HR: näin taltutat työn kaaoksen

”Monessa firmassa HR on yleinen nakkikone: kun ongelmaan ei ole suoraa ratkaisua, kysytään HR:ltä. Jos HR hoitaa kaiken mikä ei kuulu muille, sen rooli leviää massiiviseksi ja työpäivät tuntuvat kaoottisilta”, sanoo itsensä johtamisen valmentaja Emma Mieskonen.

Hänestä henkilöstöhallinnolla on monessa yrityksessä valtava vastuukenttä, ja viime vuosina vaatimukset ovat vain lisääntyneet. Täytyy panostaa työhyvinvointiin, kehittää työntekijäkokemusta ja parantaa työnantajakuvaa. Samaan aikaa joitakin aloja vaivaa työvoimapula ja rekrytoiminen on vaikeaa.

Ei ihme, jos HR-työstäsi on muodostunut oikea admin-helvetti.

Työntekijöiden ei ole helppo tulla puhumaan sinulle, jos hän kohtaa paniikkisen ja kiireisen ihmisen.

”Uupunut HR-ammattilainen ei voi auttaa ketään, ja suurin osa heistä juuri haluaa auttaa muita.”

Lue tästä Mieskosen kolme vinkkiä kohti organisoidumpaa työarkea:

1. Rajaa roolisi: kaikki ei kuulu sinun tontillesi

”HR:ssä oman roolin määrittely on monelle vaikeaa, jos koskaan ei ole tehty selväksi mitä kaikkea oikeasti kuuluu sinun tehtäviisi. HR-ihmiset ovat monesti vastuuntuntoisia ja valmiita venymään, jolloin oma tonttikin venyy”, Mieskonen sanoo.

Rajaa työnkuvasi ja kirkasta itsellesi, mitä työhösi oikeastaan kuuluu. Voit tehdä tämän yhdessä esihenkilön tai kollegan kanssa.

• Tee lista: Asiat, joista sinä vastaat ja jotka sinä teet.
• Tee toinen lista: Asiat, jotka kuuluvat muiden tontille.

Roolien pitää olla selvät paitsi HR:n sisällä, myös koko organisaatiossa. Tehkää tiiminvetäjien kanssa tarkat kuvaukset: tästä vastaan minä, tästä sinä.

2. Työmäärän pitää olla sopiva – teet sen mitä ehdit

Jos olet turhan valmis joustamaan, työmäärä paisuu. Kun työviikosta tulee liian täysi, hallinnan tunne katoaa. Kirkasta itsellesi, että sinulla on tämän verran aikaa ja teet siinä mitä pystyt.

• Päätä ensin, kuinka pitkä työpäiväsi on tänään eli montako tuntia työaikaa sinulla on käytettävissä. Työaika on vakio ja työmäärä joustaa – ei toisinpäin!
• Määrittele työpäiväsi tavoite. Hyvä tavoite ei ole, että autat kaikkia kaikessa. Tavoite voi olla vaikka edistää tiettyä työhyvinvointiteema. Voit myös määrittää työviikkosi tavoitteen.
• Tee tavoitteen mukaan tehtävälista: mitä haluat saada aikaiseksi tänään tai tällä viikolla.
• Arvioi, kuinka kauan kunkin tehtävän tekeminen kestää.
• Päätä, onko asioiden deadline tänään, ylihuomenna vai onko asia kiireetön.
• Yksinkertaista, karsi ja delegoi tehtävät, joille ei suunnitelmassa jää aikaa.