag,” siger Malene fra Saint-Gobain.

I dag er den byrde blevet lettet med Sympa, der er fuldstændig cloudbaseret, hvor alle data befinder sig i en digital sky.

“Det har ændret sig til, at vi ikke skal kæmpe dagligt med it-problemer. Nu kan alle tilgå systemet, uanset om de arbejder hjemme eller ej. Tidligere kunne vi godt have hele dage, hvor vi ikke kunne komme på. Men det sker aldrig mere, nu hvor det hele er cloudbaseret. Det er en kæmpe forbedring,” forklarer Malene.

Reguleringen af løn var særligt en tidssluger for Malene og hendes afdeling.

Sparer halvanden måneds arbejde med sympa

En gang om året står Malene Hulkvist for lønreguleringen af de 650 i virksomhedens danske team, der arbejder på overenskomst. Processen var tidligere en sur pligt, hun brugte omkring halvanden måned på. Den tid er blevet reduceret drastisk med Sympa.

“I dag opretter jeg reguleringen nemt i systemet, og indenfor et par timer har jeg sendt det ud til lederne, uden jeg har brugt ret meget tid på det. Når lederne modtager det, kan de nemt tilgå det og selv justere på, hvilken medarbejder der skal have hvilken regulering. Det har virkelig gjort hele processen meget nemmere,” siger Malene.

Saint-Gobains oprindelige ønske var at få et system, der kunne digitalisere alle processer, men samtidig ikke var for kompliceret at bruge.

“Hvis man ikke kender systemet på forhånd, lærer du det hurtigt. Vores medarbejdere er ikke nødvendigvis it-specialister. Derfor ønsker vi også et system, der ikke er for svært at navigere i. Det har vi virkelig fået med Sympa,” fortæller Malene.

"Det er så nemt som at bruge Facebook"

En international virksomhed som Saint-Gobain har strikse krav til håndtering af GDPR og overholdelse af compliance. Men for en leder som Malene Hulkvist letter det også mange opgaver i det daglige.

“Sympa har en god indgangsvinkel til GDPR. I starten bygger man systemet sammen med en Sympa-konsulent, som gør det let at adskille tingene. Så hvis man har tre forskellige roller i systemet, kan du nemt adskille, hvad man må og ikke må i forhold til GDPR,” siger Malene.

Generelt fremhæver hun det gode overblik, som de har fået med Sympa. Både i forhold til udfordringer som GDPR, men også fra medarbejdernes synspunkt.

“Alle vores medarbejdere har selv adgang til Sympas medarbejderportal. Hvis de skifter adresse eller bank, kan de selv gå ind og ændre det. De kan altid tilgå lønsedler og kontrakter hjemmefra, hvis de skal foretage et løntjek. Flere har sagt, det er så nemt som at bruge Facebook,” afslutter Malene Hulkvist.

Et stærkt samarbejde sikrer effektivitet i HR- og lønprocesser

Hos Saint-Gobain viser samarbejdet mellem Azets og Sympa, hvordan den rette kombination af ekspertise og teknologi kan skabe værdi. Saint-Gobain har outsourcet lønnen til Azets, og en certificeret integration mellem Sympa og lønsystemet hos Azets sikrer en gnidningsfri og automatisk overførsel af medarbejderdata. Det sparer tid, reducerer risikoen for fejl og skaber en solid base for en effektiv lønproces.