Betydningen av et samarbeid mellom HR og IT

Før eller senere må alle organisasjoner begynne å vurdere hvordan de kan effektivisere HR-prosessene sine – og anskaffe et HR-system som kan endre rutinene til det bedre. Ved å slå sammen kompetansen til HR- og IT-avdelingen kan du stake ut riktig kurs fra første stund.

Det er ingen tvil om at IT-systemer både må være kostnadseffektive og tilføre virksomheten konkret verdi. HR-systemer må dessuten være brukervennlige – det forventes at de bidrar positivt til den totale ansattopplevelsen. Et tett samarbeid mellom HR- og IT-brukerne er derfor helt avgjørende for at HR-systemet skal støtte både virksomheten og de ansatte.

Bevege seg nærmere hverandre

Så sent som for ti år siden var det å anskaffe et HR-system i de fleste tilfeller ikke noe mer enn det – å kjøpe et HR-system. Fokuset var rettet mot å skaffe funksjonelle, men separate systemer. Integrasjoner ble kun foretatt ved behov – i beste fall. Ulike team var mest opptatt av å skaffe systemer som var tilpasset til deres konkrete behov, snarere enn å vurdere løsninger som kunne ivareta behovene til hele organisasjonen.

Tidene har heldigvis forandret seg. I dag prøver de fleste organisasjoner å finne puslespillbrikken som passer sømløst inn i deres IT-økosystem, og som enkelt kan integreres med eksisterende systemer slik at investeringen blir mest mulig lønnsom. En slik helhetlig tankegang gir bedre resultater, men krever at organisasjonen endrer tradisjonell praksis, justerer HR-prosessene og sørger for å gjennomføre integrasjoner effektivt (eller at organisasjonens samarbeidspartnere gjør det). Et tett samarbeid mellom HR og IT er ofte avgjørende for å oppnå dette.

I dag prøver de fleste organisasjoner å finne puslespillbrikken som passer sømløst inn i deres IT-økosystem.

Nye og uforutsette muligheter

I dag innser de fleste organisasjoner at det lønner seg å se på HR og IT som et felles anliggende, også på lang sikt. Når man kjøper et HR-system vil det lønne seg å planlegge og bygge en velsmurt maskin fra første stund. Det resulterer i en total forbedring av ansattopplevelsen, og det er alltid enklere å bygge selvbetjeningsfunksjoner på et solid fundament.

Det er faktisk slik at når HR og IT samarbeider og tar fatt på prosjektet i fellesskap, vil de ofte oppdage uforutsette dimensjoner og fordeler. Uventede fordeler kan dukke opp når HR-masterdata ligger i HR-systemet og ikke i lønnssystemet. I et HR-system kan for eksempel databehandling deles, rapporteringsfunksjoner utvides og brukeropplevelsen forbedres. Dessuten er integrasjonsmulighetene med annen programvare ofte bedre enn i et tradisjonelt lønnssystem.

Fra et IT-perspektiv kan integrasjon av følgende grensesnitt eller programvare med HR-systemet ditt gi mange nye muligheter:

Brukeradministrasjonssystemer (f.eks. Active Directory og Okta). Brukeren kan få tilgang til intranettet, utvalgte programmer osv. direkte fra et sted der HR-dataene alltid er oppdatert, nemlig HR-systemet.
Kundespesifikke masterdatalagre. HR-data kan rapporteres videre, og kan også suppleres med data fra andre kilder.
BI-verktøy (f.eks. PowerBI, Tableau og Qlikview). Informasjon kan innhentes fra ulike kilder og gjøres om til relevante, bedriftsvennlige rapporter.
For problemsituasjoner og bestilling av utstyr og lisenser til en ny ansatt, for eksempel. I forbindelse med slike operasjoner blir det flere fordeler jo flere ansatte det er.
SSO (single sign-on). Adgangskontroll som bygges med utgangspunkt i HR-masterdata blir usynlig for sluttbrukeren, siden det ikke er behov for flere passord eller separat pålogging for ulike systemer.

Åpne opp for diskusjon

Det største hinderet for å få fullt utbytte av et samarbeid mellom IT og HR er kanskje manglende evne til å se alle mulighetene. Å finne (og utnytte!) potensialet krever at det åpnes opp for diskusjon mellom HR og IT, og at den nødvendige arkitekturen planlegges sammen.

HR + IT utgjør virkelig mer enn summen av enkeltdelene.

Det er viktig å kommunisere disse fordelene i organisasjonen og vise de faktiske besparelsene som en nøye planlagt arkitektur kan gi. Du kommer langt med en solid prosjektbegrunnelse for å anskaffe et nytt HR-system. Å samle argumenter som viser verdien for alle parter – HR, IT og sluttbrukeren – er til god hjelp når du skal legge frem saken for ledelsen eller andre interessenter som vokter budsjettet.

HR + IT utgjør virkelig mer enn summen av enkeltdelene. Mitt råd er derfor å ha en åpen dialog for å se hvilke fordeler organisasjonen din kan ha av et samarbeid mellom HR og IT – enten du skal anskaffe et HR-system eller om du ønsker å vite hvordan IT-økosystemet ditt kan bli mer lønnsomt.