Henkilöstö­analytiikan kolme tärkeintä asiaa

Henkilöstöanalytiikka on noussut viime aikoina näyttävästi esille keskusteluissa ja tutkimuksissa, kuten HR Pohjoismaissa 2018 -raportissa. Selkeä suomenkielinen johdanto aiheeseen on kuitenkin toistaiseksi puuttunut. Siispä tässä tulevat kolme tärkeintä asiaa, jotka jokaisen henkilöstöhallinnon parissa työskentelevän tulisi aiheesta tietää.

1. Henkilöstöanalytiikka selittää työympäristön tapahtumia datalähtöisesti

Ensiksi lienee syytä selventää yleinen harhaluulo: henkilöstöanalytiikka ei tarkoita perinteistä historiatietoon perustuvaa tai lakisääteistä HR-raportointia, joita voitaisiin saada suoraan esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmästä. Henkilöstöanalytiikka on pohjimmiltaan liiketoiminnan tapahtumien ja niiden syiden analysointia yhden tai useamman tietolähteen avulla. Olennaista on syy–seuraussuhteiden tunnistaminen ja muutosten tutkiminen tilastollisten menetelmien avulla.

Kun syy–seuraussuhde on tunnistettu, analysoidaan siihen vaikuttavat tekijät ja esitetään suositukset jatkotoimenpiteistä. Niinpä esimerkiksi johtoryhmä voi hyödyntää tiedolla johtamisen periaatteita myös henkilöstöasioissa.

2. Henkilöstöanalytiikka tarjoaa konkreettisia toimenpide-ehdotuksia

Yleensä henkilöstödatasta tehdyt löydökset visualisoidaan ja esitetään tarinankerronnan keinoin. Lopuksi mitataan suositusten vaikutus organisaatioon ja yrityksen toimintaan – jonka pitäisi usein muodostaa myös projektin suorituskykymittaristo eli KPI:t. Mikäli tiedon pohjalta tehdyt suositukset onnistuivat luomaan mitattavaa arvoa, on projekti on onnistunut.

Henkilöstöanalytiikkaa voidaan käyttää jo olemassa olevan tiedon analysointiin. Mikäli organisaatiosi analytiikkaosaaminen on riittävän korkealla tasolla, on datan pohjalta mahdollista myös rakentaa ennusteskenaarioita. Tulevaisuuteen katsovat skenaariot ovat johtoryhmän tukena päätöksissä.

Vastaava tulevaisuudensuunnittelu on tarpeen silloinkin, kun mietitään perustason palkkabudjettia ja lasketaan esimerkiksi, miten 2% palkankorotus koko organisaatiossa vaikuttaa liiketoiminnan tulokseen. Vielä edistyksellisempää suunnittelua tarvitaan, kun lasketaan vaikkapa jonkin tietyn yksikön ulkoistamisen tai sen mahdollisen myymisen liiketoimintavaikutuksia.

Mikäli tiedon pohjalta tehdyt suositukset onnistuivat luomaan mitattavaa arvoa, on projekti onnistunut.

3. Henkilöstöanalytiikka mahdollistaa ketterän päätöksenteon

Perinteiset HR-raportit vastaavat heikosti tämän päivän nopeasti muuttuviin tarpeisiin, ja lähtökohtaisesti perustuvat aina menneeseen tietoon. Niinpä tarvitaan ketterämpiä työkaluja henkilöstötietojen keräämiseen, hallintaan ja tulevaisuudenanalysointiin. Henkilöstöanalytiikka on tullut jäädäkseen, joten nyt on hyvä aika miettiä sen hyödyntämistä omassa yrityksessäsi. Analytiikan avulla voidaan saada aikaan nopeita muutoksia (esimerkiksi selvittää, miksi poissaolot toistuvat samaan aikaan joka vuosi). Lisäksi sitä voi hyödyntää strategioiden luonnissa, esimerkiksi työnantajamielikuvan kirkastamisessa.