SAINT-GOBAIN DISTRIBUTION TANSKA

Tietoturvan lisääntynyt painotus merkitsi sitä, että Saint-Gobainin järjestelmä oli vanhentunut ja "taakka" henkilöstöosastolle. Nyt heillä on uusi HR-järjestelmä, joka ei tingi turvallisuudesta.

"Aiemmin, kun minun piti selvittää työntekijöidemme palkat, se tehtiin isolla Excel-taulukolla, jossa minun piti manuaalisesti jakaa kaikki 650 palkkaa eri osastoille ja lähettää ne esihenkilöille. Käytin tähän prosessiin puolitoista kuukautta, sanoo Malene Hulkvist, Saint-Gobainin henkilöstöhallintopäällikkö Tanskassa. 

Saint-Gobainin Tanskan jakeluosasto on maan johtava putki-, vesi- ja viemärituotteiden tukkukauppias, joka toimittaa kaikkea lavuaareista vessoihin. Tanskan divisioonan takana ovat muun muassa putki-, vesi- ja viemärituotteita myyvä tukkuliike Brødrene Dahl ja ilmanvaihtotuotteiden toimittaja Øland. Saint-Gobainilla on maailmanlaajuisesti yli 166 000 työntekijää. Yhtiön tavoitteena on olla hiilineutraali vuoteen 2050 mennessä, ja se on investoinut kolminumeroisen miljoonasumman parantaakseen ympäristöjalanjälkeään Tanskassa.  

Malene Hulkvist käytti vuonna 2020 tarpeettoman paljon aikaa hallintoon ja palkanlaskentaan. Mutta yrityksen koon ja tietoturvaloukkausten pelon vuoksi uuteen HR-järjestelmään siirtyminen ei ollut ongelmatonta.  

"Saint-Gobain joutui vuonna 2018 suuren hakkerihyökkäyksen kohteeksi. Tämän jälkeen tietoturva nousi tapahtumien keskiöön. Samaan aikaan tarvitsimme modernin HR-järjestelmän, jonka päivittäminen ja ylläpito ei maksanut liikaa. Onneksi Sympa täytti kaikki tarpeemme turvallisuudesta tinkimättä", Malene Hulkvist kertoo.

HR:stä oli tullut taakka

Ennen kuin Saint-Gobain otti Sympan käyttöönsä, he käyttivät järjestelmää, jossa oli fyysinen palvelin toimistossa. Tämä merkitsi paljon ajanhukkaa ja kuormitti IT-osastoa erittäin paljon.  

"Edellinen järjestelmämme oli raskas ja vaikeasti käytettävä. Jos emme päässeet palvelimelle, meidän oli otettava yhteyttä IT-osastoon. Olimme jatkuvasti riippuvaisia jostakusta muusta, jotta HR-osastomme toimisi. Siitä oli tullut työlästä. Monia tunteja kului asioihin, jotka on helppo tehdä nykyään", sanoo Malene Saint-Gobainilta.  

Tänään tämä taakka on poistettu Sympan myötä, joka on täysin pilvipohjainen ja jossa kaikki tiedot sijaitsevat digitaalisessa pilvessä.  

"Se on muuttunut niin, ettei meidän tarvitse kamppailla tietotekniikka-asioiden kanssa joka päivä. Nyt kaikki pääsevät järjestelmään, työskentelivätpä he sitten kotona tai toimistolla. Aiemmin meillä saattoi olla kokonaisia päiviä, jolloin emme päässeet sisään. Nyt kun kaikki on pilvipohjaista näin ei enää tapahdu. Tämä on huikea parannus", Malene kertoo. 

Kuten aiemmin mainittiin, erityisesti palkkojen mukauttaminen oli Malenelle ja hänen osastolleen aikaa vievä tehtävä.  

Säästimme puolitoista kuukautta työtä Sympan avulla

Malene Hulkvist vastaa vuosittain yrityksen Tanskan tiimin 650 työehtosopimuksella työskentelevän työntekijän palkkojen määrittämisestä. Prosessi oli aiemmin hankala ja vei Malenelta noin puolitoista kuukautta aikaa. Tämä aika on lyhentynyt huomattavasti Sympan myötä.  

"Nykyään luon yksinkertaisesti asetuksen järjestelmään ja muutamassa tunnissa olen lähettänyt sen esihenkilöille käyttämättä siihen paljon aikaa. Kun esimiehet saavat sen, he pääsevät helposti siihen käsiksi ja voivat itse päättää, minkä työntekijän pitäisi saada mikäkin asetus. Se on todella helpottanut koko prosessia", Malene sanoo.  

Saint-Gobainin alkuperäisenä toiveena oli saada järjestelmä, jolla voitaisiin digitalisoida kaikki prosessit, mutta joka ei samalla olisi liian monimutkainen käyttää.  

"Jos et tunne järjestelmää etukäteen, opit sen nopeasti. Työntekijämme eivät välttämättä ole IT-asiantuntijoita. Siksi haluamme myös järjestelmän, jossa ei ole liian vaikea navigoida. Sympan kanssa olemme todella saaneet sen", sanoo Malene.   .

"Se on yhtä helppoa kuin Facebookin käyttö"

Saint-Gobainin kaltaisella kansainvälisellä yrityksellä on tiukat vaatimukset GDPR:n noudattamiselle. Mutta Malene Hulkvistin kaltaiselle johtajalle se helpottaa myös monia päivittäisiä tehtäviä. 

"Sympalla on hyvä lähestymistapa GDPR:ään. Alussa järjestelmää rakennetaan yhdessä Sympa-konsultin kanssa, mikä helpottaa asioiden erottelua. Joten jos sinulla on kolme eri roolia järjestelmässä, voit helposti erottaa, mitä voit tehdä ja mitä et voi tehdä GDPR:n suhteen", sanoo Malene.   

Kokonaisuutena hän korostaa hyvää yleiskuvaa, jonka he ovat saaneet Sympan kanssa. Sekä GDPR:n kaltaisten haasteiden että työntekijöiden näkökulmasta.  

"Kaikilla työntekijöillämme on itse pääsy Sympan työntekijäportaaliin. Jos he vaihtavat osoitettaan tai pankkia, he voivat mennä sinne ja muuttaa sen itse. He pääsevät aina kotoa käsin käsiksi palkkalaskelmiin ja sopimuksiin, jos heidän täytyy tehdä palkkatarkistus. Useat ihmiset ovat sanoneet, että se on yhtä helppoa kuin Facebookin käyttö", Malene Hulkvist toteaa lopuksi.