Vasakronan | Et tilpas komplekst system til en ganske stor virksomhed

Sara Johansson er HR-partner hos Vasakronan og har været med, siden Sympa blev implementeret i organisationen.

– Vi havde længe haft alle personaledata i digitalt format, men udfordringen var, at det stadig krævede en hel del manuel håndtering såsom at indtaste informationerne i systemet eller overføre data fra et system til et andet. Vi havde en blanding af Excel-dokumenter, selvbyggede systemer og indkøbte systemer, der ikke reagerede så godt på hinanden.

Vi ønskede at automatisere, spare tid og reducere risikoen for menneskelige fejl

Hovedformålet med at implementere et nyt overordnet HR-system var at fjerne manuelle rutiner. Ellers er der stor risiko for, at vigtig information bliver tabt på gulvet, havner et forkert sted, forsvinder eller ikke opdateres, mener Sara.

– Vi taler normalt om, at jo tættere man er på kilden, desto større er sandsynligheden for, at det bliver korrekt. Et eksempel er informationerne om nærmeste pårørende. Tidligere sendte medarbejderen en e-mail til os i HR, som derefter indtastede informationerne i systemet. Med Sympa er det medarbejderen selv, der registrerer og efter behov opdaterer informationerne.

Støtte og transparens for både ledere og medarbejdere

At Vasakronan har som mål at være branchens mest attraktive arbejdsgiver stiller store krav til en professionel rekrutteringsproces med en ordentlig håndtering af kandidaterne. Tidligere havde de manuelle rutiner og et selvbygget system til håndtering af rekrutteringer og kontrakter. Det blev nemt en administrationstung proces, der fjernede fokus fra selve rekrutteringen.

- Det vigtigste set fra lederens perspektiv er, at HR-systemet fungerer som støtte og forenkler arbejdet. Det skal ikke skabe ekstra arbejde. Sympa gør det nemt at finde information og minder lederen om alt fra prøvetidens afslutning til medarbejderens fødselsdag. Det har været utrolig værdsat, siger Sara.

Med Sympa er processerne blevet mere transparente for medarbejderne. Der kan man ansøge om forældreorlov og ferie, underskrive kontrakter, meddele opsigelse og gennemføre fratrædelsesprocessen. Vidensdelingen fremmes gennem kurser, og kompetencer registreres og bliver søgbare i systemet.

Vasakronan vil være en vigtig kunde

Ud over at det skal være et enkelt system for både ledere og medarbejdere, ønskede Vasakronan på deres jagt efter et nyt HR-system at samarbejde med en leverandør, der var ambitiøs og hele tiden gerne ville udvikle sig og blive bedre.

– Selv om vi er en stor virksomhed, er vi alt for små til nogle af de allerstørste og mest komplekse HR-løsninger. Vi havde behov for en leverandør, som vi kunne have en personlig dialog med, og som kan finde løsninger på vores specifikke behov. Derudover ønskede vi ikke et unødigt komplekst system med funktioner, vi ikke har brug for. Vi har en god kommunikation med Sympa, og vores ønsker bliver taget alvorligt.

En enkel implementering

– Da vi implementerede Sympa, afholdt vi ikke nogen større kurser. Vi havde en lodtrækning for ledelsesgrupper og ledere, hvor vi sagde, at de kunne komme til os og bede om hjælp, hvis de manglede funktioner eller havde andet input. Netop når lederen er modtagelig, er der ingen mening i at tilbyde funktioner, før behovet eksisterer.

Selv om selve udrulningen af Sympa gik hurtigt, har det taget længere tid at implementere det i hele virksomheden. Og det var helt efter planen, fortæller Sara.

– Nye processer og rutiner tager længere tid, end man tror, det har ikke noget med Sympa at gøre. Vi benyttede også lejligheden til at gennemgå alle vores processer inden for HR, nu hvor vi var i gang, og det tog tid at nytænke. Vi er stadig i gang, og om et års tid vil vi have endnu mere viden og mere indsigt. Det er et konstant work in progress.