Ylioppilaiden terveyden­hoito­säätiö

Tiedot kootusti yhdessä paikassa

”Sympassa ehdottomasti parasta on se, että se kokoaa tiedot yhteen paikkaan. Tämä helpottaa henkilöstöhallinnon työtä paljon”, sanoo YTHS:n henkilöstösuunnittelija Viivi Nykänen.

YTHS:llä Sympa tuli taloon noin vuosi sitten. Haussa oli järjestelmä, johon saisi kattavasti kerättyä eri paikoissa seilaavan tiedon. Samoihin aikoihin YTHS:n henkilöstömäärä tuplaantui. Oli tarve saada kaikkien tiedot järjestelmään hallittavammin.

Niin Nykänen kuin muut Sympaa käyttävät ovat olleet siihen tyytyväisiä.

”Sympan järjestelmä antaa paremman näkyvyyden tietoihin, sekä työntekijöille heidän omiin tietoihinsa että esihenkilöille tiimiläistensä tietoihin.”

Henkilöstöhallinnon arki digitalisoitiin Sympan avulla

Sympa antoi YTHS:n henkilöstöhallinnossa vauhtia digiloikkaan.

”Ennen meillä mentiin vahvasti lippulappusilla ja papereilla, mutta Sympan avulla olemme saaneet digitalisoitua henkilöstöhallinnon prosesseja. Nyt suuri osa tiedosta liikkuu Sympassa”, Nykänen kertoo.

Esimerkiksi työsopimukset tehtiin ennen paperille. Prosessi oli hidas; saattoi mennä viikkojakin, ennen kuin sopimus ehti esihenkilön ja työntekijän allekirjoitettavaksi. Nyt sähköinen sopimus kulkee vauhdilla osapuolilta toisille.

Muitakin työsuhteen elinkaaren prosesseja on sähköistetty. Työntekijä voi esimerkiksi jättää työsuhteen päättämisilmoituksen suoraan Sympassa ja tehdä samalla työtodistustilauksen – joka sekin kulkee etanapostin sijaan nykyisin sähköisesti. Kätevämmät prosessit säästävät aikaa.

”Prosessien digitalisoituminen on myös keventänyt työmäärää”, Nykänen sanoo.

Kustomoinnissa vain taivas on rajana

Nykänen on YTHS:llä Sympan pääkäyttäjä. Hän on ottanut paljon irti siitä, että asiakas pystyy itse kustomoimaan järjestelmää organisaationsa tarpeiden mukaan.

”Pidän siitä, miten pitkälle Sympassa pystyy rakentamaan asioita itse. Ne saa silloin nopeasti käyttöön.”

Nykänen on luonut järjestelmään itse esimerkiksi aiemmin mainitut työtodistukseen ja työsuhteen päättämiseen liittyvät prosessit. Itse tehty on myös juuri YTHS:n tarpeisiin luotu perehdytysprosessi. On kätevää, kun uudet työntekijät voivat kurkata Sympasta, mitä kaikkea perehdytysjakson aikana pitäisi käydä läpi.

YTHS:llä myös rakennettiin Sympaan tiukalla aikataululla prosessi ja lomake, joiden avulla esihenkilö voi helposti huolehtia siitä, että sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijällä on osoitettu olevan riittävä suoja covid-19-tautia vastaan.

”Emme ole vielä hyödyntäneet järjestelmän koko potentiaalia tietojen keräämisessä. Sote-alalla henkilökunnalla on monia eri pätevyyksiä, lupia ja koulutuksia. Tulevaisuudessa on tarkoitus miettiä, miten ne saisi keskitetysti Sympaan.”

Nykäsestä pääkäyttäjän kannattaa tuntea järjestelmä mahdollisimman hyvin – siten siitä saa eniten irti.

”Järjestelmässä pystyy kustomoimaan maan ja taivaan väliltä mitä vain, mikä hyödyttää henkilöstöhallintoa tai organisaatiota. Sympalla on hyvä tukiportaali ja tukipalvelun chatti, joista saa apua. Niiden avulla pääsee itse tekemään, jos vain on motivaatiota ja kiinnostusta.”