Varsinais-Suomen hyvinvointialue

Sirpa Saarni työskentelee Varhalla osaamisen hallinnan parissa koulutussuunnittelijana, ja toimii myös organisaation yhtenä Sympa pääkäyttäjänä. Varha työllistää n. 8 500 työntekijää, joista esihenkilöiden osuus on noin 500. Sympa on ollut organisaation käytössä vuodesta 2015 alkaen, pääasiassa osaamisen hallinnan ja työhyvinvoinnin edistämisen ratkaisuna.

Ennen Sympan käyttöönottoa Varhan työntekijöillä ei ollut selkeää näkymää omiin tietoihinsa. “Sympan avulla henkilöistä tallennetut tiedot tulivat läpinäkyviksi, ja työntekijät pääsevät helposti katsomaan ja tarkistamaan omia tietojaan, esimerkiksi täydennyskoulutusten ja tutkintojen osalta”, Sirpa kertoo.

“Sympassa hallinnoidaan muun muassa tutkinto-, perehdytys- ja koulutustietoja, sekä lupia ja kortteja. Nämä ovat varsin tyypillisiä tarpeita sairaalamaailmassa”, Sirpa jatkaa. “Työntekijöiden arkea helpottava ominaisuus on myös automaattiset hälytykset, jotka tulevat kolme kuukautta ennen työntekijän lupien vanhenemista. Tämä helpottaa samalla esihenkilöiden arkea, kun alaisten tärkeät tiedot eivät ole ainoastaan oman muistin varassa”, Sirpa jatkaa.

Tärkeitä raportteja esihenkilöiden tarpeisiin

Sympan raportointityökalun avulla esihenkilöt voivat helposti seurata alaistensa lupien voimassaoloa tai verkkokurssien suorittamisia. Raportointityökalu on toiminut esimiehille oivallisena apuvälineenä myös koulutustietojen seurannassa: esihenkilöt saavat helposti raportoitua tietoa omien alaistensa käymien koulutusten määristä, sekä kustannuksista. “Sympan pääkäyttäjänä teen paljon raporttipohjia pitkälti esihenkilöiden tarpeiden mukaan. Esihenkilöt voivat esimerksi tarkistaa raportointityökalun avulla, keiden alaisten kanssa kehityskeskustelut on jo käyty, ja kenen kanssa ne on käymättä”, Sirpa kertoo.

Seuraavina kehitysaskelina Varhalla on sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto: “Sähköisen allekirjoituksen jälkeen tulosteita ei juurikaan tarvita, kun kaikki tarvittavat lomakkeet tallennetaan sähköisesti suoraan Sympaan”, Sirpa kertoo.