Puumalan kunta

Valinta osui Sympaan

Ennen Sympan HR-järjestelmää Puumalan kunnan henkilöstöhallintoa pyöritettiin pitkälti paperien ja erilaisten dokumentaatioiden muodossa. Moderni kunta halusi päästä ajan hermolle myös henkilötietojen käsittelyssä – valinnaksi muodostui eri järjestelmien vertailujen jälkeen ketterä Sympa.

”Halusimme olla ajan tasalla ja mennä sähköiseen suuntaan. Valinta kohdistui Sympaan joustavan tiedon liikkumisen, vuosilomapäätösten helppouden ja prosessien selkeyttämisen ansiosta. Hinta oli myös tärkeä tekijä päätöstä tehtäessä”, kommentoi Puumalan kunnan toimistosihteeri Mervi Hämäläinen. ”Otimme yhdessä kunnanjohtajan kanssa vastaan tarjouksia eri ratkaisuista, mutta lopulta Sympan joustavuus ja tapa esitellä järjestelmää osoittautui ratkaisevaksi tekijäksi”, Mervi jatkaa.

Arjen helpotusta työntekijöille ja esimiehille 

Puumalan kunnalla on pienestä organisaatiokoosta huolimatta paljon eri yksiköitä, kuten opetus, koulutus- ja sivistyspuoli, keittiö, siivous ja päiväkoti. Yksiköiden esimiehet joutuivat aiemmin kamppailemaan lomien ja poissaolojen kanssa manuaalisen paperityön voimin. Nyt tiedot löytyvät keskitetysti samasta paikasta sähköisesti, ja esimiehet pystyvät seuraamaan ja hyväksymään lomia ja poissaoloja näppärästi muutamalla klikkauksella.

“Organisaatiorakenteemme on hyvin kevyt ja pyrimme aina karsimaan kaiken ylimääräisen tekemisen pois. Sympan avulla olemme onnistuneet helpottamaan etenkin esimiesten työtä, minkä ansiosta he voivat keskittyä enemmän ‘oikeisiin’ töihinsä”, Mervi kehuu.

“Työntekijät merkkaavat itse vuosilomapäivänsä Sympassa ja näkevät aina, paljonko lomia on jäljellä. Esimiesten on puolestaan helppo käydä hyväksymässä lomat täysin itsenäisesti”, Mervi jatkaa. Sympa tehostaa myös työsopimusten hallintaa ja auttaa pitämään tavoite- ja palautekeskustelut johdonmukaisina. “Työsopimukset ja tavoite- ja palautekeskustelut säilytetään nykyään Sympassa ja esimiehet näkevät nopeasti, mitä viime vuoden keskusteluissa on puhuttu”.

Kattavaa koulutusta ja tukea eri reittejä pitkin

Puumalan kunnalle järjestettiin käyttöönoton yhteydessä kattavat koulutukset, joilla varmistettiin järjestelmän nopea omaksuminen heti alkutaipaleilla.

“Sympalta saa apua todella nopeasti verrattuna muiden järjestelmien tukipalveluihin”, Mervi kehuu. Myös Sympan asiakkaille rakennettu kattava tukiportaali on osoittautunut hyödylliseksi informaationlähteeksi: “Tukiportaalista löytyy kattavasti ja kootusti tietoa, sitä tulee käytettyä hyvin säännöllisesti”.