SAINT-GOBAIN DISTRIBUTION DANMARK

Ett ökat fokus på IT-säkerhet innebar att Saint-Gobains system hade blivit föråldrat och "en belastning" för HR-avdelningen. Idag har de ett nytt HR-system som inte kompromissar med säkerheten.

"När jag tidigare var tvungen att reglera lönerna för våra anställda gjordes det i ett stort Excel-ark där jag manuellt var tvungen att dela upp alla 650 på olika avdelningar och sedan skicka ut det till cheferna. Jag spenderade en och en halv månad på den processen, säger Malene Hulkvist, HR Administration Manager för Saint-Gobain i Danmark. 

Saint-Gobains danska distributionsavdelning är landets ledande grossist av VVS-, vatten- och avloppsprodukter och levererar allt från diskbänkar till toaletter. Den danska divisionen står bland annat bakom grossistföretaget Brødrene Dahl, som säljer VVS-, vatten- och avloppsprodukter, och ventilationsleverantören Øland. Saint-Gobain har över 166 000 anställda världen över. Företaget har som mål att vara koldioxidneutralt år 2050. Företaget har investerat ett tresiffrigt miljonbelopp för att förbättra sitt miljöavtryck i Danmark.  

År 2020 ägnade Malene Hulkvist onödigt mycket tid åt administration och löner. Men på grund av företagets storlek och rädslan för säkerhetsöverträdelser var det inte helt problemfritt att byta till ett nytt HR-system.   

"Saint-Gobain drabbades av en stor hackarattack 2018. Detta innebar att allt blev mycket säkerhetsorienterat. Samtidigt behövde vi ett modernt HR-system som inte kostade en massa arbetstimmar att uppdatera och underhålla. Lyckligtvis uppfyllde Sympa alla våra behov utan att kompromissa med säkerheten", säger Malene Hulkvist. 

HR hade blivit en belastning

Innan Saint-Gobain implementerade Sympa för sin HR- och löneadministration använde de ett system med en fysisk server på kontoret. Detta innebar mycket slöseri med tid och en IT-avdelning som arbetade övertid.  

"Vårt tidigare system var tungt och svårtillgängligt. Om vi inte kunde komma åt servern var vi tvungna att kontakta IT-avdelningen. Vi var ständigt beroende av någon annan för att vår personalavdelning skulle fungera. Det hade blivit ett tråkigt arbete. Många timmar gick åt till saker som är lätta att göra i dag", säger Malene från Saint-Gobain.  

Idag har den bördan tagits bort med Sympa, som är helt molnbaserat och där all data finns i ett digitalt moln.   

"Det har förändrats så att vi inte behöver kämpa med IT-frågor varje dag. Nu kan alla få tillgång till systemet, oavsett om de arbetar hemma eller inte. Tidigare kunde vi ha hela dagar då vi inte kunde komma in. Men det händer inte längre, nu när allt är molnbaserat. Det är en enorm förbättring", förklarar Malene. 

Som tidigare nämnts var särskilt löneregleringen en tidsödande uppgift för Malene och hennes avdelning.   

Sparar en och en halv månads arbete med Sympa 

En gång om året ansvarar Malene Hulkvist för lönesättningen för de 650 personer i företagets danska team som arbetar enligt kollektivavtal. Processen var tidigare krånglig och tog ungefär en och en halv månad av Malenes tid. Den tiden har minskat drastiskt med Sympa.   

"I dag skapar jag enkelt en föreskrift i systemet och inom några timmar har jag skickat den till cheferna utan att lägga ner särskilt mycket tid på den. När cheferna får den kan de enkelt komma åt den och själva bestämma vilken medarbetare som ska få vilken reglering. Det har verkligen gjort hela processen mycket enklare", säger Malene.   

Saint-Gobains ursprungliga önskan var att ha ett system som kunde digitalisera alla processer, men som samtidigt inte var för komplicerat att använda.   

"Det är lika enkelt som att använda Facebook"

Ett internationellt företag som Saint-Gobain har strikta krav på hantering av GDPR och efterlevnad. Men för en chef som Malene Hulkvist underlättar det också många dagliga uppgifter.   

"Sympa har en bra strategi för GDPR. I början bygger du systemet tillsammans med en Sympa-konsult, vilket gör det lätt att skilja saker åt. Så om du har tre olika roller i systemet kan du enkelt skilja på vad du kan och inte kan göra när det gäller GDPR", säger Malene.   

På det hela taget framhåller hon den goda överblick som de har fått med Sympa. Både när det gäller utmaningar som GDPR, men också ur de anställdas synvinkel.   

"Alla våra anställda har själva tillgång till Sympas personalportal. Om de byter adress eller bank kan de gå in och ändra det själva. De kan alltid få tillgång till lönebesked och kontrakt hemifrån om de behöver göra en lönekontroll. Flera personer har sagt att det är lika enkelt som att använda Facebook", avslutar Malene Hulkvist.