Jungle Juice Bar: Onnistuneen muutoksen avaimet

Pohjatyötä HR:n parantamiseksi

Tammikuussa 2020 Jungle Juice -heimon jäsen Ella Holappa nousi yrityksen toimitusjohtajaksi. Yritys oli laajentunut menestyksekkäästi kymmenen vuoden ajan, joten se lähestyi nopeasti tilannetta, jossa sen oli ratkaistava keskeinen haaste. Yrityksen oli rakennettava keskitetty HR-prosessi, jotta sen kasvu ei kärsisi suuren henkilöstömäärän hallinnan tehottomuudesta, kun henkilöstö tarvitsi osa-aikaisia ja joustavia, kuukausittain muuttuvia vuoromalleja.

“Meillä oli käytössä jonkinlainen HR-järjestelmä, mutta se ei riittänyt täyttämään tarpeitamme. Tarvitsimme keinon päivittää nopeasti työsopimuksia, koska meillä on useita osa-aikaisia sopimuksia käsiteltävänä joka kuukausi. Ajattelimme, että olisi reilua antaa työntekijöidemme päivittää tuntisopimuksensa kuukausittain senhetkisten tarpeidensa mukaan.

“Aiemmin se merkitsi paljon käsin tehtävää työtä. Onneksi Sympa muutti sen. Nykyään Sympa on integroitu työvoiman hallinnan (WFM) suunnittelujärjestelmäämme. Kaikki työntekijät voivat muuttaa kuukausittaista käytettävyyttään, ja he näkevät keskitetysti yhdessä paikassa kaikki tärkeät työntekijätiedot, kuten sopimustiedot, lomarahat, sairausloman tilan, kehityskeskustelut ja paljon muuta. Sympa on tärkein tietovarantomme.”

Sopeutuminen äkillisiin muutoksiin

Vuoden 2020 piti olla Jungle Juice Barin juhlavuosi, sillä yritys valmistautui 10-vuotisjuhlaansa. Kun koronapandemia voimistui alkukeväästä, Jungle Juice Barin – kuten lukemattomien muiden yritysten – oli unohdettava suunnitelmat ja ryhdyttävä sen sijaan tekemään radikaaleja muutoksia.

Jungle Juice Barin baarit sijaitsevat yleensä ostoskeskuksissa ja liikenteen solmukohdissa palvellakseen ohikulkevia shoppailijoita, jalankulkijoita ja työmatkalaisia, jotka haluavat raikkaan ja terveellisen energiapotkun. Sulkujen myötä ihmisten liikkuminen muuttui radikaalisti, ja tarvittiin nopeita toimia ennen kuin liiketoiminta olisi vakavassa vaarassa.

“Maaliskuun 2020 jälkeen kaikki sille vuodelle alun perin tehdyt suunnitelmamme lensivät romukoppaan. Edessämme oli äkillisiä, uusia haasteita, ja päätöksiä oli tehtävä. Kun aloimme ratkoa tilannetta, kriisitiimi ja kustannussäästösuunnitelma olivat ensimmäisiä asioita, jotka otimme käyttöön. Onneksi saimme HR-järjestelmästä tärkeää tietoa, joka auttoi monissa vaikeissa päätöksissä, jotka meidän oli tehtävä.”

Nopea käännös Sympan avulla

Holappa oli vielä uusi tehtävässään, kun hän kohtasi kaksinkertaisen haasteen: hänen oli sisäistettävä roolinsa toimitusjohtajana ja tarjottava samalla tukea yli 450 työntekijälle, jotka kävivät läpi lomautusprosessia.

Holappa kertoo: “Koska yritys työllistää pääasiassa nuoria opiskelijoita, jotka ottavat ensiaskeleitaan työelämässä, monet eivät tunteneet ammattiliiton neuvotteluprosesseja.” Johtoryhmän tehtävänä oli tukea ja auttaa työntekijöitä prosessin eri vaiheissa.

“Sympan tiimi auttoi meitä jakamaan työntekijöille digitaalisen lomautusilmoituksen HR-järjestelmämme kautta 24 tunnin kuluessa siitä, kun pyysimme heidän apuaan. Tiimi tarjosi erinomaista järjestelmätukea ja ymmärsi työntekijöidemme kohtaamat vaikeat ajat. Tämä tarkoitti sitä, että pystyimme antamaan selkeitä ja hyödyllisiä neuvoja hyvin nopeasti. Ilman Sympaa tämä jo itsessään epämiellyttävä prosessi olisi ollut täysi painajainen.”

Rakennamme hyvää yrityskulttuuria käytännössä

Vaikka ajat olivat vaikeita, Jungle Juice Barin tiimi halusi pitää kiinni yhteisistä arvoista ja kulttuurista, jotka olivat kantaneet jo pitkälle. Kun suurin osa toiminnasta oli väliaikaisesti suljettuna, yritys ei halunnut tuoreiden hedelmien varastonsa menevän hukkaan.

“Tiukasta tilanteesta huolimatta päätimme, että parasta, mitä voimme tehdä, on auttaa muita kaikin mahdollisin tavoin. Mahtava henkilökuntamme oli samaa mieltä, ja päädyimme lahjoittamaan yli 2 500 smoothieta sairaaloiden henkilökunnalle Suomessa ja Ruotsissa. Saamme kiittää yrityskulttuuriamme siitä, että henkilökohtaisista haasteista huolimatta heimomme päätti tehdä parhaansa sillä, mitä käytettävissä oli, ja auttoi muita.”

Tulevaisuus

Ollakseen valmiita tulevaisuudessa – myös häiriötilanteissa – Jungle Juice Bar keskittyy vaalimaan työntekijöihin muodostettua vahvaa sidettä, joka on luotu avoimen vuoropuhelun, keskitettyjen prosessien ja perusteellisten HR-perustietojen avulla.

“Sympalla on ollut keskeinen asema elinvoimaisen kulttuurimme rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Se vaikuttaa ratkaisevasti myös siihen, miten Jungle Juice Bar kehittyy tulevaisuudessa. Nykyisin pystymme käsittelemään nopeasti kaikki HR-prosessit, mikä antaa meille enemmän aikaa olla yhteydessä työntekijöihimme, jotta ymmärrämme, mitä he tarvitsevat. Tämä avoin vuoropuhelu on auttanut meitä tuottamaan uusia ja luovia ideoita, jotka tukevat yhtiön kasvua ja innovointia tulevaisuudessa.”