Fem tips til vellykkede utviklingssamtaler online

Vellykkede utviklingssamtaler kan ofte kjennetegnes med åpne samtaler og bidra til å bygge tillit. De burde være strukturert slik at dialogen går begge veier. I praksis betyr dette at utviklingssamtalene ofte holdes gjennom fysiske møter. Men hvordan kan du oppnå det samme resultatet på nettet nå som fjernarbeidet har økt og mange team er spredt utover forskjellige steder?

Endringer i hverdagen vår krever en ny tankegang når det gjelder å styre og lede teammedlemmer. Heldigvis er det mange digitale verktøy som støtter fjernledelse. Men fungerer utviklingssamtaler virkelig på nettet? Er økt teknisk fleksibilitet nok til å sikre at utviklingssamtalene forblir personlig og av like høy kvalitet som fysiske samtaler?

Svaret på begge spørsmålene er ja. Men som med alle digitale verktøy, må du være oppmerksom på hvordan du bruker dem. Vellykkede online utviklingssamtaler krever god forberedelse. For å hjelpe deg med å komme i gang har vi samlet våre fem viktigste tips for å sikre en vellykket overgang fra fysiske utviklingssamtaler til online utviklingssamtaler.

Endringer i hverdagen vår krever en ny tankegang når det gjelder å styre og lede teammedlemmer.

1. Sørg for et rolig og behagelig miljø

Kravene til en god utviklingssamtale er de samme på nettet som i fysiske møter: begge parter må sikre et godt miljø for samtalen.

Velg et tidspunkt hvor ingen kommer direkte fra en annen avtale eller må gå raskt videre til neste møte. Et rolig sted gjør det også mer naturlig å skru på webkameraet og sørger for at det ikke er noe distraherende bakgrunnsstøy.

For noen online møter starter deltakerne noen ganger uten å skru på webkameraet. Dette kan skyldes at det har blitt en vane i organisasjonen, at internettforbindelsen er dårlig, eller at deltakerne ikke vil vise fram hjemmeklær og rotete hår. Men å se hverandre gjør samtalen mer personlig, så sørg for å oppmuntre dine ansatte til å skru på webkameraet.

2. Tekniske forberedelser

En vellykket og effektiv utviklingssamtale krever at begge parter forbereder seg nøye. I tillegg til å forberede det faktiske innholdet, er det viktig å forsikre seg om at det tekniske oppsettet fungerer på forhånd.

Forsikre deg om at du vet hvordan du bruker nøkkelfunksjonene til konferanseverktøyet ditt. Fungerer videoen og lyden for dere begge? Kan du dele skjermen med dine ansatte?

Hovedfokuset skal være på innholdet i samtalen og ikke på det tekniske oppsettet – dette bør være åpenbart men blir ofte glemt. Vi har alle vært på møter som starter med tekniske problemer som stjeler verdifull tid fra samtalen og styrer fokuset vekk fra det som virkelig betyr noe.

Tekniske forberedelser bør være åpenbart men blir ofte glemt. Vi har alle deltatt i møter med tekniske problemer.

3. Strukturer og styr samtalen ved hjelp av forskjellige verktøy

Online verktøy kan være til stor hjelp når det kommer til å videreutvikle din modell for utviklingssamtaler. Kanskje disse verktøyene til og med kan gi deg den perfekte muligheten til endelig å gi slipp på penn og papir og danne fullstendig digitale prosesser?

Det er enkelt å lage en klar og tydelig struktur for samtalen din med digitale HR-verktøy slik som en HR-løsning, og det er enkelt å se dagsordenen eller spørreskjemaet sammen på en delt skjerm. Du kan ta i bruk ferdiglagde online spørreskjemaer og skjemamaler og redigere dem slik du ønsker. Ved å ha enkel tilgang til andre samtalerelaterte dokumenter lagret i et HR-system, blir det enklere å gjennomgå mål og utvikling på individ-, team- og organisasjonsnivå.

Det kan også være fint å inkludere noen fysiske aktiviteter. Nyt en fersk kopp kaffe under samtalen, eller bli enige om noen andre fysiske aspekter som kan skape et lignende miljø for begge to. Dette skaper følelsen av å være i samme rom selv om du deler dette øyeblikket sammen på nettet.

4. Husk hovedprinsippene for en likeverdig dialog

De samme prinsippene for en god utviklingssamtale gjelder fortsatt når samtalen holdes på nettet: en god utviklingssamtale må være individuell, konsekvent, rettferdig, datadrevet og fremtidsrettet.

En online samtale er mer uavhengig av tid og sted, og dermed er det lettere å planlegge basert på dine ansattes behov og ønsker. Noen liker en nær og strukturert samtale, mens andre foretrekker en bredere og mer løs struktur for samtalen. Gi dine ansatte muligheten til å påvirke samtalenes tid, varighet og innhold.

Selv om teknologi gir nye muligheter, er det viktig å huske dynamikken i tidligere samtaler. Hvis dine ansatte var fornøyde med deres tidligere utviklingssamtaler, kan du prøve å bevare elementene som gjorde dem vellykkede. Det kan være nyttig å ta i bruk en mal for medarbeidersamtaler for å stille samme spørsmål og beholde en konsekvent struktur i alle dine medarbeidersamtaler.

Vær spesielt oppmerksom på hvordan samtalen foregår på nettet og hvem som tar mer plass. En person som er vant til å snakke på nettet kan lett ta over samtalen og gi for lite plass til den mer uerfarne. Sørg for å gi den andre personen nok plass til å bidra. Siden sosiale signaler kan være vanskeligere å fange på nettet, er det viktig å oppfordre den andre parten til å delta aktivt i samtalen og unngå unødvendige avbrytelser.

Vær spesielt oppmerksom på hvordan samtalen foregår på nettet og hvem som tar mer plass.

5. Dra nytte av nye muligheter

Du får mest mulig ut av teknologien hvis du lar den hjelpe deg med å håndtere de aspektene i samtalene dine som krever mindre menneskelig berøring. Du kan også dra nytte av online verktøy til å tilføre verdi som offline verktøy ikke tilbyr.

For eksempel kan du lage påminnelser og oppfølging av avtalte mål, be om tilbakemelding i form av bilder og uttrykksikoner, eller til og med bruke spillifisering i samtalene dine. Onlineformatet gir nesten ubegrensede muligheter til å oppgradere samtalene dine på en passende måte.

Grip sjansen til å utvikle din modell for utviklingssamtaler

Når begge parter er godt forberedt og åpne for mulighetene som onlineformatet tilbyr, kan dine online utviklingssamtaler være svært vellykkede.

Den beste måten å utvikle din modell for utviklingssamtaler er å alltid be om direkte tilbakemelding. På slutten av hver samtale bør du spørre dine ansatte om de er fornøyde med samtalen, emnene som er diskutert og den tekniske utførelsen.

Siden online utviklingssamtaler faktisk kan ta kortere tid og er mindre avhengig av fysiske steder, er det mulig å holde dem oftere og på en smidigere måte. Alt i alt kan det å utføre utviklingssamtaler på nettet gi deg en flott mulighet til å videreutvikle din nåværende modell for utviklingssamtaler. Lykke til!