Sådan bruger Sympa selv Sympa

Introduktion: Trivsel midt i brikker, der skal flyttes

Oprindeligt var Sympa en lille, familieejet virksomhed med en stærk virksomhedskultur, centreret om skabe værdi og vækst og have det sjovt undervejs, og virksomheden har udvidet sine aktiviteter betydeligt i de seneste to årtier. Denne succes har medført, at Sympa modtog en vækstinvestering i 2020 fra PSG Equity, et investeringsselskab, der samarbejder med virksomheder fra software- og tech-branchen med formålet om at fremskynde deres vækst og udvide.

For at give næring til vores vækst og nye markedsandele rekrutterede Sympa mere end 70 nye Sympaticos alene i 2021, med mange flere undervejs i 2022. Med så mange dynamiske dele er det derfor ekstremt vigtigt, at vi opretholder en stærk virksomhedskultur, der omfavner både nye og erfarne medarbejdere, især da hybridarbejde ser ud til at være kommet for at blive.

 Hos Sympa er gennemsigtighed og klare retningslinjer den klippe, der sikrer, at information når ud i de rigtige dele af vores organisation. Og da vi er vores egen HR-kunde, mente vi, at det ville være en god idé at vise dig, hvordan vi smager vores egen medicin. Så lad os se på, hvordan vores medarbejdere, linjechefer og HR-team bruger vores platform i alle vores HR-funktioner.

 Vi talte først med en blanding af nyansatte og garvede Sympaticos for at forstå, hvordan Sympa støtter deres arbejde:

● Elizabeth Chan – Marketing Manager, Norge
● Jenni Heiskanen – Business Development Manager
● Santeri Hämäläinen – Customer Success Marketing Manager

Kapitel 1: Onboarding er en suveræn mulighed for at nye medarbejdere får gode relationer og hurtigere skaber resultater

Som det første skridt i en Sympaticos rejse er onboarding en suveræn mulighed for at gøre positivt, varigt indtryk. Vores onboarding fokuserer på at den nye medarbejder hurtigt forstår virksomhedens kultur, lærer vores processer og måder at arbejde på, og at giver gode råd til, hvordan man kan få glæde af en succesrig karriere hos Sympa.

Tillid i højsædet

Efter underskrivelsen af deres ansættelsesaftale modtager nye Sympaticos straks et link, så de kan indtaste deres grundlæggende oplysninger i vores system. Denne hurtige og nemme opgave giver også medarbejderne mulighed for at undersøge, hvordan systemet fungerer, og hvad de kan forvente at møde på deres vej i fremtiden. Ud over fra onboarding kan de se moduler i kompetenceudvikling, udviklingssamtaler, og give feedback senere.

 Selvom Elizabeth, Santeri og Jenni fortalte os, at de ikke brugte Sympa hver dag, sagde de, at de har tillid til, at systemet giver vigtige oplysninger som 1-til-1-feedback og løninformation, når det er nødvendigt. Denne hurtige og nemme, selvbetjeningsløsning skaber også tillid til os som arbejdsgiver, da al deres information er tilgængelig, til stede, og aktuel.
"Det gør mit liv lettere som medarbejder, fordi linjechefer og HR-ledere har de oplysninger, der er nødvendige for at tage bedre hånd om mig," siger Elizabeth. Santeri: "Jeg sætter især pris på synligheden af at have alle mine personlige oplysninger og arbejdsoplysninger gemt ét sted. Det forenkler kommunikationen i situationer, hvor jeg for eksempel har brug for at holde barns første sygedag."

Føl dig hjemme fra starten

Det er dejligt at give gaver for at fejre nye relationer, og onboarding er ingen undtagelse. Nye medarbejdere modtager typisk deres arbejdsredskaber og en Sympa-hættetrøje, inden de begynder at arbejde. Den første arbejdsdag skal de blot logge på deres Sympa-konto og glæde sig over, hvad onboarding-processen har at tilbyde.

 Santeri tilføjer: "Sympas kultur er helt klart synlig i ansættelsesprocessen, hvilket før tiltrædelsen hjalp mig med at forstå, hvordan det ville være at arbejde hos Sympa - og hvor afslappede medarbejderne er. Jeg modtog endda en hættetrøje før min første arbejdsdag!“

Hættetrøjer, arbejdsredskaber, afdelingsintros, kulturpunkter, kommunikationskanaler, processer, og meget mere. Alle er forskellige brikker i onboarding-puslespillet, Ja, men de har et hovedformål: at hjælpe Sympaticos med at navigere succesrigt i deres nye digitale og administrative miljøer.

 Når nye Sympaticos fuldfører deres onboarding-opgaver, lærer de intuitivt, hvordan man bruger Sympa-systemet, som Jenni bemærker:

 "Som almindelig bruger kan du ikke ødelægge noget i Sympa-systemet. Så, det er op til dig, hvor meget du vil udforske“, tilføjer hun.

Kapitel 2: Onboarding, offboarding, og alt derimellem

Det er næsten to år siden, hvordan og hvor vi arbejder, ændrede sig permanent. Da arbejdspladser fortsætter med at navigere gennem alt fjernt og hybridt opfordres HR i stigende grad til at strømline arbejdsgange, styrke og engagere teams, og optimere til fremtidig vækst.

 Og sammen med sit traditionelle ansvar arbejder HR nu hårdt for at give medarbejderne værktøjerne, kompetencerne, processerne og støtten, de har brug for til fortsat at trives i deres roller. I dagens kandidatdrevne jobmarked vil vi gøre alt, vi kan, for at give vores Sympaticos en lang og frugtbar karriere hos Sympa.  

Et centraliseret system, der skaber struktur

Effektiv onboarding gennem Sympa-platformen er et godt første skridt. Men det slutter ikke her. Efter onboarding, bruger vi Sympa-platformen til at formidle vigtig information, holde vores kultur levende på tværs af alle placeringer, selv på fjernarbejdspladser.

Vores fundament er en klar ansættelsescyklus, der håndteres i et enkelt system. Vi vil tydeligt guide vores medarbejdere gennem alle deres vigtige karrieremomenter fra ansættelse til pension. Vi mener, at en struktureret, personaliseret ansættelsescyklus hjælper alle Sympaticos med at arbejde målrettet og bevare motivationen.

 For at forstå, hvordan vi har tacklet dette hårde arbejdet, som er en god investering, mødtes vi med nogle af de mennesker, der er ansvarlige for at opbygge vores livscyklusprocesser og lede vores Sympaticos-teams:

• Anna Aarnisalo – VP of People and Culture
• Jannica Lintumäki – People and culture coordinator
• Laura Järvinen – Finance and HR Manager
• Bart Stoffels – Consultant Team Lead
• Tuomas Makkonen – Director of Customer Onboarding
• Marianne Lumme – Head of Customer Success

Udnyt preboarding til en gnidningsløs start

I preboarding-fasen sender Sympas rekrutteringsansvarlige ansættelsesaftaler til nye medarbejdere til e-signering. Efter accept af jobtilbuddet, modtager nye Sympaticos et link med deres legitimationsoplysninger inden deres første dag i Sympa.

 "Inden de møder op på deres første arbejdsdag kan nye medarbejdere allerede give lønningsbogholderiet og HR alle nødvendige oplysninger, og voila! Vi behøver ikke spilde flere dage på grundlæggende administration, og vi kan fokusere på resten af onboardingen fra første dag,“ siger Anna.

Find dig til rette i en ny rolle

Hvem elsker ikke en tjekliste? Vi har fundet den mest effektive måde for både ledere og Sympaticos til at holde styr på de opgaver, de skal udføre – og de fremskridt, de skal gøre – nemlig ved at følge de strukturerede tjeklister, vi har føjet til systemet.

 Når onboarding for eksempel er afsluttet, og vores Sympaticos begynder at finde sig til rette i deres nye rolle, bliver både ledere og medarbejdere bedt om at planlægge 1-til-1 samtaler hvert halve år. Før mødet opfordres vores Sympaticos også til at informere deres leder, hvis de har performance- eller udviklingsområder, de gerne vil fokusere på under diskussionerne. Så kan der hurtigt gribes ind, noget der øger sandsynligheden for, at diskussioner giver pote for alle.

Som linjechef sætter Marianne Lumme pris på at kunne hjælpe nye medarbejdere med at finde sig til rette i deres roller. "HR-teamet har allerede skabt processerne i Sympa, så det er ikke nødvendigt at prøve at finde ud af tingene selv,“ siger hun.

Bart, der for nylig tiltrådte en ny stilling som linjechef, er glad for, hvordan systemet allerede har hjulpet ham med at lære mere om, hvordan han kan støtte sit team.

"Det er værdifuldt at have adgang til centrale HR-data ét sted, fordi det hjælper med at forberede sig på 1-til-1 samtaler og rapportering. Jeg har for eksempel været i stand til at lære af tidligere udviklingssamtaler om mine teammedlemmers Sympa-oplevelser inden vores første møde. Jo bedre jeg forstår deres rejse så langt, desto bedre kan jeg hjælpe dem, når vi bevæger os fremad," siger han.

Bevarer vores virksomhedskultur

Som et berøringspunkt, der er fælles hos alle Sympaticos, ser vi Sympa som en vigtig drivkraft for vores virksomhedskultur. Noget, der for nylig er kommet i fokus i vores kulturelle debatter, er Diversity, Equity, and Inclusion (DEI), og vores platform giver os de data, vi har brug for til at bevare en fair og inkluderende arbejdsplads.

Eksempler på dette kan ses og rapporteres gennem forskellige data i systemet: balance mellem kønnene, forskellige kulturelle baggrunde hos vores medarbejdere, lønniveauer, der er ens og fastsættes baseret på rolle og markedsniveau i hvert af vores lande. Vi bruger systemet til at etablere og definere startlønnen for nyankomne og kan let sammenligne de gennemsnitlige lønniveauer. Lønudvikling er altid synlig for medarbejderen og lederen, hvilket gør det let at følge udviklingen og ligestillingen.

Engagement og udvikling

Ud fra et menneske- og kompetenceudviklingsperspektiv bruger Anna Sympa til at tilføje stillingsbeskrivelser, der understøtter medarbejderudvikling. Disse stillingsbeskrivelser beskriver de kerneopgaver og det ansvar, som nye medarbejdere forventes at følge, hvilket kan hjælpe dem med at fokusere mere på meningsfulde opgaver.

 Lauras ansvar som Finance & HR Manager kræver, at hun dagligt holder styr på data. Da Sympa nemt og sikkert kan integreres med andre læringsstyrings-, lønnings- og rekrutteringssystemer, kan Laura finde alle de data, hun har brug for, ét sted.

 "Jeg har brug for disse oplysninger for at få nøjagtige estimater og produktrapporter. Vi kan stole på, at oplysningerne altid er opdaterede, fordi medarbejderne selv kan opdatere deres oplysninger, når der sker ændringer," siger Laura.

Vellykket fastholdelse 

Hver virksomhed, også vores, skal fra tid til anden sige farvel til medarbejderne. Men en effektiv fastholdelsesstrategi hjælper med at holde antallet af fratrædende medarbejder på et minimum. For os har en stærk arbejdspladskultur, tydelige processer og et kontinuerligt fokus på medarbejdernes trivsel været nøglefaktorer for at holde vores opsigelseshastighed lav, navnlig i en betydelig vækstfase.

 Fratrædelsessamtaler kan gøre lidt ondt, men de er vigtige. De giver en dybere indsigt i, hvorfor det ikke fungerede med fratrædende medarbejdere, hvilket kan hjælpe dig med at få øje på bekymrende tendenser og identificere områder, hvor du kan styrke din fastholdelsesstrategi.

Når en medarbejder fratræder Sympa, bruger Anna en formularskabelon til fratrædelsessamtaler for at forstå, hvorfor folk forlader virksomheden. Disse oplysninger bruges derefter til fortsat at udvikle og forbedre processer i Sympa som arbejdsplads.

"Fratrædelsessamtaler har været en meget vigtig måde til åbne og ærlige samtaler. Sådanne samtaler er følsomme, men de kaster undertiden lys over vigtige spørgsmål, vi måske går glip af, især når vi vokser. Ultimativt, vil vi forstå, hvordan vi kan gøre det bedre for at skabe en arbejdsplads, der fortsætter med at være givende for alle Sympaticos," siger hun.

Kapitel 3: Dynamik: Uddybning af vores Talent Management-Kompetencer

Vi mener, at kontinuerlig udvikling er vejen til succes. Og selvom Sympa-platformen er kernen i vores HR-fundament har vi planer om at videreudvikle systemet, og tilføre endnu større værdi og mere støtte til vores medarbejdere og kunder. Vores mål i løbet af de næste 12 måneder inkluderer:

Fordobling af medarbejderantallet inden udgangen af 2022

Vi har med succes rekrutteret mere end 70 nye Sympaticos alene i 2021. I år sigter vi mod at opnå medarbejderantal på 225 Sympaticos ved udgangen af december. Selvom systemet nemt kan håndtere flere medarbejdere, er vores centrale HR-team klar til en udvidelse, så alle rekrutteringer håndteres korrekt.

 "Vi ønsker at ansætte en intern ekspert i talentrekruttering, og vi er allerede dybt integreret med Recruitees ATS platform. Begge vil hjælpe os med at tiltrække og ansætte de rette kandidater i det tempo, vi har brug for. Når de først er ansat får vores gennemprøvede onboarding-processer tingene til at køre problemfrit," siger Jannica.

Opbygning og styrkelse af læringsforløb i virksomheden

Jannica fortæller også, at HR-teamet anerkender vigtigheden af at give klare læringsforløb i virksomheden for alle Sympaticos. "Personlig udvikling er en stadig vigtigere faktor i ansættelse og fastholdelse af medarbejdere i hele branchen. Vi udruller et Learning Management System (LMS), der vil gøre onboarding til en endnu mere givende oplevelse for nyansatte, og hvis tingene går godt, planlægger vi at skabe moduler til situationer, som f.eks. interne ændringer af stillinger og lederuddannelse," tilføjer hun.

Erobring af nye markeder

Sympa har allerede underskrevet aftaler med sine første kunder i Storbritannien, og vi vil vinde fodfæste i Tyskland i foråret 2022. Med Sympaticos spredt over Finland, Sverige, Norge, Danmark og Holland, er vores system et kritisk værktøj til at understøtte markedsekspansioner og samtidig sikre overholdelse og samme medarbejderoplevelse.

Ifølge Anna er gennemsigtighed, retningslinjer og konsekvens i, hvordan medarbejderne behandles, ekstremt vigtige for succes:

"Det er f.eks. nødvendigt at opbygge hele HR-funktionen, når vi kommer ind på det tyske marked. Den skal inkludere ting som aftaleskabeloner i Sympa-systemet. Men derudover er vi nødt til at tage højde for, hvordan andre Sympatico-ansættelser påvirkes af lokal lovgivning og markedsforhold."

"Det er et vanskeligt puslespil, men vi har formået at forblive konsistente og retfærdige ved at kortlægge de minimumskrav, der vil være en fordel for alle vores lokationer, derefter tilføje yderligere funktioner, fordele og aftaler i tråd med vores egne værdier - og også med værdien af vores Sympaticos,“ siger hun.

Konklusion

Det har været en sand fornøjelse og en værdifuld øvelse at tale med de medarbejdere i vores virksomhed, der bruger Sympa-platformen og vores HR-processer til at understøtte deres arbejdsliv. De har hjulpet os med at bevare en stærk virksomhedskultur ved overgangen til hybrid, onboarding af flere end 70 nye medarbejdere midt i et foranderligt jobmarked, og støttet medarbejdere og ledere, når de fokuserer på deres opgaver og ansvar.

Men der er plads til forbedring.