Kuntien HR:ssä eletään digitalisaation ja uuden avoimuuden aikaa

Kunnat ja kaupungit ovat työyhteisöinä monella tavalla samanlaisia kuin mikä tahansa muukin organisaatio, mutta niillä on myös ainutlaatuisia piirteitä. Kunnat ovat erityisiä muun muassa siksi, että niistä pienimmätkin työllistävät monen erikoisalan ammattilaisia ja kattavat lukuisia eri toimialoja. Niiden toiminta myös vaikuttaa jokaisen kuntalaisen elämään. Yhteistä kunnille ja yrityksille on se, että kaikissa pyritään vetovoimaisuuteen, tehokkuuteen sekä parhaiden työntekijöiden houkuttelemiseen ja pitämiseen.

Myytit murtuvat kuntasektorilla ja IT-järjestelmissä

Oma kokemukseni kunta-asiakkaiden kanssa työskentelystä on se, että vanhakantainen käsitys kuntien toiminnasta tehottomana ja hitaana on todellakin vanhentunut. Näen kunnissa päinvastoin suurta halua ja pyrkimystä kehittää ja tehostaa toimintaa kaikilla osa-alueilla.

Kuntien henkilöstöhallinnossa haasteena on ennemminkin se, että jos perustoimintoihin menee paljon aikaa ja energiaa, rajallisista resursseista ei riitä isomman kuvan muodostamiseen. Näin myöskin uudistustyö hankaloituu.

Nykyaikaiset HR-ratkaisut ratkaisevat monia entisen maailman ongelmia. Kun keskeisiä HR-tietoja hallinnoidaan keskitetysti yhdestä paikasta ja ne siirtyvät automaattisesti esimerkiksi palkkajärjestelmän, työaikaseurannan ja käyttäjätietokantojen välillä, säästetään merkittävä määrä päällekkäistä, manuaalista työtä. Samalla virheiden todennäköisyys vähenee.

Vanha käsitys IT-ratkaisuista on se, että järjestelmien keskinäinen vuoropuhelu olisi hidasta ja hankalaa. Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi muihin järjestelmiin on nykyään hyvinkin kätevää ja ketterää."

Käyttäjät voivat myös toimia itse järjestelmän pääkäyttäjinä ja muokata järjestelmää joustavasti ja omatoimisesti – toki tarpeen mukaan järjestelmätoimittajan tukemana ja kouluttamana. Enää ei tarvitse odottaa viikkotolkulla, että kovapalkkainen konsulttiarmeija tekee pienimmätkin pyydetyt muutokset.

Vanha käsitys IT-ratkaisuista on se, että järjestelmien keskinäinen vuoropuhelu olisi hidasta ja hankalaa. Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi muihin järjestelmiin on nykyään hyvinkin kätevää ja ketterää. Käyttöönotto voidaan toteuttaa palasina ja priorisoiden, keskeisimmistä tietotarpeista alkaen ja tarpeen mukaan laajentaen.

Peruskäyttöönotossa voivat olla mukana esimerkiksi palvelussuhdetiedot, palkat, poissaolot, lomat ja perehdytystiedot. Lisäosina voidaan täydentää esimerkiksi tavoite- ja palautekeskustelut sekä työvälinetiedot ja -tilaukset. Mahdollisuuksia on toki aina varhaisen välittämiseen ja etätyönhallintaan asti.