Ett system, ett Fortaco

Fortacos mål var å samle sammen alle HR-prosesser i ett sømløst HR-system som kunne gi deres ansatte en felles medarbeideropplevelse – “ett Fortaco”. Ettersom selskapet hadde mange forskjellige HR- og lønnssystemer spredt rundt om i Europa, var det litt av en utfordring.

Fortaco ønsket at det nye systemet skulle ha tre viktige elementer:

En felles database for å forenkle rapporteringen i hele organisasjonen
Felles prosesser for å spare tid for HR-avdelingen og lokale teamledere
Nok fleksibilitet til å kunne tilpasses alle de forskjellige brukergruppene

Å finne et nytt HR-system kan være en skikkelig utfordring, men for HR-teamet i Fortaco var det overraskende enkelt. “Vi skjønte fort at Sympa var den eneste leverandøren som tilbød alle språkene vi trengte, og som hadde et system som var fleksibelt nok til å kunne tilpasses alle behovene i selskapet,” sier Agnieszka Koziara, Senior Vice President for HR-avdelingen i Fortaco.

Å implementere et system i flere land var uten tvil et ambisiøst prosjekt som ville kreve mye av alle involverte. Prosjektet skulle imidlertid vise seg å bli en stor suksess, takket være Fortacos og Sympas felles ekspertteam og gode verktøy for jevnlige møter online.

“Vi implementerte fem databaser med forskjellige data samtidig,” ler Koziara. “Det ble ganske mye på en gang. Heldigvis fikk vi veldig god støtte fra Sympa. Det var lett å se at konsulentene hadde et oppriktig ønske om å hjelpe,” tilføyer hun.

Prosjektet krevde mye tid og oppmerksomhet. Tatt i betraktning at det nesten i sin helhet ble håndtert online, er det en unik suksesshistorie.

Fortaco

Vi skjønte fort at Sympa var den eneste leverandøren som tilbød alle språkene vi trengte, og som hadde et system som var fleksibelt nok til å kunne tilpasses alle behovene i selskapet.

På den ene siden har fysiske møter, som Koziara påpeker, sine fordeler. “Enkelte ting kunne ha gått fortere hvis vi hadde hatt fysiske møter oftere,” sier hun.

På den andre siden holdt begrensede fysiske møter kostnadene nede. Det var enklere å planlegge møter online ved behov, ekstra støtte var tilgjengelig og hele prosessen var mer fleksibel. “Det var mye enklere å planlegge møter online med folk fra fem forskjellige land når vi ikke behøvde å være på samme sted,” sier hun.

Fortacos administrerende direktør Lars Hellberg er en erfaren bedriftsleder og kjenner til hvor mange fallgruver det kan være i et så omfattende prosjekt. “Det vil ofte være en stor grad av kompleksitet og det kan være vanskelig å få tak i nødvendige data, noe som kan skape mye frustrasjon. Men det gikk veldig bra med tanke på hvor omfattende prosjektet var.”

Ifølge Sympas kundesuksessleder Marianne Lumme var Koziaras lederskap og brennende ønske om å lykkes med prosjektet avgjørende for sluttresultatet. “Det er utrolig flott å se et slikt engasjement, særlig i et online miljø,” sier hun.

Det vil ofte være en stor grad av kompleksitet og det kan være vanskelig å få tak i nødvendige data, noe som kan skape mye frustrasjon. Men det gikk veldig bra med tanke på hvor omfattende prosjektet var.

Fortaco sammen

Fortaco opplever allerede fordeler med det nye systemet. De har fått innfridd alle de tre ønskene sine, og de gir alle gode resultater.

For det første betyr én felles database at det bare er ett datasett som skal vedlikeholdes og overvåkes, noe som gjør det mye lettere å utarbeide rapporter som brukes ofte. “Jeg får enkelt tilgang til alle data i Fortaco,” sier Hellberg. “Noe så enkelt som å finne ut hvor mange ansatte vi hadde var ikke mulig før, men nå tar det bare noen få sekunder!”

For det andre er det betydelig mindre papirarbeid for både HR-avdelingen og lederne nå som Fortaco har ett felles HR-system. Koziara forklarer: “Virksomhet i så mange land betyr ikke bare ulike språk, men også ulike kulturer og regelverk. Sympa gjør det lett å implementere felles prosesser.”

Nå er det for eksempel enkelt å følge opp årlige gjennomganger – hvem som har utført dem, hvem som har hatt dem, og hvem som ikke har det – uten å måtte vente på at kollegaer skal gi tilbakemelding.

For det tredje er et papirløst system en stor fordel nå som folk har begynt å jobbe hjemmefra. “Nå kan vi håndtere alt på nett, og det er jo en stor fordel i disse tider. Før måtte de ansatte søke om ferie på et papirskjema, nå kan de gjøre det fra PC-en hjemme,” forklarer Koziara.

Med denne forenklingen av sentrale HR-prosesser får Fortacos HR-eksperter mer tid til å gjøre det de kan best, nemlig å utvikle selskapets ansatte og kompetanse. Sympa brukes allerede til vurderinger, medarbeiderundersøkelser vil bli gjennomført i slutten av september, og lønnsoppgjør og rekruttering vil bli håndtert via systemet i løpet av kort tid.

Administrerende direktør Lars Hellberg er strålende fornøyd. “Sympas portefølje er fantastisk – det er så mye å velge blant!”